浅谈医院档案信息化管理

　　季昱 陈雅
　　摘要：随着我院各方面业务的拓展和配合JCI评审的要求，医院信息化建设已经取得了长足的发展，建立JCI档案管理系统可以极大地提高人事服务的效率。本文通过分析我院JCI档案实现信息化管理的过程，分析JCI档案建设和管理工作中遇到的现实问题，有针对性的提出对策建议，提升我院JCI档案管理的品质。
　　关键词：医院 JCI档案 信息化
　　一、医院开展JCI档案信息化管理的意义
　　1.顺应时代和社会的发展潮流。医院JCI档案信息化建设是指档案管理员将纸质材料运用现代化手段后可以通过计算机的处理转化为电子材料加以永久保存，从而可以通过计算机网络随时随地、快捷准确的存取档案信息。因此，实现JCI档案信息化是当今我院JCI档案管理的必经之路。
　　2.提升医院JCI档案管理的效率。信息化档案系统的建设正逐步成为医院JCI档案管理的一项基础性工作。随着我院的不断发展，医疗业务量的扩大，医院各项人事管理产生的文件日益增多，传统档案管理手段不能充分有效的利用JCI档案的价值。通过现代化网络通讯技术，可以提高JCI档案的管理水平和利用效率，形成具有实际意义的网络档案馆。
　　二、医院JCI档案实现信息化管理的过程
　　1.运用现代化管理理念。通过JCI评审的一些医院，已经率先意识到信息系统在管理决策中的应用，开始关注并设计相关软件来满足管理上的各种需求。在计算机飞速发展的今天，传统手动管理大量JCI档案的模式所显现的缺陷越发明显，JCI档案管理要从传统管理模式中解放出来，完成向现代化管理模式的转变，从而为医院良性发展提供更优质的服务和管理方式。
　　2.实现JCI档案管理的计算机化。根据我院实际情况，以JCI纸质员工个人资料档案为基础，建立了相应的JCI档案管理系统，包括档案首页、资格准入、岗位职责、医疗权限、考核评价、教育培训等模块。同时，JCI档案信息的采集与报送工作制度化和规范化也极为重要，我院通过扫描等手段将原有纸质文件电子化，通过开发年度考核系统等手段将现有材料直接电子化，准确、完整、规范的管理了我院JCI档案。档案管理员还定期对JCI档案进行及时的更新及检查，加强了档案的可靠性和完整性。我院还要进一步加大投入，不断改善、改进和提高整个JCI档案系统的功能，使整个系统日益完善。
　　3.维护JCI档案数据安全。随着JCI档案资源的数字化、网络化，数据信息长期保存，防止JCI档案信息被非法变更或破坏成了JCI档案管理的重要课题。我院主要通过以下手段加强JCI档案信息安全建设：一是对长期保存的电子文件要定期进行备份，以防信息丢失。二是对长期保存不需要修改的文件刻录在只读光盘上以保证其不被修改。三是对价值大、保密性强、容易遭到＂电脑黑客＂攻击的文件，应通过加密数据、限制管理权限、设置系统恢复功能等方式进行管控。
　　三、医院JCI档案信息化建设过程中的困境
　　1.档案信息的准确性问题。JCI档案管理信息化需要将材料重新整理、编码、扫描并录入计算机系统，档案管理员自身的工作态度、计算机操作水平容易影响材料在电子化的过程中的准确性，如编码输入出错，将直接导致无法准确查阅职工相关的JCI信息。
　　2.档案信息的安全性问题。JCI档案涉及机密的职工资料，因此，必须对查阅的权限进行把控。目前我院JCI档案管理系统只对人力资源部的职员开放查阅和更改权限。为确保档案材料不被轻易盗取查阅和更改，应树立并不断强化档案安全管理理念。
　　四、建立与完善JCI档案信息化的管理对策
　　1.提高档案管理人员的业务水平和工作责任心。JCI档案涉及院内内部重要材料，其管理和维护工作是一项严肃艰巨的任务，JCI档案管理人员的业务水平甚至政治素养都与档案的保密工作直接相关。因此，对JCI档案管理人员的培训和管理应不断加强。
　　2.多项质控确保信息准确常新。医院JCI档案信息化数据管理持续时间长，工作任务重，对材料的准确性和及时性等都有较高要求，我院主要通过以下两种方法确保材料准确常新：一是纸质文件电子化过程中的质量控制。采用分类专人录入并二次审核减少电子化中的错误。二是JCI档案材料日常维护更新的质量控制。在将原始材料电子化的过程中同时保留原始纸质文件以备查。
　　综上所述，医院JCI档案系统的建设和管理已经成为医院JCI标准建设和发展的一项重要内容，JCI档案管理系统可以更为高效的进行人事信息管理和网络化共享。但在推进JCI档案管理工作的过程中也会存在诸多问题，我院通过强化JCI档案管理意识、提高从业人员业务水平、管控档案信息准确常新等方式将JCI档案进行了有效的信息化管理，从而为医院JCI发展铺平了道路，提供了坚实后盾。
　　参考文献
　　[1]刘承志，朱洁，吴蔚.医院档案信息化建设探讨[J].中国病案， 2010（11）：53-55
　　[2]刘立君.浅析医院人事档案管理的信息化建设问题[J].中国科技信息，2010（12）：191
　　[3]关力.医院人事档案信息化管理的思路[J].中国病案，2013（14）： 37-39
　　[4]林桦.以JCI标准为导向加强医院档案管理[J].医学信息，2013，26（12）
　　[5]黄婷婷.基于JCl评审指标的员工电子档案管理[J].现代医院，2014，14（5）：139-143
　　[6]栗敬东.关于医院人事档案管理信息化建设的问题探讨[J].财经界（学术版），2014：285
　　[7]梅海燕.医院人事档案管理的数字化实现过程[J].中国卫生标准管理，2015（6）：2-4