每天都有忙不完的事如何把一天过成小时
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我的机构不大，却每天忙到天昏地暗，疲于应对；他的公司很牛，运转却能井井有条，快乐逍遥；
……
同一个地球，同样的时间，为什么场景却有天壤之别？难道只是源于事情太多太杂吗？其实，此问的答案很简单，＂时间管理＂很关键。
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请思考三个问题
你的时间够用吗？
你想有更多的时间吗？
怎么样才能拥有更多的时间？
一直以来，＂想干的事情干不完，想学知识却没时间＂是很多校长的痛。有些校长，一直在想方设法让自己可以兼顾一切，而有些校长，对此早已麻木、习以为常。
那么，问题来了。
事情真的像表面看起来那样，多到让你每天超负荷都完不成吗？会不会有这样一种可能：其实是你自己没有合理管理时间，没有梳理事情优先级，才导致了上述情形。
历史上的名人、成功人士不胜枚举，他们的成功纵然离不开自身努力，但更重要的是良好的时间管理习惯。
本杰明·富兰克林10岁离开学校之后，除了热爱读书，并没有显露出什么特别天赋。可是后来他不仅成为了美国最受尊敬的政治家和最著名的发明家，而且还是一位多产的作家以及成功的企业家。这个巨大反差背后的原因是什么？也许可以从他的作息表中寻找答案……
富兰克林生前作息表
在这张作息表中，我们可以感受到他对时间的良好把控和管理。显然，时间可以被管理，只要掌握到科学方法。
也许你距离成功只有一张时间表的距离。
往深里说，时间管理到底是什么呢？有些校长可能还不太明白。
所谓时间管理，就是有效地运用和安排时间，降低变动性。
通常，我们会凭经验、靠直觉对正在做的或者将要做的事情进行安排。这也就难免会导致工作效率不高、找不到头绪。
时间管理问题可以说是个社会问题，前人也摸索出很多行之有效的方法。David Allen的畅销书之一《Getting Things Done》中就为我们讲述了一个好方法---GTD。所谓GTD，是Getting Things Done的缩写，意为＂完成事情＂。
这个方式的基本操作方法包括：收集、排程、执行和回顾。
01:
收集
我们的大脑很容易被过去的事情、未来的事情，以及未完成的事情所干扰，所以在安排时间之前一定要先把能够想到的未尽事宜记录下来，清空大脑。
这些事情既要包括工作中的，也要包含生活上的。大到拯救地球，小到打酱油；远到环球旅行、养老问题，近到今晚要吃什么；有别人拜托你做的事情，也有你委托给别人、在等待回复的事情……只要是你想做的事、你可能做的事，事无巨细，把它们全部都记下来。
我认识的一位校长每天工作、生活事务繁杂，很多时候都因为事情太多忙不过来导致顾此失彼。我告诉了他这个方法后，他就把自己一天中的事情进行了收集汇总：接待家长、学习在线课程、处理校区事务、朋友生日聚餐、给父母打电话。
把待处理的事情进行梳理之后，他反映说马上感觉大脑清晰有条理了，而且对要做的事情一目了然。但我告诉他这只是第一步，知道了要做什么，还要清楚怎么做。
02:
排程
我说的怎么做就是指排程，简单来说就是对所列事件进行分类并安排。分出轻重缓急，按优先级去逐个完成。
1.＂四象限＂法则
事件分类最常见的方法是，史蒂芬·柯维的＂四象限＂法则。
一个人在同一时间处理两个以上的任务极为困难，保持高效则难上加难，因此应把时间花在第二象限，即重要但不紧急的事情上。
上图的时间管理坐标体系。可以大致把事件分为四个类别：重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急。
2.＂四象限＂法则的使用
通常情况，我们会进入这样的误区：先做紧急的事情，例如，重要且紧急的事务或者紧急不重要的事务。这样一来，整个工作就处于一种＂紧急＂状态，这种情况需要极力避免。否则，我们就无暇去顾那些＂重要不紧急＂的事情了，而这些事情往往有着更深远的影响。
将大部分时间花在＂重要而不紧急＂的事情上，可以有效避免掉进＂嗜急成瘾＂的陷阱中，更可以避免进入让事情变得紧急后才疲于应付的怪圈。
校长们在日常工作中，也是同样的道理，你要养成提前做好事件规划的习惯，学会优先关注＂第二象限＂的事情---重要但不紧急。只有提前做好准备，才能够真正按照事件重要程度去工作，而非紧急性。
