提升企业档案数字化信息管理效能的几点思考

　　摘 要：企业档案是指企业在生产、经营、管理等各项活动中直接形成的具有参考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。随着科学技术和网络平台的不断发展进步，以网络为平台，以数字化为支撑，如何加强企业档案数字化建设管理的进度，不断完善档案管理质量，更好地发挥数字化档案信息的参谋作用，不断提升数字化档案管理、使用、服务的职能，为企业领导正确决策提供有力保障。
　　关健词：档案管理;数字化信息;决策
　　企业档案信息化建设的管理和运用，主要是以企业档案数字化形成，为日后的项目提供服务和支持的一种转变。伴随着企业中的计算机普及和办公软件的运用，许多电子文件的出现，提升了企业档案信息管理与现代企业信息的管理步伐，使企业的信息数字化成为不可分割的一部分，也是衡量企业发展的重要指标。
　　一、当前企业数字化信息档案建设使用管理的现状
　　当前企业档案管理工作，大多数存在起步较晚，档案管理意识不够，员工对档案的管理与作用认识不清。甚至前些年连领导对档案的重视都不够，没有实行档案专人专管，几乎处于无管理状态，随着现代网络与数字化平台的出现，档案信息资料收集不全，资料更新不及时，大多存在档案资料存储断层的现象，档案信息数字化建设步伐跟进不快。企业员工使用档案信息意识不强，查阅档案频率不高等。
　　二、当前企业数字化信息档案管理与使用存在的问题及原因分析
　　一是档案管理意识不强。由于长期企业存在档案管理缺陷，使用档案不多，制度建立不全，一段时间还统一存放政府档案馆保管，是员工对档案的管理与使用意识不强的主要原因。二是档案软硬件建设投入不够。由于档案管理的意识不强，档案使用服务效能在企业发挥作用不是十分明显，形成一种管理层的思想上错觉，造成档案的软硬件建设投入不够。三是员工使用档案意识不够。在企业的平时管理当中，由于工作性质原因，牵涉到档案使用的频率不高，久而久之，造成员工对档案管理的意识淡泊。四是档案信息资料收集不全、不及时。近几年，随着政府部门和企业对档案管理使用的认识提高，加大了信息数字化平台的跟进，档案信息数字化管理的功能开始凸显，档案管理制度开始逐步完善，但企业员工对档案信息资料的收集存在积极性不高，平时自觉收集信息与图像的意识还是不够强。
　　三、提升企业数字化信息档案管理使用效能的思考
　　随着现代网络科技不断发展，管理信息数字化得到不断完善，管理质量得到不断提升，企业数字化信息档案的管理、使用、服务如何配套，效能如何才能更加提升。
　　（一）加强领导，明晰职责，强化数字化信息档案管理工作责任意识
　　搞好档案管理工作，首先领导重视是关键，这在很大程度上决定着档案管理工作的好与坏，优与劣，因此，提高档案管理工作还应从各级领导重视程度入手，把档案管理工作切实提到企业管理议事日程，不断强化档案管理工作责任意识。一是充实机构，落实责任。明确管理档案工作，指定专人负责全部档案日常工作及年度目标考核，研究解决档案信息数字化更新，以及管理工作中存在的问题。二是配齐配强档案管理队伍。通过公开竞聘形式，从文化程度、思想素质、文字书写、电脑操作、数字化信息更新等方面综合考虑，选拔人员充实档案管理队伍，确保档案管理工作的常态化，做到持续发展。各级应指定人员小范围兼职档案管理工作，不得随意更换人员，以保持档案工作的连续性与稳定性。三是加强档案管理宣传工作。通过组织员工了解和学习，熟悉档案管理的相关规定，提高员工使用档案的法制意识，在单位上下形成良好的档案管理工作环境。四是制定档案管理工作发展规划。按照上级的总体安排部署，并结合单位实际，制定档案管理中长期目标规划，确保档案资料信息最清、最新、最全化，确保档案管理工作进入达标行列的工作目标。
　　（二）夯实基础，完善功能，提高数字化信息档案管理水平
