基于大学生视角对筹办高校实体档案展览的探讨
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【摘要】本文以湘潭大學2015年国际档案日档案展览为主，结合2016年的校史档案展览，从学生办展的角度探讨高校实体档案展览中存在的问题，包括：展览难以创新；展览缺乏互动；展览宣传不固定等，并根据实际展览经验提出相应的对策：扩大馆藏、多方合作；提高服务、增加互动；创建平台、多方宣传等，以期给各高校学生筹办实体档案展览提供借鉴。
【关键词】高校；实体档案展览；档案意识
高校档案馆是学校历史记忆的宝库，是学校日常教学、科研、党政管理以及其他各项活动的记录储存中心，在校园文化建设中发挥着日益重要的作用。档案展览是档案信息资源开发利用的方式之一，在高校举办档案展览一方面能扩大高校档案馆的工作影响范围、提高师生的档案意识，另一方面也能丰富校园文化活动、增加校园文化氛围。目前，全国有32所高校开设了档案学专业，档案学是理论与实践并重的学科，在日常教学中应鼓励学生开展各种与专业相关的实践活动。档案学学生举办高校实体档案展览既能传播档案文化、了解档案人的使命，也能培养其专业素质、提高专业实践能力。
大学生举办档案展览在校园文化建设中具有很多优点，比如：能从文化边缘主动走到师生面前、提高师生档案认知水平、丰富校园文化活动等。笔者通过网络调查法对近15年的报刊、期刊、会议论文等的检索，发现目前全国仅10个左右大学开展过实体档案展览。开展实体档案展览的高校数量少的原因主要有：一是实体展览需要较多的人力、财力以及时间，而高校档案馆经费和人员编制有限，更趋向于开展＂一劳永逸＂的网上档案展览。二是高校对档案学专业的实践不够重视，高校档案馆极少组织本校档案学专业学生开展档案文化活动，往往只是安排学生参与较基础的档案工作。三是举办过实体展览的高校极少共享其经验，一些学校想办展却没有经验可循。在本文中，笔者将以亲自参与策划、组织的＂湘潭大学2015年国际档案日档案展览周＂的实体展览（以下简称：湘潭大学首届档案展览）为例，并结合2016年该校的档案展览，分析大学生筹办档案展览中存在的一些问题。通过实际展览经验，提出相对可行的解决办法，为今后各高校学生开展实体档案展览提供借鉴。
一、湘潭大学档案展览概述
＂湘潭大学2015年国际档案日档案展览周＂由湘潭大学档案馆发起、该校电子政务系2012届档案学学生承办。展览从选题、选材、宣传、布展到展区维护及撤展共历时1个月左右，期间申请到＂湘潭大学公共信息资源管理与开发利用科普基地＂的经费支持。并继首次展览之后，湘潭大学档案馆及电子政务系决定在每年的国际档案日开展档案展览活动。
（一）关于选题。由于该展览是湘潭大学首次举办档案展览，故策划组将主题定得较为宏观、正式：＂感受档案魅力、触摸历史记忆＂，在这主题之下分成了三个板块，分别是：＂承载历史，记忆湘潭大学＂＂杰出校友风采展＂＂档案知识科普＂。
（二）关于选材。由内容组前往校档案馆、校史馆、宣传处、对外合作与联络处进行内容收集，并从中挑选出符合主题且具有代表性的内容。＂承载历史，记忆湘潭大学＂板块由湘潭大学旧貌、学生活动、重要会议、视察与访问、报道与题词五部分组成，形式为照片（复制品）+文字解说；＂杰出校友风采展＂板块选取了20位在各个行业具有代表性的杰出校友；＂档案知识科普＂板块由国际档案日宣传、学校档案馆宣传、毕业生档案专题、常用档案法规（从利用者角度）等方面组成。
（三）关于宣传。宣传组采用了线上宣传与线下宣传相结合的方式。线上宣传主要通过校园微信、微博平台发布展览预告，在湘潭大学档案馆网站发布通知；线下宣传方式较多，主要有：张贴海报；利用课间10分钟在各教室播放宣传视频；在学校办公楼、逸夫楼等地的LED大屏幕循环播放展览预告以及转发活动消息集赞送礼等。
（四）关于布展。设计组将20个展柜摆放成开放式＂扇形＂，大方美观。有3个出入口方便师生进出，每条线上的展柜与展柜之间距离保持15cm左右，避免给人造成过度密集的压抑感。每个展柜高2m、宽1m、背景为红色。＂承载历史，记忆湘潭大学＂板块的108张照片经过分组和排序，占据10个展柜，主要呈现在每个展柜的0.8m-1.8m的视觉舒适区域内；＂杰出校友风采展＂＂档案知识科普＂各占5个展柜，内容组将其内容制作成了高2m、宽1m的喷绘，固定于展柜的整个正面。
