运用循环理论促进医院档案规范化管理
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王莉+杨华莉+路小军
【摘要】医院档案是医院历史的真实反映，是医院长期社会实践活动中留存下来的历史记录，记载着几代人为医院的建设和发展不断探索的特定过程，反映了医院在各个历史时期有关医疗、教学、科研、设备、财务、基建、党建、人事及其他日常管理的轨迹。由此可见，档案管理是医院管理工作的重要组成部分。本文以PDCA 循环理论为指导，逐步规范和改进医院档案管理工作，不断提高档案管理的内在质量。
【关键词】PDCA循环理论；医院；档案管理
一、PDCA 理论内容
PDCA循环理论由著名的美国质量管理学家戴明博士提出，它是全面质量管理应遵循的科学程序，PDCA是计划（Plan）、实施 （Do）、检查 （Check）、总结（Action）的简称，又称＂戴明环＂。PDCA 循环就是按照这样的顺序进行质量管理，并且循环不止地进行下去的科学程序，即 PDCA 循环，它是一种永不停顿、周而复始运转的过程。是一种不断持续改进、阶梯式上升的科学总结。归纳起来，通过每一次的循环，阶梯式上升，让档案管理中暴露出的某些问题得到解决，并将好的经验继续保留，总结出成果，从而提升档案管理水平和运行效果，然后再进入下一个循环提升周期，如此反复循环不断提高使得档案管理更为科学、规范和合理。见右图。
二、PDCA循环在医院档案管理中的运用
（一）P（Plan）计划。分析现状，找出相关问题，分析存在问题的原因，找出主要影响因素，制定具体的实施规划。我院建院历史悠久，之前在管理层中有重医疗、轻管理的现象，因此在医院档案管理中存在：1.从管理层到员工档案管理意识淡薄。2.档案管理格局混乱，机构不健全，职能不明确。3.缺乏系统的档案管理制度。4.投入不足，基础设施建设滞后。5.档案开发利用不足，利用率低等现象，严重制约了档案工作的开展。
（二）D（Do）实施。执行规划。鉴于医院档案工作存在的问题，我们采取以下措施：1.对档案管理工作进行梳理，制定出台了《档案整理实施方案》。2.修定《档案室管理制度》《档案借阅制度》《保密制度》《档案管理人员职责》等，健全了档案管理制度，明确了岗位职责，并纳入2017年《医院制度汇编》。3.制定《文件材料立卷归档规定（试行）》及《归档文件整理细则（试行）》，为文件资料的归档提供了制度保障和依据。4.档案室实行6s现场管理，对现库存的文书、财会、設备、基建、声像档案进行整理，各类档案标识清楚，易于查找，确保了档案库房的整洁、干净。5.加大医院档案的开发力度，编制《医院重大事项目录》《院领导任命目录》等，提高了档案的利用。
（三）C（Check）检查。检查规划执行情况。根据《文件材料立卷归档规定（试行）》，我们从2017年增加了教学、科研档案的归档，确保了各类档案保管的系统、完整，提升了文书档案的归档率；根据文书档案归档的特性，我们按年度对归档文件进行汇总，分析存在的问题；如：将年内的请示报告与上级批复归纳为一体，以便日后查找利用；财务档案按保管要求按年度归档，进行移交，并对往年没有移交的档案目录要求补交；基建档案按工程竣工归档，我院多功能厅、内科楼加建工程竣工多年，但档案资料因种种原因迟迟未归档，档案室将此作为问题进行多次督促，于今年5月份完成档案归档。积极争取条件改善档案室的设施，增加了档案库房、增添了档案柜、空调、干湿度表、计算机等设施。在检查工作中运用PDCA循环工作原理，在档案管理制度的制订与实施、各类档案的归档及整理、档案室的建设等，均结合医院工作逐步深入，及时对各项工作的开展进行跟踪督导。发现问题，及时整改，促使档案管理质量持续改进。
（四）A（Action）总结。总结执行中好的经验，提炼出相关标准，把解决不了的或出现的新问题放入下一个PDCA循环。保证档案管理沿着标准化管理的方向改进。首先对存在的问题进行整改，好的制度继续保留，归纳到相关制度中，做到档案管理质量的标准化、规范化。二是加强各科室兼职档案员档案培训，利用工作交叉环节指导、带教工作，建立各科室日常工作及时归档的意识。三是将遗留问题转入下一循环，继续寻求解决方法。如随着医院的快速发展，档案资料逐年增多，迫切需要实现档案管理的信息化。我们向院方提出引进或建立适合医院的档案管理软件，实现档案形成、整理、统计、编研、利用等工作的信息化，借助医院局域网逐步将室藏档案资料上网，实现医院系统的档案信息共享。这样，在每一次 PDCA 循环中解决一批问题，医院档案的管理质量就会不断提高。
三、结论
医院档案管理不仅需要严格的管理制度，更需要科学的管理方法。运用PDCA循环原理，对于提高档案管理的标准化、规范化水平起到了积极的推动作用，医院档案管理的硬件设施得以改善、管理制度得以健全、档案归档率得以提高。由此可见，PDCA循环理论是值得探究和推广的好方法，持续运用PDCA 循环理论管理，必将推动医院档案工作质量和管理水平逐步进入一个更高层次的质量循环过程，从而更好的为医院的发展建设提供信息保证。
【参考文献】
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[2]胡智丽，我国医院档案管理研究综述[J].现代经济信息，2011-2-8.
[3]许爱德，苗翠玲，潘晓枫.PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步探索运用[J].中国农村卫生，2013-12-15.