电子文件档案管理系统设计与实现

　　【摘要】当前，电子文件档案管理系统在企业与单位的档案管理中得到了十分广泛的应用，这主要是由于电子文件档案管理系统的优势决定的，相对传统的纸质档案管理系统而言，电子文件档案管理系统更加适应新时期企业单位发展的需求，有着极高的效率和安全性。
　　【关键词】电子档案；管理系统；设计；应用；实现；探讨
　　电子文件档案管理系统作为信息时代的产物，对企业单位的档案管理起到了至关重要的作用，不仅能有效地提高档案管理工作的效率，保障企业单位档案的安全，还能大大地促进企业的稳步发展。在实际的应用中，要不断加强对电子文件档案管理系统的设计与应用，做到与时俱进，切实将电子文件档案管理系统与时代相结合，为企业的发展提供重要的内部管理环境。
　　一、电子文件档案管理系统的应用趋势分析
　　电子文件档案管理系统主要以计算机系统为基础，实现电子文件的生成和储存，電子文件档案管理工作的主要内容是收集电子文件、归档和存储电子文件，在电子文件档案管理工作中，与传统的纸质档案管理工作有着极大的区别。从档案的收集方式来看，电子文档管理工作具有比传统纸质档案管理工作更多的收集方法，并且其具有多样性、全面性。在电子文件档案管理系统的广泛应用过程中，主要呈现出了以下趋势：
　　（一）电子文件档案管理系统的规范化应用趋势分析。电子文件档案管理系统工作的核心内容就是必须保证电子文件档案的完整性和全面性以及可靠性，但是对于电子文件档案管理系统收集的多样性而言，这是一项具有难度的工作内容。因此，在电子文件档案管理系统可持续的发展过程中，必须不断地规范电子文件档案管理系统，才能保障电子文件档案的完整性、全面性和可靠性，才能充分地证明电子文件档案的管理价值和参考价值。
　　（二）电子文件档案管理系统的一体化应用趋势分析。随着科学技术的不断发展，信息技术的一体化应用越来越广泛，对于电子文件档案管理系统来说，一体化应用也显得十分必要。电子文件档案管理系统的一体化发展，是实现电子文件档案管理安全可靠的重要保障，不仅保障了电子文件档案的真实性，也利用一体化的技术手段实现电子文件档案的安全管理。
　　二、电子文件档案管理系统设计与实现探讨
　　在电子文件档案管理系统设计过程中，必须加强电子文件档案管理的流程设计，对电子文件档案管理系统设计目标有一个清晰的认识和目标，根据不同的设计目标制定不同的工作计划，另外，电子文件档案管理系统的设计必须符合实际的需求；同时，要根据电子文件档案的生命周期及其周期特征，进行电子文档管理系统、电子文件管理系统、档案信息管理系统的优化设计，从而实现电子文件档案管理系统的高效、高质量、可靠性设计。
　　（一）电子文档管理系统设计与实现探讨。电子文档管理系统具有当前、动态、可逆操作的主要特征，在电子文件档案管理系统中，电子文档管理系统作为一个独立的子系统，电子文档管理系统的主要作用就是区分文档的草稿和定稿，充分保证文档的执行力。要充分保障电子文档管理系统作用的发挥，就必须在电子文档管理系统的设计过程中，加强对文档的审核工作，并按照规范的流程进行，对于不合格或者存在明显错误的文档应当进行及时的修正和更改以确保文档的可靠性。
　　（二）管理流程设计与实现探讨。管理流程设计是电子文件档案管理系统设计的重要内容，管理流程设计主要包括流程规则设计和系统内部结构设计。
　　1.在进行流程规则设计时，需要确定电子文档管理系统设计的目标，对于不同的管理工作需求，要确定和设计不同的子管理系统功能目标，并设计出功能使用的优先级别。在进行流程规则设计时，设计人员要对电子文件档案管理系统的应用环境进行深入的分析，并且与先进的技术相结合，保证电子文件档案管理系统的应用效果。其次，设计工作人员要对电子文件档案管理系统的信息录入和输出内容进行确定。
　　2.在进行系统内部结构设计时，设计工作人员要规定电子文件档案管理系统的活动要素，并设计活动集，主要包括电子文件收集、电子档案鉴定、电子档案整理、案卷编目等内容。其次，设计人员要对档案管理工作的流程进行先后顺序的设计，并做好档案收集方法的设计和选择，对于档案的可靠性和安全性，在设计过程中要运用先进的技术，预先检测文档的安全和可靠性，对文档的内容属性进行分析和确定，从而保证电子文件的效用。
　　（三）业务流程设计与实现探讨。在电子文件档案管理系统应用过程中，要通过业务流程的优化设计来实现电子文件档案管理系统的价值。首先，在电子文件档案的收集阶段，要利用自动化办公系统对工作人员的日常文件进行收集与归档，然后进行技术鉴定，确定各个电子文件的储存属性，进而进行电子文档的分类归档。其次，要对电子文件的价值进行评定，从而确定电子文件的保管或销毁，通过抽样调查等方式，可以实现电子文件档案管理系统空间的最大化。最后在电子文件的整理过程中，工作人员要根据文件的不同属性、不同价值、不同存储时长进行分组，为电子文件的后期利用提供重要的保障。
　　三、结语
　　综上所述，电子文件档案管理系统在我国企业和政府机构档案管理工作中的应用十分广泛，加强对电子文件档案管理系统的优化设计，是保证档案管理安全性、高效性、可靠性的重要手段。在电子文件档案管理系统的不断应用发展中，必须加强其规范化、一体化的发展，进而全面地提高我国电子文件档案管理系统的工作水平。
　　【参考文献】
　　[1]刘旭芳.单位电子档案管理系统的设计和应用[J].企业改革与管理.2016（18）.
　　[2]李慧博.浅议电子文件档案管理系统设计与实现[J].科技展望.2015（05）.