信息技术应用环境下园区公务车辆安全管理与运行成本
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随着社会经济的高速发展，车辆的人均拥有率不断攀升，人们消费水平和消费结构的变革，逐渐让车辆由＂奢侈品＂转变为出行的＂必须品＂。而与此相呼应则是日益庞大的车辆数目，日渐拥堵的道路环境、交通事故的高发、不断紧张的车位和人们浇不息的购车热情。这些伴随着车辆增加而来的各类问题，不仅让道路交通管理部门头疼不已，也让城市建设部门不断增建的高架桥望尘莫及。如单位车辆所在的公司企业或是私家车主所居住的住宅区，即车辆的最终停靠位置或较为稳定的停靠地点，也更容易利用现代化的信息技术手段将车辆的管理归口缩小到不同的园区，从而将管理任务有效分解，提高对人员、车辆的有效监督与管理，降低车辆运行成本提高和园区车辆停靠安全等问题。
一、园区车辆安全管理的构成要素分析
1、车辆信息管理系统的应用。时代的进步使系统化车辆管理软件逐步得到推广，更多的管理辅助性技术手段在车辆管理过程中得到应用，降低了人为干预的可能性，安全性明显提高，车辆管理变得更为高效便捷。区别于传统车辆管理方式，现在信息技术的应用，正逐步替代传统粗放型的管理模式，改变着人们的观念，单纯依靠人工手动操作、统计、计费的传统车辆管理方式正悄然发生变化，车辆管理过程中由于粗放式管理方式所带来的效率低、安全隐患多等弊端逐渐显现，高效的系统管理手段正被越来越多的认同和使用。在海南112个2008年后建设的各类园区的调查统计中，有接近5成的园区已经应用车辆管理软件对所辖园区车辆进行管理，可见以计算机和网络为基础的车辆管理方式正逐渐被各园区车辆管理者所重视。信息技术所带来的的车辆管理系统强大信息承载和信息检索功能，极大地降低了人员投入成本和工作人员的工作强度，有效地提高了工作效率降低了因人为手动操作所带来的耗时、拥堵等待等问题，通过信息管理和监控手段，还可以有效的将各类园区内的车辆的属性和特征进行录入、实时监控，实现对车辆从入园到出园的全方位管理。尤其对于单位公务车辆来说，应用更为便捷高效。如，车辆基础信息的录入、车辆使用情况、保养维修情况的登记、各阶段数据报表的生成、车辆保险记录、信息提示、车辆跟踪等。此外，信息系统的应用、网络即时互通性和以工号或实名登录系统的操作模式和权限修改限制大大降低了人为作弊的可能性，为园区车辆的管理的有序安全提供了技术支持。
2、车辆档案的建立是园区车辆管理的基础构成要件。把控好车辆档案信息的真实性、准确性、完整性、有效性是保障园区车辆安全的重要环节。数据的录入是信息技术得以运用的基础，是车辆管理运行的工作前提，包括驾驶员资格审查和信息的录入，如姓名、性别、出生年月日、民族、籍贯、学历、身份证号码、家庭住址、驾照证件号码、驾照发放时间、驾照有效期限等；车辆信息的录入，如车辆的品牌、车辆型号、车体颜色、车架号码、发动机编号、保养周期、年检记录、维修记录、车辆油耗、车辆的出场日期、车辆行驶的公里数等；车辆运行成本的录入，如车辆保险支出、车辆的维修费用支出、车辆的保养费用支出、车辆的油耗支出、车辆的年检费用支出、车辆的违章罚款、车辆的停车费用支出等等；车辆保养记录，如车辆是否定期保养、保养项目登记、保养日期、保养维护人姓名、保养时段的车辆行驶公里数等。
