企业档案部门竞争情报价值开发
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【摘要】竞争情报价值的开发可以帮助企业在发展过程中知己知彼，辅助企业管理者进行决策，更好地制定企业发展战略。本文从竞争情报的概念和特征着手，通过对企业档案部门竞争情报开发的必要性分析，提出了企业档案部门的相关对策。
【关键词】企业；档案；竞争情报
伴随着知识经济时代社会对信息的普遍重视，电子政务系统在企业档案馆中逐步普及，我国企业档案工作所面临的环境发生了巨大的变化。企业档案部门除了履行基本的保管职能，维护企业档案的凭证价值外，更为重要的工作应该是＂运用现代技术和管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。＂企业档案部门提供竞争情报服务是档案信息资源开发的一种重要形式，是企业档案价值增值的一种有效实现形式。
一、竞争情报的概念和特征
（一）竞争情报（CI， Competitive Intelligence）的基本概念。图书档案学界对于竞争情报提出了许多种不同的概念，但是在本篇文章中，笔者将引用由SCIP（Society for Competitive Intelligence Professionals）在其网站上提出的概念。他们认为竞争情报是用于对可能影响企业计划、决策和运营的外部信息进行收集、分析和管理的一个系统或道德规范。即竞争情报是通过对企业的竞争对手和竞争环境更为明确的伦理理解，来提高企业市场竞争力的过程。具体来说，就是企业通过使用其他数据库、开放的资源以及伦理调查，对商业竞争对手的能力、弱点和意图等信息进行的合法收集和分析。
（二）竞争情报的特征。1.对抗性。竞争情报产生于市场的激烈竞争环境下，本身具有明显的目的和目标，一方面是对企业自身的生产经营情况进行分析总结，为企业决策提供智力支持；另一方面更为重要的是根据所搜集到的竞争对手信息，分析得出情报研究。因此，从这一角度分析，可以发现竞争情报的根本目的是通过战胜竞争对手达到为本企业自身的经济利益服务，具有强烈的对抗性质。2.时效性。竞争情报具有极强的时效性，一条及时的情报甚至可以帮助一个濒临倒闭的企业绝处逢源；而一条过时的信息则可能毫无意义，甚至使企业丧失发展良机。市场经济环境下，企业外部环境变化莫测，企业只有通过对企业内外部信息保持动态跟踪，才能在復杂的市场环境中立足并保持自己的优势竞争地位。3.保密性。竞争情报是决定竞争主体能否在激烈的竞争中克敌制胜的关键因素，它的获取往往需要在竞争对手不知道、不协助，甚至是反对的情况下进行，否则不易成功。因此，严格的保密性是竞争情报的重要特征。对于企业档案部门来说，由于部分档案涉及到企业的核心机密和技术，因此严格的保密性也是企业档案的重要特征。
二、企业竞争情报价值开发的必要性分析
企业的竞争情报档案具体应该包括三方面的具体内容，即竞争对手档案、竞争环境档案以及企业自身素质档案。因而档案部门对于竞争情报的开发利用具有以下三方面的必要性。
（一）有利于使企业隐性知识显性化。二十世纪六十年代，迈克尔·波兰尼首次将知识分为显性和隐形两个侧面。在知识管理中，显性知识通常是指能够被直观地表达和理解的有物质载体的编码化知识；而隐性知识一般存在于人脑或组织的结构和文化中，是难以被记录或表述的。对于企业来说，知识管理就是要开发和应用显性知识，同时发掘隐性知识，促进隐形知识显性化的循环运动，从而实现知识共享和知识创新。竞争情报可以被看作是组织用来改善与公司运营环境相关的竞争问题的知识策略。企业竞争情报的开发即是以文件的形式将员工所了解的竞争情报信息表现出来，实现这些隐性信息的可视化，使其成为企业知识管理的一部分。
