高校档案馆专业化建设探析
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吕建辉 赵维超
【摘要】当前档案工作的价值在高校各项工作中不断凸显，根据对陕西省内高校的检查与调研发现，各高校档案馆专业化建设正在稳步推进。特别是在保障条件、整体管理水平、档案信息资源建设方面发展较快，但依然存在队伍建设、专业设施及信息开发方面的短板。笔者认为，应以档案馆中长期发展规划为依据，全方位加速高校档案馆专业化建设。
【关键词】高校档案馆;专业化
加速高校档案馆的专业化建设，不断深化高校档案工作的专业化程度，有利于促进高校档案工作高效地为教学、科研等各项工作服务，为学校改革发展和建设和谐社会服务成为新时期主要任务和工作抓手。尤其是在教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》（以下简称＂27号令＂）已发布十年的背景下，推进高校档案事业理论、实践、体制、机制创新、依法治档，已经成为高教系统和高校档案管理部门的共识和发展方向。
笔者借参与全省80所各类高校（包括32所本科院校，11所三本独立学院，28所高职院校，9所民办高校）档案工作情况检查的机会，对若干省内高校进行实地走访与调研，对各类高校档案馆专业化建设的现状和问题进行归纳，并提出相应的对策。
一、高校档案馆专业化建设的现状
（一）档案工作保障条件日趋完善。具体体现为：第一，各高校重视程度提高，能从领导层面把档案工作纳入学校规划，把迎检工作纳入议事日程。79所高校明确有一名校领导分管，占比99%;75所高校将档案工作列入了领导的议事日程和目标责任制。第二，学校加大人力物力支持，档案管理条件得到较大改善。90%以上的高校档案业务经费实报实销，部分高校除业务经费充分保障外，每年投入数十万元的专项经费用于校史馆、档案数字化建设、档案装具及相关设备设施等;80所高校均有适合本单位工作发展的档案库房、办公室和阅览室;68所高校有适应本单位档案工作的较充裕的档案装具和必要的设备;68所高校档案的安全保护及库房管理符合要求;65所高校库房内设置了温湿度控制设备。第三，高校档案管理机构专门化程度提高，本次检查的80所高校均设立了专门的档案保管机构，其中副处级以上27所，科级建制的40所;档案馆建制的26所，档案室建制的54所。76所高校建立了集中统一管理模式，占比95%;77所高校建立健全了档案管理网络。普遍形成校领导主管、档案馆（室）具体负责，依赖专、兼职档案队伍的档案工作网络，基本实现学校各类档案材料的集中统一管理。第四，档案人员组成结构明显改善。65所高校有超过60%的大专以上学历人员，70所高校有超过30%的中级职称人员;78所高校的档案工作人员在职称、福利上享受与管理及专业人员同等待遇，有些学校还落实了防护津贴。
（二）档案基础管理水平显著提高。第一，完善制度建设。各高校普遍建立、健全了满足学校档案工作需要的各类工作制度、规范，并能依据工作情况的变化，适时对原有制度进行修订，确保了档案工作有章可循、有法可依。76所高校建立档案人员岗位责任制;76所高校依法制定了本校文件材料归档办法、范围等;76所高校建立档案的接收、整理、保管、利用、统计、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度。第二，强化归档质量控制。检查发现，68所高校档案馆（室）实行预立卷制度;55所高校档案馆（室）归档控制措施及考评制度健全，占68%;68所高校按时完成11大门类的文件材料和载体的立卷归档工作;归档率达98%的高校有65所，占比81%;18所高校完成了重大科研课题、设计项目、基建项目及高、精、尖设备档案的归档，归档率达95%。
（三）加速档案信息资源建设。第一，加速信息化建设。多所高校先后引进档案管理系统，其中52所高校使用＂南大之星＂＂世纪科怡＂等档案管理专业软件;50所高校建立了档案数据库;24所高校启动数字档案馆建设工作;65所高校已把档案工作信息化建设列入整体规划。第二，拓展外延建设。75所高校已经成为管理学校档案资料的基地;55所高校已经成为校史研究的基地;25所高校成为爱国主义教育和精神文明建设的基地;40所高校已经成为学校档案资料信息的中心;33所高校建成校史馆、校展室;大多数高校编辑出版了校史、学校年鉴、学校大事记等大量文献资料。
二、高校档案馆专业化建设存在的不足
（一）档案管理专业队伍建设不足。主要体现在：学历层次不高，检查发现各个高校的档案管理队伍学历层次不断提升，虽然大多数管理人员具有大专以上学历，但专业档案管理队伍的学历层次依然有待提高，尤其是要提高硕博士研究生学历人员的数量;专业背景不深，具备档案学、计算机学、历史学等相关专业背景的人员依然较少，尤其是档案学相关专业出身的人员数量明显不足;职称级别不足，调研发现各高校档案馆在人员职称结构上依然以初级、中级职称人员为主，高级职称人员占比少。
