行政单位固定资产管理存在的问题及对策
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【摘要】 当前行政单位固定资产管理存在诸多问题，不能满足单位发展的需要。文章针对区级行政单位固定资产管理、会计核算等方面存在的问题，提出通过固定资产管理制度建设、利用基于物联网技术的资产管理信息系统、加大审计监督力度、开展定期盘点等对策，以加强和改进固定资产管理工作，解决目前资产管理存在的问题。
【关键词】 区级行政单位;固定资产;资产管理
【中图分类号】 F810 【文献标识码】 A 【文章编号】 1002-5812（2019）18-0074-03
一、引言
按照《政府会计准则第3号——固定资产》的规定，固定资产是指政府会计主体为满足自身开展业务活动或其他活动需要而控制的，使用年限超过1年（不含1年）、单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，一般包括房屋及构筑物、专用设备、通用设备等。另外，单位价值虽未达到规定标准，但是使用年限超过1年（不含1年）的大批同类物资，如图书、家具、用具、装具等，也应当确认为固定资产。
我国各类行政单位的资产数量众多，固定资产管理是一项极为重要的工作，是行政单位正常开展工作、承担各种社会管理职能的重要前提。《行政单位国有资产管理暂行办法》明确行政单位国有资产管理的主要任务是：建立和健全各项规章制度;推动国有资产的合理配置和有效使用;保障国有资产的安全和完整。
本文以天津市区级行政单位为例，对其在固定资产管理、会计核算等方面普遍存在的问题进行分析，并提出相应的意见建议，以期为单位加强固定资产管理提供参考。
二、当前区级行政单位固定资产管理存在的问题
笔者自2017年年初开始，就带领团队在天津市宁河区、滨海新区、宝坻区及天津市市内六区一级行政事业单位（各委办局、产业园、乡镇街道等）、二级事业单位（中小学、劳动保障中心、就业中心、杂志社等）进行行政事业单位内部控制建设工作、资产清查工作、内部审计工作。在实际工作中，笔者发现，区级行政单位固定资产管理、会计核算方面普遍存在以下问题。
（一）资产管理方面
1.固定资产内控管理缺乏。很多行政单位内部职能部门在需要资产时，采购员、财务人员只要有领导口头指示就给购买、报销，缺少事前申请审批、验收入库等文件资料，大额采购缺少领导班子会会议纪要，缺少＂三重一大＂决策过程、决策执行記录文件，部分采购没有纳入年初预算。各单位采购固定资产时，没有按照或不完全按照政府采购规定执行，或有意规避政府采购方面的规定。以天津市滨海新区H街道办事处（该街道于2001年底由××镇政府和××镇政府合并建立，街域面积75.2平方公里，街道下辖18个行政村、11个社区居委会和6个社区筹备组）为例，该街道没有固定资产内控管理制度，也没有关于固定资产采购、验收、使用、处置、盘点流程和措施方面的文件资料。检查过程中发现多笔实际采购资产与会议纪要及供应商提供的发票明显不符;超过5万元以上的大额资金采购，有的缺少会议纪要，有的先采购后有会议纪要。
2.固定资产没有归口管理。《行政事业单位内部控制规范（试行）》及相关规定均要求固定资产实行归口管理，即实物管理需要有单位某部门、某岗位、某人员负责管理，建立固定资产台账、卡片。但有的区级单位没有安排专职实物资产管理人员，少数单位有资产管理兼职人员，但对资产管理不闻不问。仍以H街道为例，H街道行政部负责实物资产管理，但没有专人负责。盘点时我们要求单位安排实物资产跟盘人员，但H街道安排的是一个从其他部门抽调来的非正式职工。而且行政部没有固定资产台账、卡片等，不知道如何管理，也不愿管理，各居委会、行政村均没有固定资产清单。另外，建管办、安全办、居委会有将固定资产出借情况，但固定资产出借时，借条或收条上面只有资产名称、数量，落款是经办人员签名。对于民政部门、社保部门、武装部等其他单位无偿拨入的大量固定资产缺少归口管理，哪些资产是其他单位拨入、拨入多少，无法分清。
