上班族的连续分段时间管理法

　　弥缝觉得这是一套非常有效的时间管理方法，我想或多或少你在生活中有使用过这套方法（至少我经常采用）。这次我简单整理了这篇比较详细介绍这套连续分段时间管理法的文章，在此分享给大家。时间是生命的原料，我们有多大的成就取决于怎样利用我们的时间。连续分段时间管理法，简单地说就是先区别各种工作时间的性质，纳入＂连续一分段一连续一分段＂的组合公式进行处理。如此便能充分利用间隔或空档的时段，创造出更多可供利用的时间。这种时间法则和农业上的＂间作套种＂原理非常相似。＂间作套种＂是一种科学的种植方法。在长期的种植过程中，人们发现，连续地种植同一农作物时，由于同一植物需要相同的养分，土地的肥力越来越低，从而产量也越来越低。如果套种其他的植物，那么这两种作物的产量都会提高。我们也可以应用这种方法提高我们的效率。大家都有这样的生活经验：繁重的、紧张的工作未必能使我们的精神上或体力上感到疲劳，往往是单调乏味的工作使我们的心理产生厌烦情绪，进而感到浑身乏力，难以支持。假如这时我们着手从事另一种新的工作，精神和力气马上就提高了。为了防止我们在工作中出现疲劳感减慢工作进度，我们可以经常改变工作的方式，变换工作地点，或者几种工作互相交叉同时进行，使我们的大脑总是处在新鲜信息刺激下。这样，我们就可以持续高效地工作。连续分段时间管理法根据人的大脑左右两半球有不同的功能，把工作时间分为＂连续＂和＂分段＂两种。我们知道，大脑的左半球负责人的语言表达、逻辑性和序列性等思维活动。大脑右半球负责人的非语言性、非逻辑性思维，知觉、直觉感情等形象思维方面的整体活动。我们连续性地工作，如长时间地思考问题、写文章、订计划，是用左脑。可分段进行的工作，如复印材料、打电话、发传真、抄写、统计、记账等，是用右脑。
　　我们如果把一天必须完成的工作，分成这样两类，交替进行，就可以使左右大脑轮流获得休息，减轻紧张的感觉，祛除疲劳，也能使工作更加专注，提高工作效率。 连续分段时间管理法主要有以下5种类型的工作模式：按抽象与形象来分配时间我们可以按研究的不同材料去分配时间，缓和大脑的疲劳程度，调节我们的思维和注意力。我们研究理论问题时可以和学习形象的、具体的问题交替进行。比如，我们研究哲学、历史、文艺理论、美学等问题一旦感到疲劳，可以拿起有关的小说、诗歌集、图片来阅读或欣赏半个小时。这样，既使大脑左半球得到休息，又使大脑右半球得到充分利用，同时也为理论研究积累了资料，真是一举三得。按研究问题的不同角度分配时间即使是不更换研究对象，只改变研究角度，从不同侧面分析问题，同样会引起大脑新的兴奋点，达到提高工作效率的目的。如我们读枯燥的长篇巨著，往往读不下去。可以先从中间最有趣的地方读起，甚至跳着读，倒着读，最后再读开头等。新鲜的知识、信息能引起我们浓厚的兴趣。只要我们善于变化，同一种工作，每次着手做可以从不同侧面、不同部位人手，总会引起新鲜的感觉，提起我们的兴趣。按动静交替分配时间我们用一个姿势坐着读书、写作或绘图，时间久了容易感到疲劳。这时我们可以改变读书的姿态，变化读书的地点。比如，我们研读一部哲学理论书籍。在房间里坐着读书一小时之后，可在房间里站着边走边读。读累了可以靠在沙发上读一会，或者走到庭院里在花坛前读，继而在藤萝架底下靠着柱子边读边思考。这样，我们就不至于感到枯燥乏味了，读过的东西印象又很深刻。有时也可把查找图书资料和集中精力思考、写作交替进行。我们常有这种情况，正紧张地写着文章，忽然想引用某个材料，但又记不确切，于是停下手中的笔，翻箱倒柜去查阅图书资料。千万不要为此烦恼，这正是调节大脑皮层不同区域的劳逸不均，消除疲劳，提高工作效率的好办法。体力与脑力互相交替分配时间我们平时可以把紧张的研究、学习与体育锻炼交互进行。当我们集中精力研究问题感到疲劳时，可以放下手头的工作，到户外散散步，打打太极拳，或到公园慢跑十来分钟。经常进行这些户外的有氧运动，不只可以增强我们的体质，而且对提高工作效率也大有好处。按工作和娱乐休闲交替分配时间我们为赶任务，可以短时间废寝忘食地进行工作，但不可能终年日日夜夜这样拼命。俗话说：＂骤雨不终日，飙风不终朝＂，＂一张一弛，文武之道＂。我们的工作、学习，必须有张有弛，才能持之以恒，坚持下去。那种暴风雨式的工作方式，是不可能持久的。在紧张的工作间隙，我们可以看看电影、听听抒情的轻音乐、跳跳舞，甚至适当的远足旅游，对放松紧张的大脑皮层，松弛神经，消除疲劳，提高工作效率是大有好处的。有时在愉快的休闲中，不仅消除了疲惫，甚至还可以获得某些启示，唤醒某些灵感的爆发，说不定还能产生惊人的创造力。总之，连续分段时间管理法的要义是：经常使工作充满新鲜感。每隔一段时间，我们应该改变一下工作环境和工作方式，让不同的新鲜信息刺激大脑，使大脑的兴奋中心不停地转移，从而避免某一区域长时间兴奋而过于疲劳，导致大脑认识问题、分析和处理问题迟钝，以达到提高工作效率的目的。
