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提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析


  【摘要】文秘工作的质量和水平在很大程度上影响着办公的效率与质量。本文从提高办公室文秘工作质量和水平的重要性及原则、专业素养以及重要策略3个方面进行了探讨。
  【关键词】办公室文秘;工作质量与水平;策略
  在很多企业、机构中,办公室处在中心地位,其承担的工作不仅种类多,而且数量非常大。办公室工作不但要严格遵守上级的命令与要求,还应当对下层工作人员的情况进行全面的了解。在政府、企业内部承担着事物处理的工作人员,还要具备良好的沟通能力与调节能力。就文秘工作人员来说,他们应当确保工作的质量与水平,才能促进所在企业单位的稳定运行与发展。
  一、提高办公室文秘工作质量和水平的重要性及原则
  (一)重要性。在企业中,办公室是管理、行政工作的主要场所,承担着各种行政管理工作,工作量非常大,不断要向上级汇报各项工作的开展情况,还要向下级明确、及时地传达上级的命令与任务,要做好每一个细节的工作。此外,办公室不但要协调好企业中各项工作、工作人员之间的关系,对外还要做好沟通交流与经济交易等工作。所以,文秘工作人员工作的质量、水平与企业内部管理工作密切相关,企业应当高度重视文秘工作质量、水平的提高。
  (二)原则。在企业、政府中,文秘是十分重要的工作,文秘工作人员应当严格遵守所在单位规定的工作原则,通常的原则有:1.严格执行上级的命令,保持上下级间良好的沟通,协调好上下级之间的关系,促进企业的有序运营。2.努力提高自身的专业能力与职业素养,根据实际情况对办公室工作进行有效的安排,进而提升办公的质量与效率。3.严格遵守职业道德规范,面对复杂、繁重的办公室工作,应当时刻保持认真、耐心的态度,根据单位内部规定的办事制度开展工作。
  二、办公室文秘需要提高的专业素养
  (一)严格遵守公司的制度。身为一名办公室文秘人员,其最基本的职业道德就是应当严格遵守公司内部的相关制度。尽管文秘工作非常繁重,但是一定不能迟到、早退。文秘工作人员应当尽量提前到办公室,为自己当天的工作做好规划,提高对工作的把握,如果是匆忙赶到办公室,而领导已经完成了任务的布置,这样就会使得自己工作时手忙脚乱,进而导致工作中发生失误,进而影响了办公室整体的办公效率与质量。此外,文秘还应当充分利用琐碎的时间,对手中的文件资料进行整理。
  (二)做到以大局为重。身为一名文秘工作人员,应当时刻以大局为重,以公司利益为中心开展工作,凡事应当站在公司大局角度上进行考虑,不但要承受巨大的工作压力,还要能够忍受委屈,用于面对挫折,一定不能假公济私。
  (三)提高办事效能。效能是评估办公的最终标准,倘若一名办公室文秘一天中做了大量的工作,但是却没有办好,就可以说没有办事效能。效能注重的是质量。
  1.办公时应当时刻保持着积极性与热情。文秘具有较高的工作激情,可以促进工作的有效开展,做事不用心,质量自然会降低。例如文秘人员接到帮助领导撰写发言稿的任务,如果文秘具有较高的文字功底,自然可以快速完成;但是,如果没有相应经验,很有可能使得发言稿不符合演讲时的要求或者情境。所以,应当注重写作质量,不要盲目下笔,提前做好准备,并理清领导的要求,不能盲目热情。2.对自身知识进行不断地更新,以便更好地解决问题。在企事业单位发展过程中,其经营思想也在不断更新,文秘人员也应当时刻关注最新的发展动向、新政策,及时了解办公方式的变化、对文秘的新要求,以便更加有效地解决问题。
  (四)提高办事效率。1.做好与上级的沟通。文秘工作人员应当能够及时落实领导的命令,但是也应当具备活跃的思维与主见,对于职责范围内的事情理应全盘接受,具有更好建议或者问题的应当及时与领导沟通,尽量避免工作中的失误。2.应当有计划地开展工作。文秘工作人员每天都有新任务,这些任务大多数比较复杂,并且具有很强的时效性,有时还会有突发工作,不能发生重复、遗漏的问题。所以,办公室文秘应当具有超前意识,根据所在单位的实际情况与工作经验,尽量考虑到有哪些工作需要及时完成,进而有计划、有条理地展开工作,以提高办公质量与水平。
  三、提高办公室文秘工作质量与水平的重要策略
  (一)建立完善的奖惩制度。就办公室工作而言,做到赏罚分明能够在很大程度上激发办公室工作人员的积极主动性,特别是文秘工作人员。这是由于完善的奖励制度可以培养员工的竞争意识,促进文秘人员对工作的追求更高,进而有效提高自己的工作能力与工作效率。惩罚制度具有警告的作用,可以促进工作人员的自我完善。完善的奖惩制度应当根据工作人员办公的效率、效能来对其进行评估。在制定奖罚制度时,应当尽可能地保证制度的合理性、科学性,制定完成后应当对其进行重复的测评。
  (二)充分激发文秘的创新意识。创新是一个国家、一个企业兴旺发达的重要动力。很多人认为办公室文秘工作的灵活性很低,只要按部就班完成工作即可。但是,实际上文秘工作也需要在行为上、思想上对其进行创新。就办公室文秘来说,为了淘汰低效率的办公模式与方法,必须对其进行创新,寻找出先进、高效的办公方法与模式,进而有效提高整个办公室工作的效率与质量。要想激发办公室文秘的创新意识,主要的措施有:1.积极鼓励文秘工作人员在办公行为、意识进行大胆的创新,做好上下级之间的沟通,形成良好的创新环境;2.领导者应当充分发挥自己的带头作用,具有前瞻意识,想方设法地在办公室工作中融入创新理念,以便启发文秘工作人员。
  (三)加强技能培训。一般情况下,文秘工作难度有高有低,因此对文秘人员的专业水平有着很高的要求。企业、机关应当合理提供部分资金来加强文秘工作人员的专业培训。随着科学技术、知识理念的不断更新,身为文秘工作人员,也应当对自己的思想、专业技能进行及时的更新,为提高办公的效率与质量提供有力的保障。
  (四)加强理论知识的学习。实践是需要理论来指导的,所以,文秘人员加强理论知识的学习是必要的,主要的措施有:1.文秘人员应当积极学习政府新出台的各种法律法规,了解国家动向,把握整体价值观,这一点对事业单位、政府部门中的文秘工作人员来说更加重要。2.文秘人员应当学习所在單位的各项政策,特别是文化相关的政策,以单位的精神理念、核心价值观为向导,充分发扬集体精神。
  (五)合理规划文秘工作人员的数量。文秘工作种类繁多,工作量非常大,倘若文秘人员比较少,可能很难完成规定的任务;倘若人员较多,可能会发生推脱现象,进而使得办公效率低下,也不能充分发挥人才应有的作用,造成了人力资源极大浪费。因此,应当合理评估办公室工作,以便对文秘数量进行合理的规划,将文秘数量维持在较合理的水平。
  四、结语
  在行政管理工作中,办公室是主要的办公场所,其工作的重点就是提高文秘工作人员的办公质量与效率。本文提出了几点提高文秘工作水平的策略,包括建立完善的奖惩制度、充分激发文秘的创新意识、加强技能培训等等,希望对办公室工作质量的提高有所帮助。
  【参考文献】
  [1]李菲.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].经营管理者,2012(07):214.
  [2]陈斓.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].办公室业务,2014(07):1.
  [3]邱春华,朱碧云,郭鑫.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].化工管理,2015(35):90.
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