员工档案管理办法

　　第一条、目的
　　为保证公司员工档案科学、完整管理，为公司人力资源管理提供真实、有效的依据，特制定本管理办法。
　　第二条、适用范围
　　本制度适用于集团全体员工。
　　第三条、职责
　　人资本部负责本管理方法制定、修改、废止、解释等工作。
　　第四条、归档范围
　　员工入职档案、专项培训档案、离职档案、绩效管理档案、异动档案以及与员工个人有关的具有参考价值的文件资料。
　　第五条、档案管理员的职责
　　由人资本部专人负责保管员工档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证集团与各个子公司的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
　　第六条、档案管理内容
　　（一）员工入职档案：
　　1． 应聘人员面试登记表或个人简历；
　　2． 离职证明（注：如无离职证明材料且能力突出者可签订无离职证明承诺函。）；
　　3． 身份证复印件；
　　4． 最高学历证书复印件；
　　5． 学位证复印件；
　　6． 从业证书复印件；
　　7． 个人体检报告；
　　8． 廉洁与诚信承诺书；
　　9． 劳动合同（注：实习生可签订实习协议。）；
　　10． 入职须知回执；
　　11． 招商银行卡号或复印件；
　　12． 社保及公积金账号（注：如因员工在本公司以外的地方或已在其他公司缴纳或因员工个人原因导致社保或公积金无法正常缴纳者，须提供已缴纳证明或确认书。）；
　　13． 责任状（注：所有营销人员试用期须签订责任状）。
　　（注：根据员工入职管理制定修订员工入职档案内容。）
　　以上1、2、3、4、7、8、9、10为入职当天必须要收集齐全且不可缺少的入职资料。
　　（二）培训档案
　　1. 培训合同、协议；
　　2. 培训相关资料及获取证书原件；
　　3. 培训日志或总结报告；
　　4. 外派培训审批表；
　　5. 员工外派培训合同；
　　6. 外出培训反馈表（或证书原件）。
　　（注：根据公司培训管理制度修订员工培训档案内容。）
　　（三）绩效管理档案
　　将员工绩效考核相关的档案资料按月规整。
　　（注：根据公司绩效管理内容修订员工绩效管理档案内容。）
　　（四）员工异动档案
　　1. 转正申请表；
　　2. 延长试用期申请及审批记录；
　　3. 晋升评估表；
　　4. 任免文件；
　　5. 内部调动审批流程表；
　　6. 奖惩文件；
　　7. 薪资调整记录；
　　（五）员工离职档案
　　1. 辞职信；
　　2. 员工离职审批表；
　　3. 员工辞退审批表；
　　4. 离职工作交接单；
　　5. 劳动合同解除协议；
　　（六）其他资料档案
　　决定、委托书、其他合同、协议或通知等与员工个人有关的具有参考价值的文件资料。
　　第七条 档案管理相关规定
　　（一）基础管理
　　1．原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
　　2. 员工入职前，人力资源部应对员工档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。
　　3. 新录用的员工应及时建立档案、造册登记、并更新员工信息表。
　　4. 人员档案按入司时间分类存档，按在职人员、离职人员进行整理，并在档案袋上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号，人事档案原则上是永久保存。
　　5. 当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动、身份证信息变动、技术职称变动、婚姻状态变动等）,应及时将相关资料复印交人力资源部归档，原件当场查验。
　　6．调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报道一个月内立档，对调入或新建立的档案都应造册登记。
　　7. 对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整性；立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、字后归档。
　　8. 离职员工档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗8年止）。
　　9. 人力资源部档案管理人员应根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、防蛀。
　　10. 档案应分类编号后存放，档案编号应和员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录以方便查找。
　　11. 要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的规范化和科学化。
　　（二）档案的查阅
　　1. 如因公须查阅档案，须填写《查阅员工档案审批表》（见附表一），经人力资源部负责人审批后方可查阅；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责人批准后方可查阅。
　　2. 公司级领导及人力资源部可直接通过档案管理员办理查阅手续。
　　3. 所有经批准后借阅出的员工档案需于借阅的三天之内归还，（特殊情况可延长期限，），对借阅后到期未归还者、归还破损、私自复印档案者、遗失者依档案管理的相关规定处理。
　　4. 档案管理人员应做好查、借阅登记，并在《员工档案借、阅登记表》（见附表二）签字登记。
　　（三）查、借阅档案注意事项：
　　1. 严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料。
　　2. 不得擅自复制（拍摄）档案内容，如因工作需要需从档中取证必须事先经人力资源部负责人同意。
　　3. 查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。
　　4. 原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。
　　第八条 档案的销毁
　　（一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。
　　（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《员工档案资料销毁审批表》（见附表三）交人力资源负责人审核经总经理审批后执行。
　　（三）经批准销毁的员工档案，档案管理员须认真核对，将批准的员工档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。
　　（四）在销毁公司员工档案资料时，必须由总经理或分管负责人指定专人监督销毁。
　　第九条 制定、修订、废除与颁布实施
　　本办法经核准后，由人资部公告实施；修订或废止亦同。
　　人资部
　　2019年4月5日
　　附表一：
　　查阅员工档案审批表
　　文件名称【文件号】
　　申请查阅日
　　申请查阅原因：
　　申请人：
　　申请日期：
　　部门负责人意见：
　　签字：
　　日期：
　　人力资源部负责人意见：
　　签字：
　　日期：
　　附表二：
　　员工档案借、阅登记表
　　查、借阅日期
　　档案编号
　　文件名称
　　查、借阅页数
　　查阅人
　　档案管理员
　　归还日期
　　档案管理员
　　附表三：
　　员工档案资料销毁审批表
　　文件资料名称
　　申请销毁日
　　申请销毁原因：
　　申请人：
　　申请日期：
　　人力资源部负责人意见：
　　签字：
　　日期：
　　分管负责人意见：
　　签字：
　　日期：
　　总经理意见：
　　签字：
　　日期：