纸质文件与电子文件双轨并存的比较研究

　　【摘要】电子文件的产生，带给现代社会一场浩大的信息革命，以其方便、快捷传播性强的特点，加以现代网络的支撑，迅速被人们广泛使用。然而，纸质文件会像金石取代甲骨、竹帛取代金石、纸张取代竹帛那样被取代吗？纸质文件与电子文件并不是取代关系，这个结论是由两者的特性所决定的。纸质文件与电子文件将会长期双轨并存，取长补短，发挥各自优势。
　　【关键词】纸质文件；电子文件 ； 双轨并存 ； 比较研究
　　随着科学技术的发展和办公自动化的推广使用，正确认识电子文件的特点，进而对其进行使用与管控，是当代企业管理中重要的工作。与此同时，也不能忽视传统纸质文件的使用价值和自身优势。纸质文件与电子文件双轨并存是文件管理的长期状态，也是当代行政管理的必然选择。本文拟对两者的特性进行比较研究，析其优劣，用之所长，避之所短，期以实现两种不同介质文件的共存，进行科学有效的管理与使用，使得电子文件和纸质文件相得益彰，相辅相成，互相借鉴，共同发展。
　　一、纸质文件优劣
　　（一）纸质文件载体的稳定性。纸，是一种实在的物质，作为文字的载体，具有性质稳定的性能。纸张的耐久性取决于纤维素的性质。尽管在一定条件下，可发生水解和氧化反应，但只要排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质文件的寿命达到上百年甚至上千年。
　　（二）纸质文件原始的真实性。纸质文件具有客观的、可靠的特性。一旦形成内容记录，不易人为更改，无论是手写或者机打形式，只要加入后期更改都会留有可辨痕迹。纸质文件这一特性，确保了文件的原始真实性。
　　（三）日常使用的简单独立性。纸质文件在日常工作使用中，不需要特殊配置。随身携带，因载体和记录的信息融为一体，简单并且独立地实现功用。
　　（四）在取材方面，不利于环保。纸的原材料大多取于树木等有机材料，在这个角度上不利于环保，浪费纸张就是浪费地球的有限资源。
　　（五）携带不便，且占用空间多。纸质文件因为是一种实在的物质，所以具有一定质量，因此造成携带不便捷。对于长年累积的资料，存放起来会占用一定的空间。
　　（六）不利于流通、传递与资源共享。纸质文件不能很快地分发与流转，这既是优点也是缺点。优点在于私密性与保密性更强，缺点是不能迅速地进行资源共享。
　　二、电子文件的优劣
　　（一）利于环保，倡导无纸化办公。解放了传统用纸，降低了资源损耗。以先进的网络作为支撑，在新时代下倡导了无纸化办公，在一定程度上保護了自然环境。
　　（二）信息量大，存储空间小。电子文件的数字化，使文件的记录方式发生了根本性的变革。计算机的存储空间以及所有可移动的存储磁盘能够承载海量文件，并且携带方便。
　　（三）具有高速检索、迅速传递的性能。电子文件依托计算机，可以快速、多方位地检索到所需要的信息并且迅速传递，大大提高了信息处理的质量和速度。电子文件发挥着传统文件和手工劳动所不能比拟的优势和功能。
　　（四）更有利于信息资源的共享。更有利于发挥电子文件的信息资源共享。电子信息资源较之于纸质材料的优越之处，就是能够实行共享而不损害其本身的完整性。并且，电子文件可以借助通信网络进行远距离的传递和共享。
　　（五）电子文件难以鉴别真实性和完整性。由于电子文件修改较为容易，并且不留痕迹，因此很难鉴定它的原始真实性。另一方面，电子文件也易断章取义，删除或者添加文字段落，不能确保文件最初的完整性。
　　（六）电子文件难以体现形成过程。电子文件已很难像纸质文件那样能够体现其形成过程，保留修改痕迹。电子文件的形成不再以实物化形式固定下来，修改保存后会覆盖前文件。
　　（七）电子文件的失真问题。电子文件的载体和读写技术的不稳定性造成信息失真。载体材料会受到氧化、磁场、计算机病毒以及读写时的机械磨损的影响，很容易破坏甚至抹去电子文件上存储的信息。
　　（八）电子文件更容易发生泄密。电子文件依托网络，也必然受制于网络。由于电子文件的复制容易、传输便捷、资源共享性能更强，较纸质文件的管理与掌控更为困难，因此存在的泄密几率更大，存在的泄密隐患也就更为严重。
　　三、结语
　　无论是传统的纸质文件还是现代的电子文件，都为人类所用，各有所长，各具特性。电子文件依托强大的互联网系统，在速度、传播、数据统计、资源共享及环保等方面远远超越了传统文件的手工操作，在很大程度上提高了工作效率，迎合了时代的发展趋势。而作为传统制式的纸制文件依旧保持其性能稳定、真实性强，以不可替代的地位继续被应用。电子文件是发展，是科技符号，纸制文件是根本，是亘古不变的史实。在当下社会，在人类未来，电子文件将继续发展完善，纸质文件不可或缺地延续生命力，这种双轨并行的存在状况会延存下去。