（五）关于展区维护。由于工作人员都是学生，每天都有课程安排，无法做到在现场时刻进行维护。所幸展品都是复制品，没有珍贵实物，故只需机动组安排值班人员，每日早、中、晚例行检查与维护。
二、大学生筹办档案展览中存在的问题
学生团队在筹办湘潭大学首届档案展览时，由于没有经验可循，在实际工作开展过程中遇到了不少问题。高校档案展览的实践经验少且缺少共享意识，无法形成经验分享与交流，因此，以下问题具有一定的共性。
（一）展览难以创新。学生办展往往以高校档案馆馆藏为基础，然而存在着档案馆馆藏档案数量及种类有限、展览资金不充裕、陈展设备不完善等局限，导致档案展览难以创新。
1.可展内容有限。高校档案馆主要接收学校日常教学、科研、党政管理以及其他各项活动中产生的具有保存价值的文件资料，馆藏档案种类有限，能用于档案展览的少之又少。目前，高校档案展览多以学校发展史、历史某阶段的学校或者学校某方面的突出成就为展览主题，举办过一次之后难以再有新的主题。另外，学生的组织能力及视野有限，筹备展览时极少考虑与校外其他单位或组织联合办展。由此导致可展内容有限，难以创造出有吸引力的展览主题。
湘潭大学档案馆馆藏多为党群、行政、教学、科研、财会、干部人事等档案，图片、声像档案数量有限。湘潭大学2013届档案学学生在确定2016年湘潭大学档案展览的主题方面就遇到了难题：校档案馆馆藏档案中难以再挖掘出大量的、一系列的、具有观赏性的档案。故2016年的湘潭大学档案展览主题最终确定为＂童年回忆＂，然而此次展览少了些湘潭大学特色，也少了些＂档案味道＂。
2.组织形式单一。学生举办的档案展览由于经费问题而缺乏适用于展览的放映设备和保护设备，因此无法展出珍贵的影像档案和实物档案，展览内容往往以＂图片+文字＂的形式展出，容易让人产生审美疲劳。在校园活动越来越丰富多彩的今天，基本的图文展难以吸引广大师生前来参观。
（二）展览缺乏互动。学生办展由于缺乏专业培训，常常容易忽略观众的参与性。展览前缺少对师生关注热点的调查；展览中缺少能增加互动的活动；展览后缺少对观众满意度的调查。而事实上这些调查与互动都很重要，展前调查能使展览主题更切合师生口味；展览互动活动能提高观众兴趣、增加其认同感和归属感；展后调查能使展览策划者了解此次展览的优点和不足，找到今后展览的改进之处。学生展览团队若为了节省时间和工作量而忽略这些互动，极易导致形成一种以＂自我＂为中心的封闭式展览，既失去观众，也无法在今后的展览中有所提高。
湘潭大学首次档案展览存在此类问题。展览前没有进行公众热点调查，仅分析了校档案馆馆藏即确定了展览主题；展览时，虽然考虑过设置一个＂展览咨询处＂，然而由于人力、时间等因素的影响，最终并未设置；展览后也未对公众满意度进行调查，无法了解参观者的想法与建议，阻碍了今后展览的改进与优化。
（三）展览宣传不固定。目前，微博、微信等新媒體凭着互动性强、能积累粉丝、能主动推送信息服务等优点，广泛地被人们用来进行服务和宣传工作。高校档案馆却还没有广泛利用起来，拥有自己的微博、微信公众号的高校档案馆数量仍很少。截至2016年7月8日，笔者在微信公众号仅搜索到12所高校的档案馆公众号；在新浪微博中搜索到25所高校档案馆拥有微博账号，不过其中也存在一些死号、弃号。高校档案展览没有自己固定的宣传途经，无法在平时积累粉丝，也无法在档案活动开展期间有效地为活动宣传，学生只能通过线下宣传或联系其他校园平台帮忙发布展览预告；由此也会加大展前公众热点调查和展后满意度调查的难度。
湘潭大学首次展览的宣传方式是线上宣传与线下宣传相结合。笔者在实际参与过程中发现展览宣传需要很大的人力、财力，尤其是线下宣传费时、费力、费钱；而通过校园微博、微信公众号发布消息相对于线下宣传而言有关注度集中、省时省力、效率高等优点。统计结果显示，校园微信公众号上发的消息阅读量是9059，微博阅读量是719。然而，借助别的平台发布消息使展览团队无法回复对此感兴趣的师生在展览预告下的留言，导致展出方与观展方之间存在沟通障碍。另外，校园微博、微信公众号上充斥着各类校园活动，展览预告很容易石沉大海。
三、高校实体档案展览完善对策
大学生筹办档案展览过程中需要高校档案馆提供多方面的协助，因此完善高校实体档案展览除了提高档案学专业学生的展览水平之外，高校档案馆也应不断完善自己的服务水平。
（一）扩大馆藏、多方合作。高校档案馆只能接受本校各部门的应归档文件，其馆藏有限，开发难度大，而档案展览必须依托丰富的馆藏，因此高校档案馆可以从通过征集来扩大馆藏和通过与校外组织机构合作两个方向来寻找解决办法。
