浅析信息时代下电子档案管理的应用
⇨⇦
【摘要】电子档案的飞速发展，对于传统档案产生了巨大的冲击，相应的传统档案的管理方式也不再完全适用于电子档案管理，那么在电子档案的管理过程中，当然不可避免地存在着很多问题。因此加强对电子档案管理的研究，是推进我国电子档案管理进程的必要措施。本文首先从电子档案管理应用存在的问题进行探讨分析，然后阐述了电子档案与传统档案相比的优越性，最后对如何做好电子档案的应用提出了相应措施。
【关键词】信息时代；电子档案；管理；应用
一、电子档案管理应用现状及问题
电子档案是指能够由计算机直接进行处理保存的政府和企业形成的具有价值的文献资料，它不同于传统的纸质文档，其储存介质是硬盘、优盘和磁盘等。这也就要求不同于传统纸质文档的管理方式。电子文档的管理人员必须对电子文档有深刻的认识，才能更好地完成电子文档管理作业。
电子文档是信息时代的产物，是近几年随着信息技术的发展所兴起的，所以相应的管理方法和政策还不尽完善。而更好地进行电子档案管理工作的重要前提就是能够清楚的对当前电子档案管理工作所存在的问题有清楚的认知，并在此基础上提出相应的解决方案。笔者通过研读文献及进行调研，归纳出电子档案管理主要存在以下几点问题：
（一）电子档案管理规章制度的落后。由于电子文档在近几年刚刚兴起，所以相对应的制度和法律并不完善。这就造成了在对电子文件和电子文档进行管理时，没有一个可靠统一的法律制度作为保障。电子档案的管理不同于传统纸质档案的管理，传统纸质档案只需在收集、价值评定和保管时进行妥善的管理和处理，其完整性和真实性基本就能够得到保障。但由于电子文档的的特殊性质，如果在对电子文档进行处理的某一步骤出现问题，都会对其真实性和时效性产生威胁。因此，在当前的信息时代背景下，应该尽快加强电子档案管理相关制度的建设。
（二）电子档案的管理得不到全方位安全保护。在对电子档案进行管理时，其安全性面临的威胁来自于很多因素，而不是某一特定的主要因素在起作用。这就要求重视电子文档在形成、处理和归档涉及到的每一环节，对其进行全方位的保护。而且威胁电子文档管理的因素不止操作因素，还有一些人为因素。因此应该对电子文档管理人员进行专业的培训以及加强其在日常操作过程中的监督，以此来减少由于人为操作造成的对于电子文档安全性的威胁。但是现在电子文档管理仍然采用哪里有病哪里进行医治的措施，导致了没有充足的电子档案安全保护能力。
（三）电子文档管理粗糙。目前由于电子档案管理的相应软件和制度还不够健全以及运行不够标准。虽然一些有关的档案管理部门对于本企业电子档案的管理制定了专门的管理制度，但也仅仅只是针对电子档案在某一环节的某一方面，尤其偏重于对于电子档案的收集和整理。但在电子档案的保密管控处于粗糙化管理阶段，这也就导致了电子文档的机密性不能得到很好的保障。
（四）缺乏专业的管理人才。由于电子档案的特殊性，要求其管理人员不仅要拥有扎实的档案管理知识，还要能够对计算机软件进行熟练的使用。但是由于电子档案刚刚兴起，相应的对于电子档案专业管理人员的培训课程设置还不够完善和合理，也就导致了现在的电子档案管理人员对于电子档案管理的基本理论知识掌握的很扎实，但对于相关的计算机软件并不能很好地进行操作。专业的电子档案管理人员是现在社会上的一大缺口。
二、电子档案管理的优势
（一）降低工作强度，提高工作效率。由于电子档案管理的一系列操作都是通过计算机进行的，相比于传统的纸质档案的管理，这就大大增加了档案的处理速度。而且计算机具有能够同时快速处理一定数量的数据的优势，大大缩短了文档的管理周期，提高了工作效率。而且由于电子文档主要都是通过计算机进行处理和操作的，相对于传统文档由人力做主导，这就大大的降低了工作人员的工作强度，工作人员现在只需点击几下鼠标，就能够完成之前需要很长时间才能完成的工作。从而有效地提高了管理水平，便于电子文档的检索利用。
（二）有效防止管理过程中的遗漏。因为对于传统的纸质文档进行管理时，这些操作都是通过人力完成，就存在着可能整理不全面或归档的遗漏情况，而且出现此种情况时，档案管理人员只能对已经封装好的档案进行拆装重做，增加了工作量。但要是通过计算机进行处理时，文档是服务器直接进行处理，很难发生漏掉某一文档的情况，而且为了查缺补漏，档案管理人员只需点几下鼠标，就能完成相应的操作，省时省力，提高了工作人员的效率。
（三）有效提高了文档的保密性。之前对于传统纸质的文档进行查阅时，是将包含查阅内容的整个问卷提供给相应人員，这就导致了其他与查阅内容无关的文档存在着泄密的危险，这一操作不符合文档管理的保密性要求。但是如果由档案管理人员翻阅出相应内容并监督查阅人员查阅，又相应地增加了档案管理人员的工作强度。如果是电子档案，就无需担心这一问题。在档案查阅者请求查阅某一档案时，要对其进行身份认证和权限管理，即要求得到档案管理人员审核通过时才能进行查阅，而且只能查阅其要求内容，这就更高效地满足了档案管理的保密性要求。
