四个步骤提高开会的效率

　　每次开会都必须有做出一个明确的决定，如果没做出任何决定，那一定说明这场会压根就不该开。
　　——谷歌CEO 拉里-佩奇
　　有人的地方就有江湖，有江湖的地方就要开会。
　　（完美构图的乌克兰议会群架图）
　　会议是一个很常规的方法，帮助传达思想、集思广益、最终解决问题。这方面有本很出名的书——《罗伯特议事规则》，据说孙中山先生当年十分推崇，还亲自翻译编辑，希望能凝聚民心，推崇民主，可见会议的重要性。
　　理想丰满，然而现实中很多公司还没有形成高效的会议机制。相信不少人都遇到过这样的场景：一屋子十来号人，你来我往，唾沫横飞，三两个小时过去，结论是——待定。
　　大写的尴尬！
　　作为职场人，大家时间都很宝贵，如何避免把有限的生命投入到无止境的会议中？因此，如何提高开会的效率？
　　1、明确意图及主题
　　会议的根本在于解决问题，很多时候会议效率低下就是因为组织者或者参会者没明确会议目的。
　　积极沟通，让组织更融洽
　　比如项目例会，部门汇报等。这种会议上我们需要及时同步信息，打开天窗说亮话，把问题说穿说透。
　　统一思想，让行动更高效
　　产品汪熟悉的需求评审，项目启动等。这种会议通常要有明确的方案，说明各种角色以及对应的职责，以及最终成果的评估标准。
　　集思广益，让视野更开阔
　　常见的就是头脑风暴了，会议形式可以很轻松，需要注意：把握时间，不要跑题；不要轻易否定，毕竟期望得到的是想法而不是严谨的解决方案。
　　奖罚激励，让士气更高昂
　　类似项目总结，公司年会等，通过回顾过去，总结经验，赏罚分明，以激励团队士气。这方面互联网公司玩得比较溜。
　　2、会前充分准备
　　一次有效的会议，准备功课是少不了的。先上一张脑图：
　　会议名称：向外部提供关于会议基本信息的引领性标题，最好做到简洁、完整，以便相关人员判断是否必须参会。
　　参会人：参会人越多沟通成本就越高。苹果已故 CEO 史蒂夫-乔布斯，他开会的基本原则是简约，他不喜欢太多人一起开会。但这也并不意味着越少越好，参会人列表中至少应该包含决策人、执行人、关系人。
　　会议议程：应该提前说明整个议程，主要议题，让参会人对会议内容有清晰全面的理解。
　　会议材料：应该提前发给参会人。这样才能确保大家信息同步，有足够的时间思考，而不是即时发挥。
　　会议内容准备：这点在项目汇报，分析决策等类型的会议中十分重要。比如关键数据、竞品分析、现行方案以及采用这种方案的原因或者优劣等等。
　　当代钢铁侠，TeslaCEO埃隆-马斯克在这方面的对员工要求就非常高，如果他提出的问题，你答不上来，随时都有被解雇的风险。所以，务必做到有备而来。
　　3、会中注意事项
　　会议开始前：主持人最好花几分钟介绍一下会议议程、主要议题以及期望，然后逐项引导大家共同商定问题的解决办法。
　　会议过程中：交代清楚事情的六要素——时间、地点、人物、行动、资源、结果。和我们从小到大的记叙文一样，什么时间，什么地点，谁来做，怎么做，前提条件、最终结果（定性或定量）。
　　会议结束前：不要忘记回顾和总结，避免有遗漏。很多时候沉默不代表赞同，对于关键问题，最好复述一遍，确保理解一致。
　　把控会议节奏：这对会议主持人要求比较高，他需要在气氛过于活跃，话题过于发散的时候，把话题拉回来。在交流陷入僵局时破冰（或者暂且放下争议也好过僵持不下，白白浪费时间），尽量促成意见的统一。对于悬而未决的难题，最好有boss拍板，避免无休止的讨论。
　　4、会后保持跟进
　　会后一小时内，应该有一份按主次整理好的会议纪要邮件发给参会者。邮件的意义首先是校对会议中的信息是否被正确理解，其次就是确保每个人都知道问题的核心和解决思路是什么。引导者也可以通过参会者对邮件的反馈采集会议的相关信息，以便追踪后续进度。
　　最后，附上一些知名企业的会议机制，以供参考。
　　注：摘自《开会的艺术》中国华侨出版社
　　微软
　　严格控制时间，不超过1小时
　　领导和干系人都要参加，确保做出决议
　　激励会上发言，融合所有意见
　　提出的观点必须拿出数据支持
　　谷歌
　　明确目标，细化分工，确保问题得到解决
　　见缝插针，利用间隙时间开小会，半小时内解决问题
　　答疑机制，会议上充分交流，确保提问者理解清楚
　　计时模式，在会场显眼的位置摆放计时器，要求参会者高度专注
　　不设会场，与会者才是会议核心，抛出一个问题立刻解决
　　连环会议，比如高管负债总体任务划分，具体细节一概不谈。中层模块化梳理，委派给基层。最后由基层管理者把任务划分到具体执行人
　　三星
　　避开业务高峰，选择合适的时间
　　沙漏计时
　　清晰、明确的会议纪要
　　明确主题，发言中的前3页PPT中必须明确提出议题
　　会场设专门的纪律人员
　　必须得出结论，投票表决
　　结论一旦得出，必须严格执行