1.广泛征集，扩大馆藏。民间档案的征集，从全国来看现在的征集工作在省级以上档案馆有一定的发展，高校档案馆可以借鉴学习。在确定展览主题后可以向教职工、校友和社会各界征集相关档案。以一次档案展览为契机，扩大档案征集渠道，为之后的展览提供资源。如有必要，也可通过新闻媒体向社会广泛征集学校档案史料。另外，一些校友会在参观档案展览或校史馆之后提供有价值的散存档案线索，甚至主动捐赠自己保存的照片、实物、资料等，高校档案馆应多途径做好散存、散失档案接收进馆工作，尽可能做好散存、散失档案的补救工作。
2.多方合作，共享资源。高校档案馆保管的档案多以学术、科研为主，这些都难以吸引学生。而校外的机构、组织能够用他们独特的选题视角以及更广泛的展览资源来充实档案展览，如台湾大学档案部门和某实验室联合举办的＂虫虫维基——台大档案暨昆虫人文史迹联展＂，展览将档案和昆虫标本做了结合，创意十足，吸引了不少学生和公众前去参观。因此在校园内举办档案展览时可与校内图书馆以及校外各级综合档案馆、其他各类组织合作，扩大视野、提高影响。另外，高校档案展览可以向社会上的商家拉赞助，比如：档案装具公司、放映设备公司等，既可以借此展示实体档案与影像档案，也可以满足赞助商的宣传目的，并能让学生了解档案的多元化。因此，筹办档案展览应扩宽思路，多尝试与校外机构组织合作，丰富展览的内容与形式，扩大展览的影响范围。
（二）提高服务、增加互动。档案展览不是举办方单方面的活动，它是档案机构与社会公众的一种互动。公众是否积极参与展览相关活动，取决于公众档案意识的高低。提高师生的档案意识，应分两步走。首先要做的是提高档案展览工作人员的服务意识，只有服务意识提高了，才能用心为公众提供令人满意的展览和服务，吸引公众前往；其次是要培养师生的档案意识，这是个循序渐进的过程，应由档案部门积极引导
1.提高展览服务水平。高校师生拥有较高的文化水平，对展览的图文理解力较强，因此对展览中的文件、图片、声像、实物等只需配有简要的文字说明。按照展览规模和定位可配备相应的讲解人员，为参展师生提供准确而丰富的介绍。另外，在展区醒目位置应放置留言簿，方便观众对展览提出疑问和建议，展览工作人员应每天进行汇总、答疑，并于第二天公布。
2.提高公众档案意识。大学生是最容易接受新事物的群体，高校档案馆可联合档案学专业学生积极开展持续性的档案文化传播活动，比如上面提到的向师生征集档案的活动，在潜移默化中提高师生档案认知水平；开放档案馆，（下转第74页）（上接第66页）让师生能够参观、了解已开放的馆藏以及档案馆的日常工作；开展档案知识竞赛、讲座等。另外，在档案展览中可开展一些有趣的活动来吸引公众，比如猜旧照片年份的游戏。在展览结束后可制作一些展览纪念品，比如苏州博物馆、台湾大学图书馆制作的纪念品已成为各自的文化特色。制作纪念品不仅是这一次展览的延续，也会是下一次展览的宣传。总之，提升师生的档案意识是一个缓慢而漫长的过程，高校档案馆应积极开展各种有意义的活动，并且要持之以恒。
（三）创建平台、多方宣传。档案展览的宣传不到位，会直接导致观展人数达不到预期，无法实现提高师生档案意识、传播校园文化的目标。高校档案馆对于搭建属于自己的公众平台的意识依旧薄弱，大大妨碍了档案馆提升其服务水平。因此，高校档案馆应创建自己的官方微博、微信公众号，并将多种方式相结合，打造属于自己的宣传途径。
对于尚未开通微博、微信公众号的高校档案馆，应尽快开设，形式与功能设置可借鉴已经开通的高校，如：同济大学档案馆（微信号：tongjidag）、南京大学档案馆（微信号：nju_archives）等；对于已开通的档案馆，可利用校园内影响力比较大的官方微博、微信进行宣传和推广，同时可以在档案馆、办公楼、图书馆、俱乐部、超市、校内交通工具等醒目位置贴上二维码，使师生能随时随地关注到高校档案公众号。
由于微信公众号一旦被关注后即可向关注人推送信息，高校档案馆应做好长期经营的准备，经常性地推出一些贴近学生的、有趣的档案信息。值得一提的是，公众号可利用分组功能把粉丝分门别类：有针对性地为档案爱好者和业务咨询者提供不同的档案信息；为老师和学生推送不同类型的消息。公众号经营得好才能得到粉丝的长期关注，才能在推送展览信息时让更多的粉丝及时看到。
【参考文献】
[1]高永青.以校史展览为依托 拓宽高校档案工作领域的思考[J].北京档案，2012（2）：30-32.
[2]王云庆，丁琳倩.台湾档案展览的启示与思考[J].中国档案，2014（3）：63-65.