对高校学业预警管理档案建设的思考
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王欣 王瑞娜
【摘要】学业预警机制是高校教学管理中的新模式，对于促进高校教学质量发展起着积极的作用。学业预警管理档案对于完善学业预警体系，规范学业预警工作，提高高校人才培养质量提供了重要的保障。
【关键词】学业预警；档案；档案管理
目前全国高校基本上都实行了学分制培养方案，要求学生必须在规定的年限内取得规定的学分，才能毕业。许多高校每学期或每学年都会统计规定期限内学分修读情况，未修够学分比例若达到预警规定，学校会提出学业预警。也就是通过预先发出警报，便于预警主体做出相应的对策性决定。学业预警机制是指高校在学生学业管理工作中，及早发现和识别学生潜在的和现实的学业问题并向其本人和家长告知，警示可能发生的不良后果，通过学校—学生—家长三方之间的沟通与协作，根据学生的实际情况采取相应措施，帮助学生提高学习成绩，顺利完成学业的一种管理制度。预警机制可以看作是一种信息沟通和危机干预机制，为进一步提升人才培养质量，提高整体教学管理水平起着积极的作用。学业预警体系包含三个模块：学业预警、学业援助、学业预警档案建设。
一、学业预警
（一）学业预警时间和预警对象。学业预警应该分为事前干预和事后预警。事前学业预警是常抓不懈的工作，班主任和任课老师需要在平时工作中及时关注学生学习状态，给予学习困难同学关心和帮助，借助各方力量对其学习状态进行提前干预，比如同一寝室的同学互相督促，指定专人辅导，监督经常旷课学生的课堂出勤情况，及时进行谈话教育。从日常的教学工作中真正体现高校教育＂以生为本＂的教育理念。事后预警，也就是在每学期或每学年考试结束后，对当学期或当学年学生所获得学分进行统计，如达不到所规定的最低要求，给予预警。所以，可以看出，事前干预的对象可以是全体学生，而事后预警的对象是个别学生或者学业困难学生。
（二）确定预警等级。对于学业成绩不达标的学生，传统的处理方式是在期末考试结束后，对学生的考试成绩及学分获得情况进行统计，准确地统计出学业预警范围学生的信息，提供给学院学生工作办公室。由班主任或辅导员将《学生学业预警通知单》以适当的形式交给学生家长，帮助家长了解孩子在校的学习情况，通过家长的配合做好教育工作。这种程度的预警视为黄色预警。每学期开学补考后，再次汇总统计学生前一学年或学期所获得学分情况，如还低于学校规定的比例，则进入学业预警红色等级，可视情况邀请家长到学校面谈，对于学生下一步学业发展进行规划和商谈，从为学生未来学业发展、职业生涯发展着想的视角认真处理学业预警的后果。
（三）学业预警沟通机制。学生学业预警机制工作的环节多、工作量大、战线长、涉及人员多、既包括学生本人，又涉及到学院领导、任课老师、班主任、学生管理部门、教学管理部门等等，因此对于预警信息的沟通交流，應采取多种信息渠道来进行，沟通渠道是否畅通、沟通方式是否妥当都影响到沟通的效果和预警的意义。沟通方式可以丰富一些，可利用面谈、电子邮件和电话等传统方式；也可用微信、QQ群等网络聊天工具和交流平台进行多维度、多手段的沟通交流；还可以经常关注学生的微信群等的使用，及时了解学生的思想动态。同时还要考虑学生的个性差异，采取合适的沟通方式，才能取得学生的信任。在跟家长交流时，要考虑家长的心情和接受程度，与家长了解学生以往的学习风格和学习习惯等，希望家长给予学生支持，而不是给予压力和批评，寻求家长的配合共同帮助学生。在与受预警学生进行学业预警谈话，一般情况下，最好进行个别谈话，要尊重学生的个性和能力差异，应本着关爱学生、理解学生的真诚态度交谈，了解学生对于学习的真实心理，帮学生查找问题和原因，要给受到红色预警的学生指出学业预警的可能后果，并有针对性地帮助其制订下一步学习计划，树立新的学习目标。这是学业预警最重要的环节，是学业预警能否取得实效的关键。另外，还需要班主任与任课老师沟通，了解学生对课程的认识、接受程度，对学习的态度，了解其学业出现问题的真正原因。多方位的良性沟通可以形成学生、家庭、学校间积极互动的良好局面。
二、学业援助帮扶计划
在全方位沟通的基础上，班主任或辅导员业已了解受预警学生的整体学习状态和影响因素，然后制定帮扶计划进行学业援助，这是关键所在。学业预警与帮扶体系涉及到学院、辅导员或班主任、任课教师、家长以及心理中心、学习援助中心等多方的密切配合，需要构建一个领导有力、执行有效的组织系统。学院内部，应成立学业预警与援助小组，根据学院的具体情况，由分管院长负责，以教学管理人员、学生辅导员、班主任、任课教师为成员，有心理咨询老师、班级学生干部、家长等参与其中，制定《**学院学生学业预警与学业援助实施方案》，指导学业援助工作的顺利执行。