通常车辆信息的收集、整理、录入、分类与管理都是通过园区车辆管理的固定部门或管理机构来完成的，如企事业单位的保卫处、商业住宅区的物业等等。为方便车辆信息的采集和车辆档案建立后的使用，可以将其分为园区内部车辆管理和园区车辆出入管理两部分，这就意味着要对出入园区的车辆根据具体情况划分类别。诸如，园区内的固定用户车辆，这类车辆的持有人多数为单位或园区内的固定住户；园区内的短期住户，这类车辆表现为短时期内的固定停靠与出入，但一段时期内具有停靠的相对稳定性；园区内的临时车辆出入，这类车辆表现为临时性停靠特征，一般不会超过12小时。当然，这仅仅以车辆在园区内的停靠时间来做分类依据的，就园区车辆的管理部门来说，可能还会关注车辆和驾驶员的更多信息，如车型大小、车辆品牌、车辆颜色、车辆持有人、车辆是否为本地车辆等等信息，这就需要车辆管理部门在进行及时有效的车辆信息采集和分类整理工作的同时也要及时更新车辆及人员的最新数据，建立起完整的园区内出入车辆的信息库，为车辆管理系统系统分析和车辆出入安全提供准确的信息依据。
3、严谨规范的车辆管理制度是车辆安全管理的保障。为尽量规避人为因素导致的各类失误或漏洞，提高服务水平和管理质量，园区车辆管理部门会建立较为完整的车辆使用规范及管理制度，有些企事业单位则通过更为精细的规范来对车辆进行管控，如车辆进出通行证的审批、车辆违章及事故责任驾驶员追查制度，车辆使用及驾驶员操作手册等，对车辆和人员的操作与管理量化到细节，尽量降低人为的影响因素。一般来说，园区车辆的管理应分为＂私车＂与＂公车＂两类，前者为个人持有者，除车进出管理和费用交纳外，这类车辆的维修、保养等均不涉及园区所辖单位内的车辆管理部门的管理范畴。后者因属园区所辖的企事业单位所有，驾驶员也属被雇佣者，往往是具有一定规模或数量的，要保障这些人员和车辆在运行过程中的安全有序，园区车辆管理部门这类车辆的管理相对于私人所有的私家车辆的管理则更为具体和精细。因此，规范严谨的车辆管理制度是重要的约束手段。
二、园区车辆成本控制的构成要素分析
1、引入现代信息技术对园区车辆运行进行成本管控
电子计算机、通讯技术、数据信息处理技术的发展，使车辆管理系统在各类园区逐步得到推广，成为了园区车辆管理过程中重要的成本控制工具。与此同时，车辆管理的精细化需要对与车辆相关的各类信息的处理量逐渐增多，对信息的处理手段、效率和要求也越来越高，及时有效地将各类信息进行汇总、分析已经逐渐演化为车辆管理过程中的重要信息决策和管理政策落实的依据，信息技术在车辆管理运行中的优势逐渐显现。
这些优势可以通过对传统车辆管理方式和基于信息技术建立起来的车辆管理系统进行简单的对比来说明这个问题。通常情况下，车辆所停靠的园区多为露天的封闭或半封闭场地，出入口较为固定，一般均有保卫人员进行进出登记与管理。以车辆出入园区的传统管理方式来说，车辆从入园到出园多数要经历领取凭证、入园停靠、交回凭证、出园计费或直接出园等基础步骤，这些操作步骤多数以人为方式进行操作，技术含量低、人员数量多、手动操作效率低、查询修改不便、出错概率高、监督性弱、车辆管理人员工作强度大、亦作弊、难以对出入车辆数目进行统计和跟踪等诸多弊端和安全隐患，更重要的是无法保证人为操作所导致的成本提高、利润流失、资产损耗等问题。相对于传统车辆管理方式来说，车辆管理系统的应用则优势明显，它为管理部门和车主提供了高效查询的车辆出入信息保障服务，提升了车辆运行和安全管理水平，实现了对车辆行车的动态和静态管理，以及车辆事故追查等技术保障。其系统报表自动生成功能和检索归类汇总功能则大大降低了人员投入成本、提升了对车辆不同时间段和运行周期内各类成本的核算，如车辆违章情况、油耗支出、过路过桥费用支出、车辆保险支出、车辆耗损计算等等数据的分析与整理，为降低成本提供了可靠的数据支持。