3.固定资产没有定期盘点。行政单位每年年末至少应盘点一次，但是，在实际工作中，很少有单位主动进行实物盘点，财务人员和资产管理人员也没有做过对账工作。从单位一把手到分管领导、资产管理部门、会计人员，没有人清楚单位固定资产价值多少、使用状况以及分布情况。单位固定资产账簿记录与资产管理系统数据不符、与实物不符。如在对H街道资产清查过程中，我们从机关大楼到各行政村办公场所，再到居委会，逐个进行盘点，发现了以下问题：（1）H街道2001合并时，没有对固定资产进行过盘点核对。之后街道领导、财务人员、各岗位人员多次变动，变动人员使用过的固定资产没有做过交接工作。（2）实际盘点的固定资产有财政账套的固定资产、也有非财政账套的固定资产。盘点基准日财政账套固定资产账面金额244万元，核对上的固定资产金额192万元，相差52万元。盘点基准日非财政账套账面金额1 490万元，核对上的固定资产金额只有302万元，相差1 188万元。非财政账套记载的2辆吸粪车和1辆垃圾车价值41万元后来确认不在街道使用;用非财政资金为其他公司建设的地热水井460万元，该地热水井已经被填埋。（3）盘点的实物中，发现农业办、计生办、司法所等部门有闲置、待报废的固定资产，甚至还有购买以后没有拆封的专用仪器设备、摩托车等。另外，在街道、库房里堆积了大量待报废的台式电脑、打印机、文件柜、家具等资产。
4.财政部门监管力度不够。财政部门对行政单位资产负有监管的责任。区级财政部门一般在会计处（科）或其他处（科）室设有资产管理监管人员，专职人员一般没有。区级财政部门对资产的监管，只是停留在对政策的上传下达，以及资产填报工作上。行政单位一般每月在资产管理信息系统（该系统由区财政局负责管理）填报资产增加情况，但财政部门对固定资产数据填报是否真实、准确，实物资产是否存在缺少监管。
（二）会计核算方面
1.会计人员能力不足。《会计法》规定，＂会计人员应当具备从事会计工作所需要的专业能力。担任单位会计机构负责人（会计主管人员）的，应当具备会计师以上专业技术职务资格或者从事会计工作三年以上经历＂。实际工作中笔者发现，区级单位会计人员从其他岗位转岗从事会计工作的居多，很多担任会计主管的人员不具备规定的条件，会计人员的素质和能力有待提高。
2.少计或多计固定资产。（1）应当计入固定资产的，没有记录，如购买的联想电脑、大屏幕液晶屏。（2）不应当计入固定资产的计入固定资产。H街道下属居委会一处办公用房为租赁用房，将房屋的维修款28万元计入了固定资产。另外一个居委会，2005年在没有任何手续情况下，搭建了二间临时仓库用房价值15万元，计入了固定资产，但该房屋因属于违建后来被拆除。
3.固定资产会计核算存在问题。（1）区级单位资金来源渠道多样，尤其是街道、各功能区，既有财政局预算拨款，也有其他部门拨入的专项资金。以H街道为例，该街道的会计核算设有两个账套，一个账套核算财政拨款预算资金，另一个账套核算非财政拨款资金。财政账套固定资产录入了区财政局的资产管理信息系统（但固定资产明细记录不全，与资产管理信息系统中的固定资产名称、数量、金额、规格型号等不符），非财政账套的固定资产没有录入区财政局资产管理信息系统中，只有手工的固定资产名称、数量、金额的EXCEL表格。（2）有的单位用财政资金购置固定资产时，借记＂经费支出——商品和服务支出＂科目，贷记＂银行存款＂等科目，漏记固定资产增加的会计分录。在其他部门拨入专项资金时，借记＂银行存款＂科目，贷记＂其他应付款——××专项资金＂科目，购置时，直接冲减＂其他应付款——××专项资金＂，没有进行固定资产核算。
4.固定资产记录不规范。有的区级单位会计人员对固定资产账的记录不规范，比如：名称、金额、数量、规格、型号错误;固定资产应当逐个、明细记载的，只记载金额或一批、一套。如H街道安装的监控系统，包含若干个摄像机、交换机、显示器等，但只记录一套＂监控系统＂，没有分项记录每一个监控设备的名称。
5.没有计提固定资产折旧。2019年1月1日前区级行政单位固定资产核算执行《行政单位会计制度》，该制度规定，＂行政单位对固定资产、公共基础设施是否计提折旧由财政部另行规定;按照规定对固定资产、公共基础设施计提折旧的，折旧金额应当根据固定资产、公共基础设施原价和折旧年限确定＂。但是实际中这些单位并没有计提固定资产折旧。2019年1月1日实行新的政府会计制度，财政部也明确要求各单位此前没有计提折旧的固定资产补提折旧，但单位仍然没有执行。
（三）其他问题
财政部于2016年1月20日出台了《行政事业单位资产清查核实管理办法》，要求行政事业单位出现规定情形的，应当进行资产清查，财政部门进行核实工作。但是，该文件并没有对相关条款进行细化，以至于各行政单位、中介机构对文件中的条款理解不一。
