医院档案管理在办公自动化环境下的探讨
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【摘要】办公自动化系统的使用改变了文档的存储方式和档案管理的工作流程，医院档案管理自动化方便了信息在医院相关部门之间的共享和交流，提高了工作效率。由于办公自动化系统本身和医院管理方面缺乏统一的标准，所以医院档案管理制度需要进一步完善，以提高医院档案管理效果。
【关键词】医院档案管理；办公自动化
信息化时代，档案管理工作也呈现出自动化的特点，医院的档案管理采用自动化管理能够有效替代繁琐的人工操作，在办公自动化环境下进行医院管理能够有效改变传统档案管理过程中存在的问题，但是同时也存在安全隐患，需要格外注意。在办公自动化环境下进行医院档案管理需要提供一个安全可靠的网络环境、制定统一的档案管理标准，并且对档案管理工作人员进行专业知识的培训，提供其综合素养，以推动医院档案管理工作的顺利开展。
一、医院档案管理在办公自动化环境下的特点
（一）工作效率高。在办公自动化环境下进行医院档案管理，在科研、人事、病历等多方面都产生了重要的影响，采用办公自动化能够有效打破传统的人工操作存在的限制，提高工作人员的工作效率，使得档案管理工作更合理化，进行档案保存和检索利用也更加方便快捷。相对于传统的纸质档案资料的收集和整理来说，办公自动化环境使电子档案的归档和检索调用更加方便，有效提高了不同部门之间共享信息的工作效率。
（二）档案存储多样化。传统的档案管理多采用纸质档案管理的方式对档案材料进行保存，在办公自动化环境下进行医院的档案管理可以采用文本、图像、声音等多种形式来进行档案记录，拓展了档案的记录方式。办公自动化环境下的医院档案管理不仅减少了传统档案存储空间，而且有助于保持档案的完整性，有效延长档案的使用寿命。多种多样的信息形式丰富了档案内容，多样化的档案存储承载了更多的信息，能够为档案信息调用者带来更直观的认识。
（三）信息共享便捷。传统医院档案管理由于多部门进行档案管理，档案被分散在不同的部门之间，不容易保持档案的完整性。在办公自动化环境下进行医院档案管理，能够有效提高档案的利用效率，快速查阅档案信息，突破了档案管理的空间限制。在办公自动化环境下进行医院档案管理方便档案信息在不同部门之间的流动，便于进行档案的管理和使用。
二、医院档案管理在办公自动化环境下存在的问题
（一）档案保密性存在隐患。办公自动化环境下存在着多种网络安全风险，电子文件不具有特定的字迹和签名，档案在录入和保存过程中容易被复制和篡改，对医院档案管理产生了严重的威胁。医院的电子病历涉及到医院的医疗安全和患者的安全和隐私，在进行档案管理的过程中如果被泄露或者篡改，有可能产生重大的医疗事故，对于医院和患者双方都不利。
（二）对于档案管理人员提出了新要求。办公自动化环境下进行医院档案管理，由于档案形式多样，对于多种不同形式的档案材料进行归类整理对于档案管理人员是一种挑战。传统的档案管理人员缺乏系统的档案知识培训，在使用现代化的档案设备时存在一定的问题，单纯地拥有档案管理知识的人才已经无法满足办公自动化环境下医院档案管理对于人才的需求，医院档案管理需要既懂得现代档案管理知识又拥有熟练的计算机网络技术的复合型人才来进行现代化档案管理。
（三）档案管理缺乏统一标准。办公自动化环境下进行医院的档案管理，由于不同部门之间存在不同的管理方式，档案形式多种多样，对于档案进行统一整理存在一定的困难。办公自动化环境下将传统已归类档案进行数字化以方便检索和利用，需要制定统一的标准对原有档案和现行文件进行管理。
三、加强办公自动化环境下档案管理的策略
（一）加强医院档案管理信息化建设。加强医院档案管理信息化建设首先要为医院的办公自动化环境提供一个安全的网络空间，需要保护网络系统中的各个组成部分不受破坏、更改和泄露，能够为系统的正常运行提供联系的网络服务。医院的办公自动化要求医院的工作系统平台和患者个人病历信息都是安全的，因此加强医院的档案管理信息化建设和网络安全势在必行。
（二）完善医院档案管理人才队伍。重视对于档案法规和档案管理专业知识技能的培训，开展医院档案管理经验交流，提高医院档案管理人员的综合素质和专业技能。医院档案管理是一项系统的工程，建立相应的考核制度能够有效激发档案管理工作人员的工作积极性，促进其树立积极的工作态度，推动医院档案管理工作的全面落实。
（三）制定科学的医院档案管理标准。开展标准化的管理需要结合医院档案管理的实际特点进行，对于归档材料进行认真的识别，确保档案信息的价值。医院档案管理制度要明确，同时对于不符合实际情况和无法满足时代发展需要的规定需要及时进行修改和完善，以确保医院档案管理工作人员的职责明确，使得档案管理工作能够按照统一标准进行规范化管理。制定科学的医院档案管理标准能够保证不同管理部门之间进行交流沟通的便利性，便于不同部门档案管理工作按照统一标准进行归类整理，方便信息的交流共享。
四、结语
医院档案管理信息化发展是大势所趋，医院应该加强网络安全管理，完善医院档案管理系统建设，制定科学合理的档案管理标准，提高医院档案管理水平，以便于为医院的发展更好地服务。
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