根据这个法则，校长就把自己要做的事进行了合理的区分。
首先，第一象限，重要且紧急的事：接待家长来访。这件事的重要紧急程度不必我多言吧，直接关系到校区业绩啊。
其次，我们说的第二象限，重要不紧急的事情：在线课程学习。
由于这位校长的在线课程有直播和录播两种形式，但是区别是直播可以在线参加答疑，录播只能听回放，所以学习在线课程这件事情很重要，但是却并不像家长来访这么紧急。故，学习在线课程就划为第二象限。
然后，第三象限，紧急不重要的事情：朋友生日聚餐这件事情很紧急，但是跟家长直接上门来访相比，好像又没有那么重要。所以，属于第三象限。
最后，第四象限，指不重要不紧急的事情：日常的给家中父母打电话，相比较其他三种，就可以归结为第四象限事例。
清晰的象限划分，想必先做什么再做什么已经了然于胸，接下来就是最重要的执行步骤了。
03:
执行
讲真，执行不是一件容易的事。但聪明的人类创立了＂4D＂原则，可以帮你清晰目标。
第一个＂D＂是Do（做）
第二个＂D＂是defer（推迟）
第三个＂D＂是Delegate（委托）
第四个＂D＂是Delay（删除）
眼下对你来说，相对比较重要的你就要去执行；相对不重要不紧急的可以推迟；重要性不够的事情，就去委托；确实不重要的，那就删除。
事件执行方面，更加重要的是每件事情都要专注去做，用心去做。只有专注才能把事情做好，只有用心才能把事情做到位。
1.取舍
我们还是以那位校长的例子来分析一下他该如何执行这个＂4D＂原则。
我们先说第一象限的接待家长，大家想一下该如何取舍？有人认为既然是紧急且重要的事情，那肯定要第一时间＂做＂啊。其实不然，作为校长应该掌管全局，不必事事亲力亲为，所以可以交代或者委托给课程顾问去处理。
那第二象限的在线课程学习是他提升自己的机会，不然就会成为校区发展的天花板，所以，优先选择学习在线课程才是他要做的。
接下来的第三、第四象限中的朋友生日聚餐和给家中父母打电话，通常可以选择推后或舍弃。给父母打电话，可以推后，而生日聚餐这件事情，如果无法推后的话可以舍弃。
2.专注
执行过程中除了需要知道如何取舍外，还需要学会专注。比尔·盖茨和巴菲特在被问到：＂成功的关键是什么？＂时，他们俩没有直接回答，而是在纸上写下：＂F、O、C、U、S......focus（专注）。＂
专注一件事情，是关乎事情能否高效完成的关键因素。
如果你没有把握能够专注一件事情，你可以学习一下＂番茄工作法＂。名字虽然奇怪，但是方法确实实用。
＂番茄工作法＂来源于厨房的＂倒计时＂钟。比如，妈妈煲个汤要30分钟，她就可以把这个钟拧到30分钟倒计时。此法的发明者，最开始就是用这个钟来测试自己能坚持多长时间专注地做一件事情。
我们在处理校区事情上，同样可以借鉴这种方法。我们可以使用25分钟工作+5分钟休息的模式，这样一个动静有序的平衡规律能提高效率。
一次只做一件事，只有用好专注、用心、极致的理念，你才能把事情做好。
04:
回顾
做好了收集、排程和执行外，只剩最后一步回顾了。回顾是GTD中的一个重要步骤，一般每周都要进行一次回顾，检查你的行程表是否在进度上。同时，制定下一个计划。
在富兰克林的作息表上，你可以发现在＂18：00—21：00＂这个时段，他用来整理物品、消遣和总结一天的工作。可见，这一环节的重要和必要。
回顾一天或者一周的工作执行情况，可以帮你掌握自己的办事节奏和偏好，也可以了解不足和计划执行过程中的不足。在制定下一周的行程表时，也就更加有依据，时间的安排和利用也更加合理。
这位校长说与其把它当成回顾不如认为是对自己时间管理的反思，虽然由于一些校区突发事情导致某些事情没有完全按照时间线走，但他表示会持续采用这种管理方式上，不断反思进步，争取让自己时间管理更有效。
时间管理，距离你并不遥远，只要有心，认真规划。那么，你就是所有事情的掌控者，就能摆脱被繁杂事情所累的痛苦。
首先，你必须是一个细心的事件搜集者，然后，你要懂得区分优先级，任务分工合理化，按照事情重要程度而非紧急性去执行，其次，你要在做每件事情的时候，都要能够专注认真，最后要善于回顾总结，找到问题，并解决问题。
你，同样可以成为一个优秀的时间管理者。不信？那就试试……
作者：Ruby
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