职场邮件礼仪

　　在商务往来中，使用电子邮件进行联络时，应当遵守一定的礼仪规范，尤其在大多数这些邮件是发给您的顶头上司的情况下，更应该注意，以下是美文阅读网为您搜集整理的职场邮件礼仪，欢迎阅读!
　　邮件主要功能
　　1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。
　　2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功。
　　3、充当意见不和、起争端时的证明。email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。
　　〖关于邮件拟订、发送原则〗
　　——原则：尊重他人时间。
　　——在职场交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。表现在电子邮件方面就是：只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。
　　〖关于邮箱名字〗
　　——如果你不用于职场，不用于商务信函，你的邮箱名字叫阿猫、阿狗、土肥圆、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之类的……随你叫什么都可以!但是用于正式商务交流，就不行。如果没有公司统一的邮箱，自己的QQ、163等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历，我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。因为发送正式商务文件，一定不要让收件人猜猜你是谁。
　　〖关于主题〗
　　——发送邮件要拟订一个主题，让收件人看标题就明白你要将说什么内容。当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。主题如此重要，建议：
　　——1、不要空，也不要空洞。比如，有人投简历时要么空起，要么＂简历＂二字，这对收件人来讲起不到任何提醒作用;
　　——2、要简洁，不要很长一段话才能表示 ，更不要直接把正文写在主题栏里;
　　——3、要真实反应邮件主题的重要性，不要随便使用紧急标识;
　　——4、一封邮件一个主题，不要大杂烩;
　　——5、千万不要出现错别字;
　　——6、回复邮件太多次时最好修改主题，防止＂Re：Re：Re：＂这样叠加盖楼。
　　〖关于称呼和问候〗
　　——邮件的开头应当称呼和问候收件人，第一是提醒本邮件是面向他/他们的;第二称呼和问候能够体现一个人的修养和职业素养。建议：
　　——1、恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来邮件，有职务一般按职务尊称，如李总、刘经理、王工之类的;如果没有或不知道的，可以称呼先生/女士，搞不清楚性别可以称呼××老师;如果面向多人发邮件，可以称呼各位同事、各位领导。如果是西方邮件，按西方商务函电规矩进行。
　　——2、邮件的开始结尾一般都有问候，简单来说＂你好!＂、＂您好!＂＂大家好!＂就可以了。美文阅读网提醒您，结尾一般简单来说用＂祝顺利、平安、安好，颂 商祺之类的就可以。
　　〖关于正文〗
　　——正文很关键，基本要求是简明扼要、行文通顺。
　　——1、根据自己与收件人的熟络程度、等级关系，邮件对内还是对外，选择恰当的语气和语言，防止造成误解;
　　——2、用简单词汇和句子把要描述的内容叙述清楚、表达清晰，最好不要出现晦涩难懂的语句。
　　——3、如果具体内容确实很多，正文最好只做摘要介绍，单独写文件作为附件进行详细描述。
　　——4、如果必要，正文用序号列表，以示清晰明确;合理利用表格、图片辅助阐述更加直观。
　　——5、一封邮件交待完整信息，不要在发出邮件后又想起事情没交待完再发邮件补充，标以更正、补充，容易引人反感。
　　——6、尽量避免错别字或拼写错误。
　　——7、合理提示重要信息。重要信息要特别提示，但提示切忌没有重点，更不要满篇都是红色、加粗、斜体的提示，恐影响收件人阅读邮件。
　　——8、选择合适的字体，不要太大，也不要太小。同时邮件中一般不要使用：)之类的笑脸字符。因为在商务邮件特别是对外邮件中，这样的字符显得有些轻佻。
　　〖关于附件〗
　　1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
　　2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理
　　3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
　　4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
　　5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
　　6.如果附件过大(不宜超过2mB)，应分割成几个小文件分别发送。
　　〖关于个性签名〗
　　每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
　　1.签名信息不宜过多
　　电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。
　　2.不要只用一个签名档
　　对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。
　　3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
　　〖回复邮件的技巧〗
　　——1、如果公司里邮件交往是一种常用方式，建议每天查看邮箱并养成习惯，不要错漏紧急或重要信息。也不要等大家发了邮件后，反复电话、短信提醒你收邮件啊收邮件。
　　——2、及时回复。
　　——收到他人重要邮件之后，要及时回复以示尊重。理想的回复邮件时间是2小时，特别是对于一些紧急、重要的邮件。
　　——如果事情复杂，无法及时确切回复，可以及时回复说＂收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复＂等等。
　　——总之及时回应，哪怕只是确认一下收到。
　　——3、现在邮件一般都有收件回执功能。如果你在休假，可以设置自动回复功能。但如果没有休假，最好不要设置，否则别人不知道你到底有没有收到邮件。
　　——4、有针对性的回复。
　　——5、回复邮件，字不要太少，一般不少于10个字，如＂嗯＂一个字之类的就不要来了。
　　——6、如果同一问题反复邮件往来说不清楚，建议电话沟通或面谈。
　　——7、要注意回复和回复全部。邮件里回复功能是指回复本人，若点回复全部就是回复所有的人。
　　——8、懂得区分收件人、抄送人和密送人。
　　——收件人就是To为邮件主送人，主要由本人进行处理;抄送人cc一般指需要知道这回事的人，一般无回复处理的义务，(Meiwen.com.cn)但若cc的人有建议可以回复;密送人Bcc，收信人不知道你Bcc了谁，可能用于非正式场合，职场中一般不用Bcc。
　　发送邮件时要注意的礼仪
　　1、及时回复email。
　　收到他人重要邮件后，即可回复;理想回复2小时内(紧急重要邮件)。不是每封邮件都立即处理，占用时间太多，对于一些优先级低的邮件可集。
　　复杂邮件不能及时确切回复时，不要让对方苦苦等待，及时做出相应，哪怕只是确认一下收到了并正在处理等。
　　2、针对性回复。
　　当回复问题列表邮件时，应把问题单抄上，并逐一附上答案。进行必要阐述，让对方一次理解;避免反复交流，浪费资源。
　　3、回复认真对待
　　对方发来一大段邮件时，回复字数不能过少，＂是的＂、＂对的＂、＂好的＂、＂收到＂、＂谢谢＂等字眼，非常不礼貌。
　　4、不要同一问题盖高楼。
　　如果Re太多，说明交流不畅，没说清楚。此时应电话沟通后在做判断。
　　5、较复杂问题，多个收件人频繁回复发表看法后，应立即对讨论结果小结，删减瘦身，突出有用信息。
　　6、区分Reply和Reply All。
　　如果只需一人知道，Reply;如果发信人提出的要求需要有结论，Reply All。
　　如果你对发件人提出的问题不清楚或有不同意见，不要当着所有人的面不停的Re，应于发件人单独沟通，有结果后再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
　　7、主动控制邮件往来。
　　8、避免将细节性讨论意见发给top manager，特别是可以预见的top manager不能深入了解的业务细节。