（二）有利于支持企业战略决策。过去，我国很多企业由于对档案工作和竞争情报缺乏重视，在决策时没有得到足够的信息知识，在很多情况下采用的是高层决策者＂拍脑袋＂的方式制定决策，这十分容易形成错误的决策，给企业本身带来巨大的风险。此外，很多企业的竞争情报工作缺乏连续性，做不到信息跟踪的及时有效，使得企业无法洞察自身所面临的威胁和机遇，失去持续的竞争优势。而建立竞争情报系统则是通过每天系统地收集情报信息，对相关信息进行归档，帮助企业管理者充分了解行业内部信息和市场动态环境、竞争对手的相关动态以及企业自身的优劣势分析，为企业正确的战略决策提供充足的信息保障，而这也是企业开展情报活动的目的所在。一些企业在经济方面取得的成功已经十分清楚地说明竞争情报的重要作用。美国咨询公司PWC（Price waterhouse coopers）在2002年的一项研究就曾表明高层管理者对竞争对手的情报重视的企业比管理者没有评估对手竞争情报的公司盈利高出20%。对于企业来说，市场和竞争情报逐渐成为企业竞争优势提高的一个至关重要的因素。显然，当今经济环境的复杂性要求高层管理者对信息和知识提供更多的信息和知识给予更多的关注。
（三）有利于为企业提供危机预警，提高企业学习能力。＂危机预警是通过企业竞争环境的连续和实时分析，及时发现市场中潜在的威胁或机遇，为企业制定应对策略赢得更多的时间，从而使企业避免遭受突然袭击或坐失良机。＂当今市场经济环境瞬息万变，企业随时都有可能遭遇到各种各样的危机，例如自然灾害、政治法律相关政策的变化等。但是通过企业档案竞争系统的建立，可以帮助企业提前发现、分析可能出现的各种变化，及时作出积极正确的反应，采取相应的措施。
三、竞争情报价值开发对策——建立竞争情报档案
（一）深入了解企业信息需求，开展档案编研工作。企业档案编研，是以特定的题目为线索，通过对相关企业档案信息的分析、研究、整编和重组，形成各种二次、三次企业文献，从而满足各项实际需要的工作。对竞争情报档案编研的实质就是把企业档案信息进行再加工和再利用，有效地将所掌握的一次信息、二次信息经加工后与企业的现实需求结合起来，服务于企业发展建设。档案部门通过与其他部门人员相配合，明确企业发展目标，以提高企业核心竞争力作为竞争情报档案编研选题的切入点，通过对档案部门所搜集的大量竞争情报档案进行分类汇总、整理研究，形成直观生动的专题档案材料。endprint
（二）推进企业档案部门的信息化建设。当今市场经济环境下，企业竞争环境瞬息万变，因此传统的以纸质为载体依靠人工力量的档案工作方式已经无法满足企业档案部门对档案竞争情报开发的需要。企业竞争情报档案的时效性也决定了企业档案部门需要通过建立信息化平台，及时有效地为企业决策服务。与此同时，企业自身竞争能力档案作为企业竞争情报的档案的重要组成部分，产生于企业内部。企业档案部门可以利用企业内联网将企业职工通过各种渠道所掌握的情报信息汇集起来，形成情报档案，建立企业自身的内部情报信息网络。
（三）建立与企业其他部门协同工作机制，强化全体员工竞争情报意识。企业档案部门建立竞争情报档案的主要目的是为了企业的竞争情报工作提供档案依据和服务，若想开发出能够服务于企业决策的竞争情报档案，必须要与企业其他业务部门建立良好的合作关系，特别是战略规划部门、信息技術部门等相关部门，以提高企业核心竞争力为共同目标，协同合作。例如通过建立具体的合作工作制度和机制，以相关的工作条例来规范企业内部各部门在竞争情报档案建设过程中的权利和义务。同时，竞争情报工作还是一项专业性很强的工作，需长期持续学习，例如通过邀请相关专家前来开展专题讲座、推荐部分员工参加专业培训等等。
（四）提高企业领导的重视程度。企业竞争情报档案作为一项新生事物，其发展必然受到传统势力和工作制度的阻碍，企业领导的重视是档案部门开展竞争情报档案工作的重要保障。竞争情报档案建立工作是一个需要各方力量配合的复杂工作，只有企业领导对这项工作予以重视，才能为企业档案部门配备专业的信息化设备和人员，才能帮助档案部门完善过去不健全的工作制度，才能建立全体员工的竞争情报意识，从而保证企业竞争情报档案工作的顺利推进。
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