　　针对过去档案管理工作中业务不熟、资料不全、档案目录不清、档案设施陈旧等问题，党组应统一思想，加大档案管理建设经费的投入，配齐各种档案设施设备。要通过反复完善建设，实现档案库房、借阅、办公＂三室＂分开，库房门前要安装监控摄像头，由保安24小时监控。规范档案室档案柜，达到文件案卷摆放规范统一。档案保管设施建设达到防鼠、防火、防潮、防盗等防护要求，在强化硬件建设的同时，对档案文件要进行全面梳理检查，规范档案分类和排列，为便于查阅和有效管理，加大资金投入，建立档案信息数字化库，对重要文件和需归档的案卷目录全部录入计算机，实行电脑微机化管理，做到信息资料录入更新及时化和准确化，以提高服务水平。要加大档案基础管理功能建设投入，加大软件存储量设备投入，采取文字信息、光盘录制、图像保存等多种形式，多渠道的办法进行档案资料信息的存储，完善信息功能的最大化。同时，要重视日常安全检查。档案管理人员通过定期不定期对库房防护设施的运行情况进行检查，确保所配备设施的正常运行;通过定期或不定期检查库房环境情况，如定期测试温、湿度变化，投放防虫害药物，检查照明情况，检查防火防盗设施，确保了库房温湿度适宜，清洁卫生，档案安全无霉变现象发生。
　　（三）立足自学，结合培训，提升数字化信息档案管理效能
　　为促使档案管理人员的能力素质提高，单位提倡以个人自学为主，立足岗位，在学中干，在干中学，不断提升档案管理工作人员的业务素质与管理服务水平。同时，单位更要重视员工的业务培训工作，主要抓好两个层面的培训。第一个层面是档案管理人员的业务能力培训，主要采取到当地档案馆跟班学习，每年不少于两个月时间，请档案馆的业务能手手把手地教，实现理论与实践的有机结合;第二个层面，采取＂请进来＂的方式。把档案馆的老师请到单位来给全体干部职工进行档案业务知识培训，让大家都懂点档案管理使用的基本知识，懂得及时更新数字化信息的好处，更让大家懂得如何高效率使用档案，充分发挥档案的作用，为领导决策提供正确的方向。
　　（四）建章立制，奖惩结合，推动数字化信息档案管理工作有序开展
　　要完善档案管理制度，使档案管理工作达到制度化和规范化管理相结合，必须通过建章立制，狠抓落实，并结合工作实际，制定档案管理＂八项制度＂。第一，档案管理人员工作制度。从管理员入手，狠抓实现管理严格规范到位。第二，档案材料收集制度。材料的收集是一项繁杂而又琐碎的工作，要求各部门，按一事一收集，一月一收集，一季度一收集，半年一收集，一年一总结收集归档的办法，重大活动事项及时收集，促进平时信息资料的收集工作到位，达到档案管理的系统性和完整性要求。第三，档案材料鉴别整理与核对归档制度。企业和单位应与当地档案局达成长期协作关系，每年组织一次档案鉴别与核对归档，帮助解决问题，促使档案管理水平得到提升。第四，档案查（借）阅制度。制定档案查（借）阅审批表，一般性档案由分管领导审批，重要档案由主要领导审批，原则上无审批单不查阅，资料查阅不离室，不复印，不带走。如因工作需要，须借走的，必须经主要领导签字同意，并限定归还时间，确保档案资料不遗失、不丢失、不盗换。第五，档案保管与保护制度。档案实行专人保管，专人负责制。第六，档案保密制度。档案管理员要严守保密纪律，不得自带档案离开档案室，不得随意复印档案，不得丢失篡改档案。第七，档案定期销毁制度。按时限规定需销毁的档案，必须严格按照先审批后销毁的原则，多人监督共同销毁，确保无一档案流失。第八，档案交接制度。档案交接时，应做到＂四个不交＂，即：档案目录不清不交，档案数量不清不交，档案质量有问题不交，监交人不到位不交。通过建立健全各项规章制度，约束不规范行为，使档案材料从收集、整理、鉴别、归档、借阅、转递、保管、保密等各环节都做到有章可循、有制度可依，进一步提升数字化信息档案管理工作水平。
　　与此同时，企业和单位还应将档案管理工作纳入员工过程化考核管理办法，严格追究违规和不作为责任，通过对不遵守档案管理各项规章制度，不执行借阅手续，违规使用档案，不配合收集更新档案信息，出现档案损毁，泄密或造成不良影响等违规行为实行扣分处理，以此来规范档案管理的收集与使用服务行为，强化档案规章制度的贯彻落实。对在系统档案目标等级考核工作中表现突出、责任心强的员工进行表彰奖励;对责任心不强，工作失误造成损失的，给予相应处理，做到奖罚分明，大大调动员工的积极性与自觉性，使档案数字化信息管理工作水平得到较大幅度的提升。