乡镇私营企业档案管理存在的问题及对策

　　【摘要】档案管理是企业管理工作的重要组成之一，关乎企业运营质量和生产效益。本文以乡镇私营企业作为研究对象，探究其档案管理存在的问题，并针对存在的问题提出相应的对策。
　　【关键词】乡镇私营企业；档案管理；问题；对策
　　乡镇私营企业在开展各项生产经营管理活动的过程中，不可避免会产生各种原始记录材料，这些原始记录材料形成了乡镇私营企业档案。这些档案对乡镇私营企业今后的各项生产经营管理工作有着极其重要的利用和参考价值。但乡镇私营企业由于受诸多因素的制约，导致其档案管理还存在诸多问题，这些存在的问题阻碍了乡镇私营企业档案发挥应有的作用。
　　一、乡镇私营企业档案管理存在的问题
　　（一）管理意识淡薄。由于大多数乡镇私营企业将经济效益作为企业追求的最大目标，所以存在重生产、轻档案的现象。他们片面地认为档案管理工作不仅无法直接创造任何经济效益，而且也无法直接完成某项指标，因此没有重视档案管理工作的重要性，没有将档案管理工作上升到企业必须认真开展的位置。此外，乡镇私营企业的工作人员档案意识薄弱，没有主动做好相关资料的归档意识，只图自己使用方便，轻藏重用，导致档案归档率低，甚而对档案管理其他环节产生了负面影响。
　　（二）管理制度不健全。根据我国档案管理＂统一领导，分级管理＂这一原则，企业档案管理工作应当置于档案行政管理机构的领导下，做好本单位的档案管理工作。然而事实上，乡镇企业由于受自身管理体制的制约，无法有效贯彻落实国家在这方面的相关规定。档案行政管理机构对乡镇私营企业的档案管理工作也缺乏有效指导与监督，这些都导致乡镇私营企业的档案管理制度存在诸多缺陷，最终使得档案的收集、整理、归档、保管等环境无法严格按照企业档案管理制度予以按章执行，不仅影响了企业档案管理工作质量，同时由于许多重要档案信息的流失，从而给乡镇私营企业的经营管理带来诸多不利因素。
　　（三）基础设施不完备。前文已经提到乡镇私营企业由于档案管理意识不足，再加之受经济条件制约，因此许多乡镇私营企业将资金更多用于生产经营上，从而忽视了档案管理基础设施建设，导致档案管理基础设施不完备。具体表现在两个方面，一是档案保管基础设施不完备，无法切实履行档案保管＂八防＂措施，部分乡镇私营企业甚至没有专门的库房和档案柜来存放档案资料，由于保管不善，大大缩短了档案的寿命。二是档案信息化建设相关设备没有跟上，制约了档案信息化管理建设进程，无法有效提升档案管理效率和水平。
　　（四）人员素养偏低。受经济基础的制约，乡镇私营企业在人员配备方面也比较精简，一人身兼多职的情况在乡镇私营企业普遍存在。据调查，许多乡镇私营企业的档案管理工作通常情况下都是由行政办公室文员一人或二人兼管，很少有乡镇私营企业设立专职档案管理岗位。由于档案管理人员是普通文员兼职，缺乏档案管理专业素养，再加之身兼多职，因此很容易出现顾此失彼的情况，难以满足档案管理工作的需要。此外，乡镇私营企业对负责档案管理工作的人员的业务培养也缺乏重视，制约了档案管理人员专业素养的提升。
　　二、做好乡镇私营企业档案管理的对策
　　（一）转变档案管理观念。企业档案由于记载着一个企业的发展历史，生产经营相关重要信息以及技术图文资料，因此可以说对于任何企业而言，档案都是其主要活动记录和资产凭证，此外部分档案资料还是企业文化的主要载体。可以说，企业档案管理工作虽然不能够直接为企业创造经济价值，但是对于企业的内塑以及经营管理有着重要的促进作用，在间接帮助企业创造经济价值方面有着不可估量的作用。所以对于乡镇企业而言，应当转变过去那种不重视档案管理的理念，切实认识到档案管理对企业发展的重要意义，加大档案管理资金和人力投入，切实提升企业档案管理质量和水平。
　　（二）健全档案管理制度。针对前文所提到的档案归档问题以及档案资料在借阅、交接时常会发生丢失、损毁的情况。因此对于乡镇私营企业而言，除了转变档案管理观念外，还要对现有的档案管理制度予以完善，重新制定一套完整、健全的档案管理制度，加强档案管理制度的约束力度。在新的档案管理制度中，应当明确规定档案归档范围、档案利用、档案保管方法、档案保管期限等各个方面的内容，并且由行政办公室统一管理各个部门、各个门类、各种载体的档案，以便档案管理与企业生产管理业务同步考核、同步评价、同步发展。比如档案利用方面，应制定明确的档案借阅权限，只有达到相关权限级别的人员才能借阅相关档案，并且制定严格的档案资料借阅手续，规定借阅时间，以此来充分保证档案资料的安全性。针对违反档案管理制度相关规定的人员，必须依据相关制度进行处罚。
　　（三）加强基础设施建设。根据我国档案存放管理的有关规定，档案库房应单独建立，并且需要一定的空间，配以灭火器、去湿器、空调、专用保密电脑、专用打印机等设备，此外，库房门要进行防盗窃加固，做到库房、阅览室、办公室三室分开，这样有利于文件档案的保密。根据乡镇私营企业的工作需要，正确分类存放文件，准确判定保管期限，（下转第125页）（上接第123页）按照不同密级采取分盒存放的方式，杜绝混卷存放的现象。除此之外，由于档案工作的特殊性，乡镇私营企业应注意办公地点的选择，确保网络隔离保密电脑，保障企业商业机密的安全。信息化的档案管理工作离不开计算机设备的辅助，将计算机信息技术应用于日常的档案管理工作中可以改善传统的工作环境，提高档案管理者的工作效率。
　　（四）提升人员专业素养。要想实现档案管理的规范化、现代化，对于乡镇私营企业而言，提升档案管理人员专业素养尤为重要。针对乡镇私营企业档案管理人员兼任这一现实情况，专门设置档案管理岗位对于大多数乡镇私营企业而言并不现实，因此更应当注重档案管理人员专业素养的提升。首先，做好档案管理人员思想教育工作，提升档案管理人员职业道德素养，确保档案管理人员尽职尽责，努力做好各项档案管理工作，保持企业档案资源的安全与完整，实现企业档案资源的完整性、可靠性以及持续性。其次，积极通过多种途径加强档案管理人员专业技能方面的培训力度，落实相应的培训考核，确保培训起到应有效果，切实提升档案管理人员的专业素养。培训内容除了要包含档案管理专业知识培训外，还应当包含计算机信息技术培训等方面内容，增强档案管理人员信息化能力，从而更好地满足档案管理信息化建设需要。最后，档案管理人员自身也应当加强学习，提升自身信息综合分析能力，能够从海量的档案资源中提取到有用的数据或观点，从而为企业的经营决策提供准确依据，增强档案管理服务企业发展的广度和深度。
　　三、结语
　　在整个社会经济中，乡镇私营企业是其重要组成部分之一，有非常重要的地位和作用，在增加就业机会、优化经济结构、拉动民间投资、繁荣市场经济等多个方面发挥着极其重要的作用。所以对乡镇私营企业档案管理展开相应研究探讨具有重要的意义和作用，希望借本文的相关研究为乡镇私营企业的档案管理工作提供一定参考借鉴。
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