办公室文秘工作效率提高策略分析
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【摘要】在事业单位内部，办公室作为单位的综合协调部门，在单位中发挥着十分重要的作用。办公室文秘需要对单位内部各类繁杂的工作进行处理，所以提高办公室文秘工作效率对于充分发挥办公室工作职能是非常重要的。本文介绍了办公室文秘工作的重要意义，并对文秘工作应当遵循的基本原则进行了介绍，最后提出了提升办公室文秘工作效率的建议。
【关键词】办公室；文秘工作；效率；策略
一、办公室文秘工作效率提高的重要意义及遵循的原则
在事业单位内部，办公室是一个综合协调部门，是单位的行政管理中枢，向下传达领导的重要指示和任务布置，向上汇报单位内部各项工作的开展情况，在工作的过程中需要完成很多工作任务。与此同时，办公室还是对外的一个窗口，与外界进行信息沟通交流的平台，对外展示单位的形象。办公室工作主要通过文秘来完成，所以办公室文秘工作是否具有效率是决定办公室工作能够有效开展的关键，这就要求必须提高办公室文秘工作的效率。
在具体的工作实践中，办公室文秘工作的开展需要遵循以下工作原则：首先，必须遵守单位的各项制度和规范，文秘工作人员应当严格要求自己，始终保持严谨的工作态度，认真遵守单位的规章制度，确保各项工作顺利完成。其次，必须努力提升综合素质，办公室文秘工作比较繁杂，需要文秘工作人员具备一定的理论基础与工作能力，这就要求办公室工作人员必须加强理论学习，提高工作的能力，为更好地开展办公室文秘工作奠定坚实的基础。最后，必须服从上级的安排，认真对待上级的决策部署，尊重领导人的意见，认真贯彻落实单位领导交办的事项。
二、提高办公室文秘工作效率的策略
鉴于办公室文秘工作对于单位具有十分重要的意义，因此有必要对如何提高办公室文秘工作的效率进行研究，在下面的讨论中，笔者将围绕如何提高办公室文秘工作的效率进行论述。
（一）加强对办公室文秘人员的职业培训。作为单位办公室的文秘工作人員，必须具备相应的知识储备和专业能力，重视对于与单位发展具有紧密联系的知识的学习，不断提高自身的知识储备与认知能力，只有这样才能更有效地开展办公室文秘工作。单位办公室应当定期组织针对办公室文秘工作人员的培训，例如培训学习国家新的大政方针政策、出台的新的法律法规、单位内部系统的有关规定、业务知识以及新的工作方法等内容，让单位办公室文秘人员可以始终紧跟社会发展的步伐，走在时代发展的前列，用新的知识、新的方法开展文秘工作；还应当加强对于办公室文秘工作人员职业精神的教育，使他们树立服务意识与奉献精神，并用具体的实际行动服务于单位的各项工作，为单位的发展作出更大的贡献。
（二）建立科学的单位晋升考核制度。对于一个单位来说，建立科学的晋升考核制度有利于激发单位工作人员的积极性，督促单位工作人员认真开展工作，提高工作的效率，所以必须建立和完善单位的晋升考核制度。具体可以以半年或者一年为周期，对单位办公室文秘工作人员完成工作任务的情况、创新工作方式方法情况、与他人和谐相处情况、有无违反单位制度情况等进行考核，由单位领导与办公室工作人员共同推选表现优秀的文秘工作人员，然后针对推选出的工作人员进行全面的考察和了解，对于确实具备较强工作能力，且综合素质较高的文秘工作人员，将其纳入到单位重点提拔人员信息库中，作为下一步提拔的重要参考依据。从单位的角度来看，应当在实践中不断完善这一晋升考核制度，对工作人员的考核真正做到客观公正，使那些表现优异的文秘工作人员能够真正脱颖而出，为单位的发展作出更大的贡献。
（三）设置合理的单位奖惩机制。除了加强对办公室文秘工作人员的培训与建立科学的单位考核制度之外，还应当进一步设置合理的单位奖惩机制，以此促进单位办公室文秘工作效率的提升。奖惩机制的设置是基于经济学中＂经济人＂的假设，其具体的原理是这样的：利益的引导是人们行为的主要动力，缺乏利益或者利益设置不合理人们就会缺乏工作的积极性，而增加利益则可以激发人们的工作积极性。在一个单位中，由于工作人员的综合素质存在差异，必然会有不同的工作表现，如果对于工作表现优异与工作表现差的工作人员给予相同的待遇，显然是不公平、不合理的，所以必须通过设置奖惩机制鼓励先进，督促后进。例如对那些在工作中表现积极的工作人员给予待遇上的优待，或者在年底评优树先时给予表彰等；对于那些在工作中表现不积极，奉献精神较差的工作人员则给予岗位调整等处理。合理的奖惩机制有利于激发单位工作人员的主动性、积极性，提高单位的工作活力和工作效率。
三、结语
办公室是单位的综合协调部门，同时也是单位行政管理的中枢，提高办公室文秘工作的效率是单位实现有序发展的必然选择，也是时代发展的必然要求，对于单位的发展具有十分重要的现实意义。本文对提高办公室文秘工作的重要意义以及应当遵循的基本原则进行了介绍，并从加强职业技能培训、建立晋升考核制度、设置奖惩机制三个方面提出了提升办公室文秘工作效率的建议。
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