如H街道于2016年6月按照财政局要求，申报过截至2015年末部分固定资产盘亏待报废文件（当时并没有全面盘点），其中包括会计师事务所出具的盘亏和待报废的经济鉴证报告。资产清查核实工作，本应是区财政局的职责，但在上报时，财政局要求H街道再找另一家会计师事务所出具符合核实要求的专项审计报告，即对H街道提供文件資料是否符合核实要求出具意见，财政部门据此办理核实工作。但另一家会计师事务所最终出具不予核实的意见。
三、固定资产管理对策
（一）建立健全固定资产管理内控制度
《行政事业单位内部控制规范（试行）》明确单位应当对资产实行分类管理，建立健全资产管理内部控制制度。因此，各行政单位应建立健全固定资产管理内控制度，明确固定资产的定义、分类、价格标准、折旧年限等，同时对固定资产采购、配置、使用、清查、处置、会计核算等各个环节作出具体规定。除制度以外，还应当设置详细的执行流程、控制措施、各种表单和申请文件。
（二）加强人员管理
固定资产实物管理、会计核算属于单位内控关键岗位，为此，应对人员的任职条件、职责、培训、轮岗做出明确规定。固定资产实物管理设专人负责，并且应当是单位正式职工。负责会计记账的人员，应是会计专业人员，单位分管财务的处（科）长应加强对会计人员记账的复核工作，发现错误及时纠正。
（三）建立基于物联网技术的RFID资产管理信息系统
现行区级行政单位财务核算一般使用用友、浪潮等财务软件，软件包含总账模块、报表模块，基本上没有启用固定资产管理模块。少数启用固定资产管理模块的单位，其功能局限在会计人员对资产的增加、减少、计提折旧等会计核算上。基于物联网技术的RFID资产管理信息系统，充分利用现有用友、浪潮等财务核算系统，将该系统固定资产管理模块功能进行扩展，实现财务、实物资产管理有效融合。财务部门在该系统进行固定资产的会计核算工作，资产管理部门在该系统实现固定资产的日常管理工作。固定资产在申请购入后，办理验收入库时，赋予每个实物一张唯一的RFID资产标签，作为资产的＂身份证（ID）＂，这个RFID标签记录了资产入库时间、价格、规格型号、使用部门、使用年限、折旧等信息。此后资产的配置、调拨、移动盘点、资产退出的整个过程，都在该系统完成。财务部门、资产管理部门可以随时查询、监管，实施资产动态管理，确保账账相符。
（四）固定资产定期盘点
基于RFID 资产管理信息系统，单位每年年终进行一次实物盘点。通过RFID技术结合PDA手持移动扫码枪终端实现数据采集自动化。资产管理部门、财务部门在年终盘点时，由资产盘点小组统一分配盘点任务到PDA手持终端上，盘点员用PDA手持终端扫描实物资产上的RFID标签完成盘点操作，盘点结果直接上传至资产管理系统，系统则自动比对，生成盘盈盘亏报告。盘点小组根据盘盈盘亏报告进行账务处理，确保账实相符。
（五）加强外部审计巡察力度
政府审计部门、巡察部门在对单位进行审计、巡察时，应注意关注单位的资产管理情况，向单位一把手、分管领导调查了解单位固定资产存在的风险，向单位会计人员了解固定资产事前购置申请、资金支付审批情况，与采购人员、实物管理人员沟通，了解资产采购过程、配置过程是否符合规定等。对审计巡察发现的问题，及时督促整改。
（六）财政部门及时做好资产清查核实工作
区级财政部门应当根据《行政事业单位资产清查核实管理办法》的规定，结合本地区实际，对文件中的相关条款进行细化，制定具体的实施办法。同时，配备专业人员指导区级单位按规定做好资产清查工作，对符合要求的区级单位上报的资产盘盈、盘亏、待报废提出准予备案或批复处理意见。对不符合要求的，提出补充完善意见。
四、结语
2018年12月26日财政部发布的《关于进一步加强和改进行政事业单位国有资产管理工作的通知》（财资[2018]108号），要求各单位切实加强和改进资产管理，更好地保障行政单位有效运转和促进各项事业发展，提高资产使用效率，加快解决存在的问题。因此，区级行政单位要完善固定资产内控管理制度、加强人员管理，建立基于物联网技术的资产管理信息系统。同时，审计、巡察部门要加强审计巡察力度，区级财政部门积极做好资产清查核实工作，只有这样，才能解决目前行政单位在资产管理方面存在的问题。X
【主要参考文献】
[1] 章永飞.新会计制度下行政单位固定资产管理存在的问题及建议[J].时代经贸，2019，（07）.
[2] 吴桂霞.行政单位固定资产管理思考[J].新会计，2018，（08）.
[3] 于文秀.对行政单位固定资产管理的思考[J].企业改革与管理，2016，（12）.
[4] 储长应.行政事业单位内部控制规范施行之我见[J].商业会计，2017，（01）.