提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

　　【摘要】随着我国社会经济的进步和经济体制改革的深入进行，我国事业单位的档案管理急需与时俱进，因此，其未来的发展趋势必然是档案管理信息化建设。本文主要以现阶段事业单位档案管理存在的问题为切入点，并根据实际情况提出提高事业单位档案管理信息化建设的方法策略，仅供参考。
　　【关键词】事业单位；档案管理；信息化建设；方法
　　我国事业单位随着社会经济的不断推进得到一定程度的发展，面对逐渐增多的档案，迫切需要提高事业单位档案管理的有效性。事业单位的档案与其人才培养、领导决策、员工考核等有着密切的关系。近些年来，随着我国互联网技术的发展，新技术、新设备的出现和应用，为我国事业单位实现信息化、技术化的档案管理奠定了良好的基础。
　　一、我国事业单位档案管理目前存在的问题
　　（一）我国事业单位的领导并没有足够重视档案管理工作。当前，我国事业单位的部分领导并没有重视档案管理工作，这就直接导致档案管理制度存在诸多的漏洞，单纯地认为事业单位的重点工作内容就是引进人才和培养人才，与档案管理无较大干系，由档案管理人员专门负责单位的档案管理工作，并没有足够重视档案管理工作与其他各个部门、各个员工之间的密切联系。实际上，每一个员工自身的利益如何在很大程度上可以从档案管理方面体现出来，甚至关系到国家的经济发展程度，因此，我国事业单位的领导务必要足够重视档案管理工作，尽可能为国家创造更多价值，为员工争取更多利益。
　　（二）我国事业单位缺乏专业的档案管理人员。目前，我国事业单位的档案管理工作效率迟迟提不上去，与缺乏专业的档案管理人员有一定的关系。大多数从事事业单位档案管理工作的人员并没有进行专业的培训，再加上年龄较大，接受新鲜事物的能力有限，在档案管理信息化建设的过程中难以满足岗位的实际需求。再加上领导没有足够重视档案管理工作，这就会在一定程度上影响档案管理工作人员的工作态度，不严谨、不认真、没有耐心、没有责任心，这样档案管理人员就无法在第一时间发现存在于档案管理工作中的漏洞，档案管理工作对事业单位所起到的作用也将大打折扣。因此，事业单位要想实现档案管理的信息化建设，首当其冲的就是要引进和培养专业的档案管理人才，为我国事业单位档案管理工作的顺利进行提供人才支持。
　　（三）我国事业单位档案管理信息化程度不足。现如今，在各个行业、各个领域，网络都得到了空前的普及，但是在我国事业单位档案管理方面，其网络化、信息化程度还远远不够，部分事业单位依然采用传统纸质的方式来管理重要档案，需要注意的是，纸质档案有诸多的缺陷，若遇到潮湿天气，纸质档案很容易被损坏，而且一旦破损，修复难度比较大，极容易造成重要档案、信息的流失。此外，纸质档案不利于信息的快速查找。因此，事业单位档案管理应该打破传统管理方式的束缚，推进档案管理信息化建设势在必行，一方面便于信息的查找和使用；另一方面也可以在一定程度上保障事业单位的档案信息安全。
　　二、事业单位档案管理信息化建设的优点
　　随着我国科学技术的飞速发展和进步，事业单位实现档案管理信息化建设的优势，是传统档案管理所无法媲美的。
　　（一）有利于永久保存档案信息。纸质档案一旦遇到潮湿天气，会破损、发霉，不利于管理，很容易造成信息流失，在这种情况下提升事业单位档案管理的信息化建设进程，可以在电子磁盘中储存档案或备份档案，一方面起到了节省存储空间的作用；另一方面免除了纸质档案受天气影响的弊端，实现了档案信息的永久保存。
　　（二）有利于更便捷地查找档案信息。传统档案管理，不仅工作量较大，而且其所涉及到的查询程序也比较繁琐、比较复杂，实现事业单位档案信息化建设之后，可以根据关键词搜索出相关的档案信息，簡化档案信息的查询程序，节约人力物力，并且不会影响其他档案管理工作的有序进行。此外，提高事业单位档案管理的信息化程度，可以极大地降低其受外界环境影响的程度，任何时间、任何地点都可以查询档案信息。
　　三、提升事业单位档案信息化建设的方法策略
　　（一）事业单位领导务必要重视档案管理的信息化建设。事业单位领导务必要重视档案管理信息化建设工作的重要性，并将其作为重点内容来抓。首先，选择一个相对隐蔽、安全的地方作为档案管理的办公室，并加固门窗、房门等，这样在外部环境方面就增强了档案管理信息的安全程度。其次，指派专门的人负责档案管理，未经允许任何人不得私自进入档案管理办公室，经领导批准方可进入，并要做好相关登记。最后，针对档案管理工作人员，要开展定期的培训工作，提高他们的业务技能和综合素养，使其更好地适应档案管理工作的岗位需求。
　　（二）将传统档案管理与档案管理信息化相结合。我国部分事业单位依然选择传统的档案管理方法来进行一系列的档案管理工作，这部分单位想一夜之间完成档案管理工作的信息化建设，显然不切实际，因此，应该根据实际情况将传统档案管理与档案管理信息化进行有效结合，有步骤、有层次地推进档案管理的信息化建设。此外，事业单位在推进档案管理信息化建设的过程中，应该要注意更新其管理手段、丰富管理人员的知识储备，根据实际情况选择合适的档案管理信息化方法，从而有效推进档案管理信息化建设顺利进行。
　　（三）建立健全档案管理制度。正所谓无规矩不成方圆，要想档案管理信息化建设工作顺利进行，就需要制定切实可行的档案管理制度。事业单位立足于本单位的实际情况制定合理的档案管理制度，并充分发挥其对档案管理工作的指导作用，可以将档案管理信息化的内容作为一个指标，为员工的职称评定、绩效考核、责任追究等提供依据，这样就将员工工作的积极性和主动性充分调动起来，在对待档案管理工作时也更有耐心，更认真，为顺利实施档案管理的信息化建设奠定良好的基础。
　　（四）促进档案信息资源建设，加快档案信息化基础设施建设。加快档案信息化技术设施建设的重要内容就是实现档案馆的数字化。在事业单位开展档案管理信息化建设的过程中，充分有效地利用网络技术、计算机技术，可以在一定程度上提高其档案管理信息化水平。此外，档案管理部门应该针对电子档案，制定合理的管理办法，为档案管理工作打造实施平台。同时，部分档案，如录音档案、视频档案，可以进行数字化处理和存储，推进建设档案信息资源的进程。
　　四、结语
　　总之，事业单位的档案管理工作至关重要，其与领导决策、事业单位人才培养、人才考核等有着密切的关系，只有不断地推进事业单位档案管理的信息化建设，才能够满足员工的物质需求，同时创造更多的社会财富，为促进我国社会经济的发展奠定良好的基础。
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