2、提高管理者技能和水平是成本控制的有效途径
市场经济和全球一体化的经济环境，使得各领域的竞争不断加剧，企业对于依靠高效的管理方式、精细化的管理手段来实现提高效率和成本控制的需求不断提升。就公务车辆自身的特点而言，其不同于私家车辆，公务车所辖的单位往往拥有多种车型和一定数目的车辆及相应数量的驾驶人员构成的管理组织。随着企业规模的扩大，公务车辆需求不断增加，其所辖园区公务车辆的运行成本也逐渐为园区的企业所重视，园区车辆管理作为其提高效率、控制成本的重要内容正面临着各种尝试。目前，大多数单位所辖园区的车辆使用还停留在粗放型的人工管理阶段，对人力、物力、财力浪费严重，管理效率较低，存着较多安全隐患。尤其在车辆调度和管控上较为松散，无法实现车辆使用的最大化效益，驾驶员积极性和工作状态不佳现象普遍存着。因此，具有敏锐判断能力、高效组织协调能力、卓越管理才能的管理者或管理团队得到各方的重视。
在车辆运行成本控制方面，一个具备基本车辆管理技能和成熟高效的管理者或管理团队至关重要，这点主要体现在两方面。首先，表现在管理技能方面。一个高效的管理者或管理团队能够在思想方式、工作效率、工作方法、协调处理等方面潜移默化地发挥管理成本控制的作用，能够通过合理的管理手段降低因车辆闲置或维修不及时导致的资源浪费，减少因车辆运行和调配不畅导致的工作延误和投诉增加以及服务水平不高、服务态度不佳带来的各类问题，有利于单位业务运行的畅通、组织内部人员环境的和谐，从而成为车辆管理系统运行外的重要补充。其次，通常故障发生后送修前，车辆管理者或团队内富有经验的工作人员，多会通过经验校验来对车辆故障的大致位置和严重性作出预判，以确保车辆在送修过程中不至于因路程过长或操作不当加重车辆损坏程度，这就需要管理者自身具备一定水平的车辆维修的基本常识和车辆故障判断技能，并通过这些经验性的常识和个人能力对管理制度的制定和车辆行驶状况、车辆故障等做到心中有数，从而降低因库存不足或配件迟滞所带来的车辆运行管理上的资源浪费，缩短维修维护周期，降低车辆管理和维修成本，提高管理效益和车辆运行效益，在安全行驶范畴内最大限度延长车辆使用寿命，保障车辆的运行成本和使用安全，提高车辆使用的效益。
由于公务车辆的管理涉及车辆使用管理、车辆调度管理、车辆档案管理、车辆保养维修管理、驾驶员管理等方面，任何一个环节的都是提高效率和提升服务质量的重要组成部分。就技术手段来说，现代化的车辆管理软件是重要的技术保障，可以实现将与车辆管理相关的大量数据的录入、分析，GPS行车定位系统的应用也使得车辆系统管理人员对于管理车辆的运行状态、运行轨迹了如指掌，大大降低因人为因素所致的车辆及人员资源的损耗和浪费。相对于管理人员来说，则要不断提高个人管理水平和综合素养，掌握和学习不同环境和管理状态下的车辆管理技能。就制度层面来看，规范性的制度和可操作性强的行车指导手册是提高行车管理效率，强化人员和车辆管理的重要保障。由此可见，信息技术在车辆管理中的应用是降低车辆运行成本、确保车辆运行安全的重要手段，是与多种要素紧密相关的，要实现车辆管理的有效运行就需要有严谨优化的工作流程、有序的车辆调度、高效的服务水平和服务质量是提升车辆管理水平和效率的有序途径。
参考文献：
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