　　在网上看到的文章，有人知道这篇文章是从哪本书摘录过的吗？里面的这40项问题到是非常的实在，可以考虑一下，每隔半年测试一下答案。＂不善于支配时间的人，经常都感到时间不够用＂。这一句话具有相当的真实性。但是，怎么样才能善用时间呢？这是过去十几年来时间管理专家所试图解答的一个问题。底下的一份自我测验表总共搜集了四十道题目。所有这一些题目的正面答复皆表示时间管理专家所倡议的＂有效的时间管理准则＂，至于它们的反面答复则表示时间管理专家所力图劝阻的行为。希望管理者至少每隔六个月即根据这份测验表进行一次自我检讨与自我改进。1.我是否用尽面订下一套明确的远期、中期、与近期目标?2.对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念?3.在一个工作日开始之前，我是否已编妥该工作日之工作次序?4.我是否以事实之重要性而非以其紧迫性作为编排行事优先次序的依据?5.我是否把注意力集中于目标而非集中于程序，又是否以绩效而非以活动量作为自我考核之依据?6.我是否在于富于效率的时间内做重要的事?7.我今天会否为达成远期、中期、或近期目标做过某些事?8.我是否每天都保留少量的时间做计划，并思考与我的工作有关的问题?9.我是否善用上下班的时间?10.我是否故意减少中午的食量，以免在下午打瞌睡?11.我是否对自己的作息时间做松驰的安排，以令自己拥有时间应付突发的危机及意外事件?12.我是否尽量将工作授权他人处理?13.我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理?14.我是否根据＂权责相称＂之原则从事授权?15.我是否一意遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行＂反授权＂?16.我是否有效地利用部属之协助以令自己对时间获致较佳之掌握，而同时避免令自己成为浪费部属时间的瓶颈?17.我是否采取某些步骤以防止一些无用的资料及刊物摆置在我的办公桌上并占用我的时间?18.当我有所选择时，我是否尝试以电话或亲身到访的形式去处理事情，而只有在无可避免的情况下才利用书面的形式沟通?19.除了在例外情况下，我是否尝试在下班后把工作置之不理?20.倘若有需要加班，而且可自由选择加班时间，我是否宁可提早上班而不延迟下班?21.我是否迫使自己迅速地作出一些微小的决策?22.我是否在获致关键性资料的第一时间即从事决策之制定?23.对对循环性的危机，我是否经常保持警觉，并采取遏止之行动?24.我是否经常为自己及他人定下工作的完成时限?25.最近我会否终止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动?26.我是否在口袋中或手提包中，携带一些物件，以偶然 空余时间(如在排队时，在等候室中、在火车上，或在飞机上)取出处理?27.当我面对许多需要解决的问题时，我是否应用(80/20原理＂(即指只掌握20%的重要问题，而不受80%的不重要的问题所羁绊)以对付之?28.我是否真正能够控制自己的时间?我的行动是否取决于自己，非取决于环境，或他人之优先次序?29.我是否试图对每一种文件只作一次的处理?30.我是否积极地设法避免常见的干扰(如访客、会议、电话等)之持续妨碍我每天的工作?31.我是否尝试面对现实，思考现在需要做的事情，而非缅怀过去之成败或担心未来之一切?32.我是否将时间的货币价值铭记于心中?33.我是否腾出一些时间为部属提供训练?34.我是否尽量将电话集中在一起?在打电话之前是否先准备好有关的资料?35.我是否拥有一套处置各类文件的系统?36.我是否有时采取＂门户封闭＂政策以免工作受到他人之干扰?37.在一天工作完了时我是否自问：那些工作无法按原定计划进行?无法按原定计划进行的原因何在?以后如何补救?38.在我筹备会议之前，我是否先探寻取代会议的各种可行途径?39.开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能?40.我是否定期检视自己的时间支配方式以确定有无重蹈以往的各种时间陷阱