（四）大大提高了档案质量。能够使档案得到合理而有效的利用是档案管理工作的根本目的。而要提供给档案查阅者更有参考和利用价值的文档，就必须提高档案内容的质量。但是由于传统的纸质档案在进行存档时， 是根据档案管理人员或相关部门人为设定一些标准进行存档，很难对档案的整理和归档制定统一的标准，这也就造成档案的质量良莠不齐，大大降低了档案的借鉴和参考价值。而且在对传统档案进行归档时，繁杂冗余的工作占用了档案管理人员的大量时间，使得档案管理人员没有充足的时间来提升自身的素质，使得档案的质量受到了很大的影响。但是通过计算机进行操作却有效解决了档案的质量问题，而且可以通过计算机可以对档案的价值设定全面的标准，通过计算机进行筛选操作，大大提高了档案的质量，而且使得工作人员从复杂的工作中抽取出来，有更多的时间和精力提高自己的工作素质。
三、如何做好电子档案管理应用
（一）建立完善的电子档案管理标准和体制。为了使电子档案的管理有法可依，应该建立完善的电子档案管理标准和体制，从根本上保证电子档案管理的规范性。在对电子档案管理的制度进行制定时，首先应该将文件管理和电子文档两者进行统一的管理，因为电子文件是电子文档的基础组成部分，只有先从基础上进行规范操作，才能更有效地保证电子文档的规范、正确和真实。然后将电子文档的前期管理工作纳入到档案管理部门的职责，在统一的指导和监督下确保文档的整个操作环节的规范。最后，档案接收部门也应该设立相应的检测规范，保证电子文档的原始和真实。
（二）严格控制电子档案的转换性。由于电子文档是通过计算机对其进行操作的，就需要其能够在不同的载体之间进行相互转换。所以电子档案的可转换性是保证电子档案能够得到长期保存的基本条件。但是由于电子文件存在着内容既使被修改也毫无痕迹的特点，且对电子文档只需要进行简单的复制和粘贴工作就能够做到对其内容的传播，从而使电子文档的真实和原始无法得到充分保障。这就需要我们对电子文档进行更复杂和高级的操作。而且电子文档的承载介质存在着易老化的缺点，这就需要在一定时期之后对电子文档进行转化保存。以上这些，都对电子文档的转换性提出了更高的要求。
（三）做好管理过程中的管控。要想做好对电子档案管理的操作，不仅应在其他外部条件上加强规范，也需要档案管理人员根据企业实际情况，有针对性地制定出一套更加适用于本企业电子档案管理的制度，以此来规范电子档案管理过程中的操作，做好过程控制。首先，应该设定档案管理权限，即规定哪些人或哪些部门对哪些内容有相应的操作或查阅权限。然后，要做好文档传播过程的监控，保证文档不能进行拷贝以及传播之后不改变其原始性。最后，要加强电子档案使用过程中的监控，对文档信息的安全等级进行分层次加密，而且要对文档查阅有纪录，方便日后的查阅监控。
（四）优化档案管理队伍结构。在电子档案发展越来越快速的今天，企业和社会的首要任务就是培养一批既懂档案管理知识又懂计算机技术的档案管理人才。可以从以下两个方面入手，一方面，各大高校应该加强对信息时代下的电子档案人才的培养，从根本上解决人才缺失的问题；另一方面，企业应该加强对现代化档案管理人员的引进，来保证现阶段企业电子档案能够得到完善管理。另外，企业又要加强对企业内部原有档案管理人员的培训，使其能够尽快熟悉电子档案管理工作。因此，企业和社会应该根据信息化需要，改变单一型的档案管理结构，建立一支适用信息时代的高素质、高技能的电子档案管理人才队伍，来保证电子档案管理的高效进行。
四、结语
电子档案管理把推动档案信息化、数字化和高效化作为其工作的主要目标。在计算机技术迅猛发展的今天，要加强对电子档案的管理，不仅要注意电子档案的本质特点，还要加快电子档案管理相关的技术和硬件建设，建立完整的电子档案管理制度，培養高素质的信息化电子档案管理人才，加强电子档案管理各个环节过程的相互衔接以及加强电子档案管理有关部门的高效和及时沟通。只有这样，才能在信息化高速发展的今天，快速准确地向社会和国家提供更有价值的档案。
【参考文献】
[1]唐雪妍.浅谈电子档案的管理[J].兰台世界，2006（15）.
[2]于中.开发建设图书馆专题数据库[J].情报杂志，2010（11）.
[3]路玲.余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[J].韶关学院学报·社会科学.2009（07）.
[4]夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].新西部（下半月）2009（8）.
[5]林娟. 浅谈电子文件档案管理[J].办公室业务.2012（13）