（一）心理援助。学生的学业发展与心理发展密切相关，身心健康是进行社会活动的保障。心理学的实践意义在于揭示心理现象的规律，并帮助人们运用心理规律，去指导、预测以及控制人的行为。运用心理学理论和方法，可以帮助解决学生的学习和行为问题，科学学习，有助于提高学习效率。因此可以立足于学生的学习本质，将心理学的理论应用于学业预警机制，用科学的思维方式、记忆方法、学习策略、学习技巧等指导学生学习过程，提高学习成绩。而学业预警学生更需要心理学理论的指导，明确学习目的，增强其学习的主动性和能动性。此外对于有心理障碍或其他心理问题的预警学生，应及时与学校心理咨询中心联系，由专职心理辅导员进行心理咨询与心理疏导，帮助他们正确认识自己，调适个人心理，积极面对自己的学习问题。
（二）学业帮扶。预警是要帮助学生及时认识自己的学习问题，找出原因，及早采取措施纠正偏差，降低不能顺利毕业的风险。因此，采取有针对性的学业帮扶措施，是学生学业预警工作的重要组成部分。首先，班里应组成帮扶对子，学习优秀的学生对其进行学业上的辅导，还包括监督其上课情况，规范其学习习惯。其次，任课教师需加强预警学生的重修辅导，促使学生掌握课程知识。学业预警机制的成效取决于预警学生的主观能动性，教师要激发学生的学习动力，从而提高预警学生的成功转化率。
三、建立预警管理档案体系
为了将学业预警和学业援助工作落到实处，实际工作当中产生了很多材料，是学业预警和学业帮扶过程实际工作的体现，这些材料跟踪记录了学校、家长和学生本人在这一管理活动中的参与程度、动态变化和学生学业成绩的转化。应该说，建立学业预警工作档案，是对教学管理档案和学生管理工作档案体系的完善，利用好学生学业预警档案对于促进教学质量发展也有积极意义。
（一）建立学业预警和学业援助手册。为了更好地完善预警工作机制，各二级学院应建立预警学生动态的、持续的档案资料库，全方位收集相关材料并汇总成册，这些材料包括：《**专业培养方案》《**学院学生学业预警与学业援助实施方案》、学生学业成绩单、学生学业预警通知书（含回执）、學业预警谈话记录、学业预警帮扶协议书、学业援助帮扶谈话记录、受预警学生学业改进计划、受预警学生学业状况与帮扶情况记录（含课程、任课老师、帮扶次数、帮扶时间、帮扶内容、重修成绩等信息）等等。这些一手的资料可以为规范学业预警工作、督促班主任持续跟踪预警学生的日常学习、加强与家长的长效沟通、跟进和促进预警学生的学业转化提供支持。该档案材料或使用活页填写后汇集起来，或成册印制后发放使用。学业预警和学业援助手册应设置不少于一个学期（学年）的内容，自学生第一次受学业预警时使用，主要是为了动态追踪预警学生的学业变化状况，分析存在的原因与障碍，创新学业辅导方法，总结学业预警工作中的问题，提高过程管理效率，改善预警学生学业援助的质量。另外对于那些不能顺利毕业的结业生，也要进入预警学生档案库，以便在未来的弹性学年内结业生能按时回到学校参加重修完成学业。通过档案库的建立，能很好地总结和反思目前的预警工作还存在哪些不足，以便及时总结经验和完善相关管理制度，为今后的预警工作取得更好的效果奠定良好基础。
（二）学业预警档案信息化管理。许多高校学生预警档案信息多是手工填录，档案材料多为纸质载体，还是不能实现预警的终极目的——控制和预防。随着大数据时代的到来，利用信息技术对数据进行管理和处理，获得有价值的信息，是形势所趋。对于学业预警工作来讲，预警档案的形成非常重要。建立学校预警学生数据库，是高等学校教学管理档案信息化建设的提升。通过数据库的建立，可以对学生学业预警学习状况作数据分析，进而分析受预警学生心理与行为特点，对其未来学业发展走向做预测，帮助班主任或任课老师提前做好学业干预，对受预警学生本人再次预警，以及对其他学生学业不良情况的发生予以控制。目前，高等学校都已经建立教务管理系统，可以利用教务管理系统建设学业预警数据库。在教务管理系统中增加学业预警模块，以每一学期为单位，在系统中设置达到预警条件的学分比例，如每学期获得学分占该学期应修学分的1/2时，即自动进入预警学生数据库，学生可以在预警模块查询自己不及格课程的学分数、未取得学分的课程名称、已获得学分数、应修读学分数等，学生进行补考和重修的成绩也将进入该数据库。另外在学生个人系统界面显示预警状态（＂学业预警中＂或＂预警结束＂），既保密又起到了警示作用。除了预警学生可以自查外，学院主管领导、教学秘书、班主任也可通过此系统查询到历次学业预警学生的名单以及预警的具体信息，也可以从经年的数据评估预警学生不及格课程的设置是否合理等情况，作为教师调整教学方法或创新教学思维的参考。此外，许多高等学校已开发教务管理APP等信息服务软件，方便师生在手机上进行查询等活动，可以尝试在学生查询权限中添加学业预警信息查询。
学业预警机制是通过建立学校、学生、家长三位一体共同协作的方式，提高大学生学业水平的管理机制，是高等学校进行人性化管理的重要体现。未来，教育工作者们还需继续探索和创新学业预警机制信息化管理方式，建立完备的学业预警数据库，完善高校学生学业预警体系。
【参考文献】
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[2]何奎.学分制下大学生学业预警机制构建研究[J].湖北成人教育学院学报，2017（5）.