（二）档案管理专业硬件条件保障不足。主要体现在：缺少档案专用库房，馆舍容量严重不足。检查发现各高校档案数量暴增和管库容量有限的矛盾凸显，甚至出现＂用无可用＂的情况。有的高校是馆舍面积太小，有的高校则是馆舍分散，各层次的高校均有馆舍面积不足的短板，难以支持学校档案工作的长远发展;馆舍内设施陈旧，库房的各类除湿除菌设备较为落后，现代、高效、无害的档案保管专业设备普及程度低，不能实现档案的无害化管理，同时对档案工作人员造成职业伤害的风险依然存在。总体上档案管理专业场所保障不足，馆内各类设施设备更新缓慢、配置较低，档案专业化保管水平有待提高。
（三）档案信息资源整合难度大。主要体现在：档案信息化建设存在障碍，当前高校的档案信息化建设工作以引进档案专业管理软件为起点，陆续进行存量档案数字化和增量档案电子化工作。存量档案的数字化加工，产生了数据量巨大的各类电子档案，这些电子档案的科学管理与开发成为档案信息化建设过程中的难点。当前对数字化后产生的电子档案，在安全保管、高效利用、有机整合等方面存在不足;同时在归档环节，针对增量档案的电子档案的归档工作难度较大，档案管理系统与学校OA系统等公文管理系统的兼容度不足，电子文件归档、管理的各项标准、制度尚不健全，在一定程度上影响了档案信息化建设的进展速度。档案信息资源开发较为单一，在编研产品方面表現为对已有档案资源的挖掘力度不够，编研成果的深度不足，专题成果不丰富，在校史研究方面表现为，校史馆、校展室建设水平不高，表现为展览内容单一，展示方式单一，展馆设备落后，有关校史的出版物数量也较为有限，对学校历史挖掘力度不足，没有充分发挥出对学校文化传播传承的作用。
三、高校档案馆专业化建设的对策
（一）制定学校档案工作发展的中长期规划。笔者根据实地检查和调研认为，要实现高校档案工作的可持续且专业化的发展，必须从学校发展的层面出发，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（27号令）、中共中央办公厅国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》及国家档案局《档案馆安全风险评估指标体系》等相关法律法规，制定适合本校档案工作的中长期发展规划。该规划需涵盖从当前往后五至十年的档案工作条件要求与发展重点，明确发展所需的资金、馆舍、人员、设施设备等条件，明确档案＂收管用＂、档案数字化建设以及档案信息资源开发等各项档案工作的框架和目标。制定中长期规划是高校档案专业化建设的基础，能够为本校未来若干年的档案管理工作指明方向，也是保障相关工作连续性的必然要求。
（二）引进与培养并重，加快专业队伍建设。档案专业管理队伍建设是高校档案专业化建设的重要组成部分。第一，要结合档案馆（室）的人员配置，有重点、有计划地引进的档案管理所需的专业人员，重视新进人员的学历层次与专业水平，着力引进专业性强、进入角色快的人员，从而加速推进档案馆（室）各项工作进程。第二，重视在职人员的继续教育，支持在职人员在职称评定、专业研究等方面的可持续发展，尤其是职称评定方面，要以制度为保障，以待遇为激励，不断增强档案人员对档案工作价值的认同感和获得感，并在档案专业实践与理论上有所研究，提升档案管理的专业素养。第三，不断改革创新理念，以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，紧跟时代出卷人，尽职做好答卷人，拥抱人民和历史的阅卷人。档案工作者队伍建设要以＂功成不必在我＂的胸怀和＂功成必定有我＂的担当，以更大力度、更实举措，推动新时代档案工作迈上新台阶、交出新答卷。
（三）建立档案专用馆舍，提高馆舍利用效率。一方面，建立档案管理专用馆舍是实现学习档案管理长久发展的必要保障。专用馆舍能够更全面地保障档案实体与信息安全，同时能降低对档案管理人员造成职业伤害的风险，档案馆（室）应结合自身实际与未来发展需求，力争设立设施设备先进齐全的档案专用馆舍;另一方面，合理合规的档案销毁能够提高馆舍的利用效率，有效缓解档案＂胀库＂的压力。档案销毁一直是高校档案管理实践中的难点之一，尽管大多数高校都能够在制度上明确档案销毁的流程，但由于档案的未来价值难以预测，销毁鉴定是档案销毁的核心与难点，故在实施过程中困难重重。高校应加强档案价值鉴定的研究，明确档案销毁鉴定的标准与方法，在技术上需要实现电子档案的真实性、有效性的长期保持，在制度上则需要对电子档案凭证作用进行认可。从多个方面探索高校档案销毁的可行性。
（四）以档案实体为基础，开发档案信息资源。一方面，对馆（室）藏档案实体进行有序化整理与著录是档案信息化建设的基础，尤其是对于存在合并、拆分、迁址等历史的高校，要对各类档案及其目录进行完整的编目与整理，从而为档案管理软件的高效使用与档案数据库的有序管理提供基础条件;另一方面，以现有档案为依据，加大对反映校史文化档案的收集力度，拓展实物档案、声像档案的征集渠道，挖掘馆（室）藏档案的史料价值，丰富编研产品的内容;与学校宣传、人事等部门形成合力，把握学生入学与毕业、校友返校、教工入职、校庆等关键节点，运用VR等多媒体新技术进行展示，增强展览的吸引力，扩大档案宣传与教育的影响力。
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