　　如果每天都有86400元进入你的银行户头，而你必须当天用光，你会如何运用这笔钱？天下真有这样的好事吗？是的，而且这种好事每天都在发生着,你真的有这样一个户头，那就是＂时间＂。每天每一个人都会有新的86400秒进账,而这86400秒的价值要远远的大于86400元.那么，面对这样的一大笔财富。你打算怎样利用它们呢？其实吧,我并不知道你是如何利用它们,但我知道我自己是如何利用的,下面把我的一些时间管理经历和大家分享.今天是2012-4-11 ,是我来到这个世界上的第9142天.关于时间管理的概念理解,我是在大学二年级的某一天通过百度百科所学习到的.因为在那之前自己也经常的听到时间管理这个,时间管理那个,不过貌似它们都和我没有关系,因为那之前正处于大学的＂逍遥时期＂,每天的时间都很＂充裕＂,根本不需要什么管理.如果你经历大学的生活的话,你应该懂得我所说的指的是什么.但是命运注定每个人都会有一个人生的转折.当我进入一个新的集体,新的环境(提高班)的时候,突然发现自己的时间是多么的匮乏,那么多的学习任务,那么多的要做的事情,可一天下来剩下给自己的还是那么多的乱糟糟.于是我给自己提出了一个命题:＂我的时间应该如何管理?＂命题有了,于是开始找各种理论,各种工具,并加以实践.其实我个人觉得时间管理并不是一件简单的事情.在早期时候我认为的时间管理是一场持久的＂战争＂,而且大部分的时候自己都是战败者,被自己的懒惰,被自己的拖延,被自己的缺乏行动一次次的打败,而那些所谓的＂计划安排＂都被束之高阁.这种现象很让我头疼,我的目的是为了管理时间,怎么管理管理着反而越来越乱了呢?
　　于是又开始反思,找问题产生的原因,找网络上的一些大牛们向他们请教.经过一番＂折腾＂终于在2010年10月26日找到了问题的所在:时间是我管理不了的,我管理的应该是自己.真正的敌人不是＂时间＂,而是我自己.原来时间一直都留在那里,而流逝的是我们自己.于是重新给自己提出命题:＂在有限的时间内,我应该如何去管理我自己?＂.2010年10月26日对我来说是一个值得纪念的日子.这天似乎有点顿悟的感觉.让我由原先的被动转变为主动,时间由原来的＂敌人＂变成现在的朋友.而真正的敌人我已经锁定,就是我自己身上的那些缺点:懒惰,拖延,不行动.又一场战争开始了.从2010年10月26日开始用实际行动来和那些敌人宣战.于是便有了我现在的晨间日记.有了我现在的自我管理体系.到今天为止晨间日记已经坚持了366篇,整整一年的时间,但是从我开始写到现在有533天.这么一算366/533=0.6866,这表明着我的胜算概率大过一半了.而那些167天由于各种原因:放假回家,状态不佳,外出,没有电脑写的环境,懒惰,拖延等等......但从宏观上看,我已经开始慢慢的掌握主动权了.能够更好的把控自己.关于晨间日记具体的内容可以参阅这本书晨间日记奇迹.接下来和大家分享一下我个人是如何与时间相处的.这里先说明一下,以下的时间管理方式并不是一开始就这么做的,而是经过了两年左右的时间,尝试过各种方式,各种软件和理念,也经历了各种失败,最终按照自己的特点形成自己的时间管理体系,并不一定适合每一个人,这里作为分享,希望大家共同学习和提高并指出我体系中所出现的不足指出进行指点.现在指导我时间管理的核心理念为GTD(Get Things Done),它的最高目标是让个人能够达到心止如水的境界.主要的原则是把自己的脑子中的各种东西(包括想法,计划,任务等等)转移出来,集中精力去做正在做的事情,达到高效的工作方法.GTD的基本步骤可以分为收集,整理,组织,行动,回顾.核心流程可以参考下图:以上的解释和图的介绍比较概括和抽象,我接下来结合我自己的实际情况对整个的流程进行介绍.我的工作学习场所(大部分时间在计算机面前);
