高校档案管理工作中存在的问题及强化措施

　　【摘要】档案管理是高校进行日常管理以及教学研究的重要保障，是对高校行政管理和教学管理过程中各项具有价值资料的收集和整理，通过对档案资料的开发和利用，能够为高校教育工作的高效开展提供有利的依据。在现代信息技术高速发展的形势下，高校档案管理方式不断创新，但在部分环节仍然存在一定的问题，对档案管理工作的发展产生了一定的影响。文章对高校档案管理工作中存在的问题进行了分析，进而提出了强化措施，对于促进高校档案管理工作的发展具有重要的意义。
　　【关键词】高校；档案管理；问题；强化措施
　　档案管理工作的开展对高校的管理以及教学水平的提升具有重要的作用，在信息化时代，各个高校的档案管理工作已经逐渐实现了档案信息化建设，有效提高了档案信息资源的收集和传递。通过信息共享平台的创建，加深了对档案信息资源的开发和利用，有助于更深層次地挖掘档案资源的利用价值。在新的时代背景下，高校的档案管理工作无论是在思想意识上还是管理方式上都有了新的转变，工作效率有所提升，管理体系更加规范，为促进高校的发展创造了有利的条件。由于受到资金、技术、思维方式等各种因素的影响，部分高校在档案管理工作中还有待提升，为适应社会的发展形势，还需要不断努力和完善，进一步推动高校档案管理工作的发展。
　　一、加强高校档案管理的必要性
　　高校档案管理的内容比较复杂，涉及范围较广，所以工作量较大，为了保证档案管理的工作效率和质量，还需要紧跟时代的发展潮流，创新管理理念和方法，促进档案管理工作的改革。为了充分发挥高校档案管理的价值功能，需要采取科学合理的方式方法，推动档案管理的工作进程。在新的时代背景下，信息技术已经广泛应用于各个领域，高校档案管理工作进行信息化建设是时代发展的必然趋势，同时也满足了高校管理工作的正常开展。所以应该对档案管理工作进行统一管理，充分发挥信息技术的优势，创建信息共享平台，通过网络就能够进行档案信息资源的收集、分类、整理和汇总工作，不仅能够有效提高档案管理的工作效率，同时还能够加强档案管理部门与其他各个部门之间的联系和沟通，为档案管理工作的高效开展创造良好的平台。
　　二、当前高校档案管理中存在的问题
　　（一）对档案管理工作重视度不够。由于档案管理工作不直接与教学挂钩，所以在部分高校中对档案管理工作的重视程度不高，相对于其他工作而言缺乏一定的特色，所以直接影响到高校档案管理工作的进展。由于重视程度受限，所以在人员配置方面不够健全，有些高校甚至存在兼职档案管理人员的现象，缺乏完善的管理体系，只能保证档案管理基本工作的开展，而无法进一步发挥档案管理的内在价值。
　　（二）缺乏健全的档案管理体系。高校档案管理工作是一项繁琐的工作，涉及范围广，管理内容比较琐碎，在缺乏健全的管理规范的情况下，直接影响到档案管理的工作效率和质量。体系不健全，流程不规范，职责分工不明确，制度不科学，这些是部分高校在档案管理工作中存在的问题，致使档案管理工作只是对各种基本信息的收集和保存，且安全性无法保障。这些问题的存在会导致档案信息资源收集不完整，保存不规范，对后期的档案信息化建设工作会产生一定的障碍。
　　（三）档案信息化程度较低。档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势，也是提高档案管理效率和质量的重要方式。但是在部分高校的档案管理工作中，由于受到资金、技术以及理念的限制，无法实现信息化建设，信息化程度较低，仍然采用纸质档案的管理方式，直接影响到档案管理水平的提升。档案管理工作的管理理念和综合素质是影响信息化建设的重要因素，同时也会对高校教学工作的开展产生一定的影响。
　　三、提高高校档案管理质量的具体措施
　　（一）创新档案管理工作理念。在档案管理工作中，需要深入挖掘有效信息，从而使档案更好地服务于高校的建设和发展。这也使得高校档案管理工作对档案管理人员的技术性和专业性提出较高的要求。因此需要高校管理者及时转变观念，对档案管理工作的重要性有一个深入的认识，充分重视高校档案管理工作，加大对档案工作的资金投入，有效推动高校档案信息化建设。同时还要引导档案管理人员树立良好的服务意识，加快档案管理工作方式的转变，鼓励其在工作中不断进行创新，努力提高档案服务效果，促进档案管理工作网络化和社会化的发展，更好地满足学校和社会发展过程中对档案信息的需求。
　　（二）创新机制，完善制度。高校档案管理工作不仅要与时代发展相符合，而且还要与高校发展步伐保持一致。因此在当前新形势下，高校档案管理工作中需要进一步完善管理机制，改革落后的管理方式，建立量化管理标准，完善各种制度，提高档案管理人员工作的积极性。在对各项制度进行完善过程中，还要与时代发展要求及特点相适应，根据各种新问题和新情况来对档案管理内容进行及时补充，确保档案管理工作的有效性和实用性。
　　（三）加快高校档案的信息化建设。在高校档案管理的过程中，传统的档案管理方法，容易耗费大量的人力和物力，同时也容易增加档案信息分析与整理的差错性，难以提升档案管理的质量。因此，为构建档案管理的质量保障体系，（下转第152页）
　　（上接第145页）必须注重档案管理的信息化进程，有效推动档案管理的数据库建设。在高校档案管理的信息化建设工作中，需要确保充足的资金，同时还要构建完善的人才培训及引进制度，推动高校档案管理工作的高效与规范。高校档案信息化或数字库建设，需要专业人才来针对档案管理系统进行维护与管理。因此，高校必须加强档案管理人才的培养，加强培训力度，同时引入计算机专业的高素质人才，整体提升高校档案管理的质量。另外，还要加强高校档案管理的检索及标注。档案信息化建设的过程中，应该对以往的纸质档案进行电子录入，同时完善档案的目录及检索功能，以便于档案的及时取阅。此外，为了强化档案的安全性，应该在检索及调阅的过程中，设置电子密令。
　　（四）深入挖掘档案信息。在高校档案管理工作中，通过深入挖掘档案信息，不仅有利于提高档案管理的质量，而且有利于促进档案信息的开发利用。这就需要在档案管理实际工作中，要做好档案信息的分类和规划工作，针对档案的具体内容和性质来对档案种类进行划分，为人们调阅和查找档案提供更多的便利条件，有效提高档案的利用效率。同时在当前高校档案管理工作还要重视档案信息的修复和补充工作。在对一些档案进行整理过程中，对于存在破损及残缺的内容及时进行补充，然后再录入档案管理系统，确保档案内容的完整性。另外，还要加快档案资源体系的构建，使档案信息资源能够有效地实现全校科研和教学的全面覆盖，提高档案信息资源的有效利用，使其更好地服务于全校的师生。
　　四、结束语
　　高校档案管理工作作为高校最基础的一项管理工作，其档案包括的内容较多，因此需要重视高校档案管理工作，加快对高校档案管理理念和管理方式进行创新，进一步完善高校档案管理制度，全面提高高校档案管理工作的效率和质量，实现高校档案的有效利用。
　　【参考文献】
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