　　我所用到的硬件:(笔记本一台,智能手机一部);我所用到的软件:(OneNote,Google Calander,OutLook,Wakoopa);第一步:收集(OneNote+OutLook)每天我会在早晨八点到八点半的时间用半个小时用OneNote来写晨间日记,在晨间日记中专门有一个模块叫做今日目标,这里是我最主要的Inbox之一.OneNote晨间日记中的Inbox.如果有其他的想法,则直接添加在此模块中.填完之后选中所有事项,按住快捷键Ctrl+Shift+1则会在每个事项前面添加一个小旗,表示今天事项的意思(当然还可以选择其他的小旗,明天,后天,下一周等等)当出现小旗的同时,这些事项会同步的出现在你的OutLook之中.当然也可以在Outlook中直接写入你的事项.这里的Inbox里面的事项主要是今天的,如果纯粹的想法和没有规律的事项可以放入不显示日记的Inbox中.到这里收集的工作基本结束.第二步:整理将这些事项(Stuff)放入inbox中后要化一些时间对其进行整理,我个人是在写完晨间日记之后开始对其进行整理,并对这些事项和想法进行分类,分类的方式是按照史蒂芬柯维所写的高效人士的七项习惯中建议的分类方式进行,能够更好的掌控个人生活的平衡.例如我吧事项4归类为英语,并标记为重要不紧急.事项4小旗的前面就会添加两个小方框(当然颜色和分类的名称可以自定义命名)第三步:组织(核心步骤)分好类,并对每件事请进行轻重缓急的安排,剩下的就是对其进行组织和规划.对事件的性质进行分析.首先先坚持两分钟原则,如果这件事情能在两份中做完,好,那就立刻去做,如果两份中做不完?1推迟.可以安排到具体的日历中,作为代办事项.2委托.需要交给别人事项.3项目.安排项目计划.4其他:在这里是一天安排的重要开始,在Outlook中可以把事项直接拖到日历中,并对其进行编辑,安排,如下图在这里需要说明一下,由于这些事项和日历对自己的反思和回顾有很大的作用和帮助,为了能够更好的保存这笔财富.建议将这些日历同步到网络上,这里推荐GoogleCalander.注册账号之后通过一个同步软件可以对本地的日历进行同步,同步软件Google Calendar Sync相当于备份的作用,当然GoogleCalander有着更丰富的提醒方式和功能,这也是用它的一个方面,缺点是必须在有网络的情况下才能用,所以我自己认为OutLook+GoogleCalander是个不错的选择,推荐.第四步:行动经过上面的步骤,你可以按照日程表或者清单开始行动了.而行动是整个GTD中最关键的一步,因为好多人都在这里停止了脚步.而影响行动的主要因素可以抽象为两个:内因干扰,外因干扰.在这里推荐使用番茄工作法.行动只能用行动去证明,再多的理论和思想,如果不行动那都成了浮云.第五步:回顾关于这最后一步也不不可缺失的一环,在回顾的过程中可以看到我们这一天都做了什么?那些计划受到打扰?自己的时间浪费在哪里?在执行的过程中又有什么问题?下一步应该如何去做的更好?我会在每天的晚上,以及周一的上午,一个月的最后一天,一年结束的时候会对自己进行回顾和分析整理.采取的方式有两个.1再给自己一个日历,晚上花上十分钟的时间把这一天做什么事情安排到另一个日历,并和自己的计划进行对比,从中发现问题.如果在一个日历上进行更改的话会感觉比较乱.建议用两个日历.如下图,可以随意切换视角,这是google支持多日历所展现的功能,可以用实际的情况去看自己计划的事项.并总结和反思.2 ?时间追踪软件:因为我主要的工作学习环境是在电脑面前,所以大部分的时间都是在和电脑,具体来说就是各种应用程序打交道.在这里推荐一个电脑时间追踪软件Wakoopa,(需要注册)它可以追踪你一天电脑在那个应用程序上花费的时间比较多,并且会对你的应用程序进行分析介绍同类的软件.非常不错.如下图:最后可以在自己的晨间日记里把一天的总结和收获记录在其中,作为一笔珍贵的财富保留起来.至此为止,整个GTD的一个流程结束.读者或许觉得上面的流程有些复杂,刚开始接触是有一些,不过等学会并把它作为自己的习惯之后它给你带来的收益要远远的大于你去学它和用它的成本.ps:上面所提到的软件和书籍点击链接可直接下载,希望这些内容能给读者带来一些帮助.
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