做时间的主人

　　2016年初，由于需要处理的事情杂乱繁多，我的工作总是出现＂出力不出活＂的＂窘况＂。为改变现状，我购买了很多时间管理类的书籍来学习。与此同时，丹东供电公司的青年后备干部班也需要一门提升素质能力的课程，于是我向主办方推荐了＂时间管理＂，并承担起这门课的开发与讲授。
　　在开发课程的四个月里，我每天阅读相关书籍，向同事、朋友了解其对时间管理的认识、需求和亟待解决的问题，并亲力亲为尝试各种时间管理的方法。最终，我将＂时间管理＂课程分为三个模块：时间管理是什么？如何避免时间浪费？应怎样进行时间管理？
　　避免误解，减少时间浪费
　　课程伊始，我从生活中的实例出发，向大家介绍常见的便签、日历、记事本、日程安排表等，这些其实都是时间管理在现实生活中的应用。而当问及＂学习时间管理是为了什么＂，我发现大部分学员对时间管理存有误解，他们错误地认为学习时间管理是为了＂提高效率＂＂节约时间＂＂掌控时间＂。
　　走出三个误区
　　时间管理的真正涵义是指通过事先规划、运用一定的技巧/方法/工具，灵活、有效地运用时间，从而实现个人、组织的既定目标。针对学员的认识误区，我进行了详细解答。
　　·时间管理≠对时间的管理。由于每个人固定拥有一天24小时，因此，时间管理其实是自我管理，而非对时间进行管理。
　　·时间管理≠效率管理。提高效率（以正确的方式做事）只是时间管理的目的之一，提高效能（做正确的事）才是最终目的。
　　·时间管理≠掌控时间。在社会中生存，我们难免要遇到各种各样的突发事件，所以时间管理并非要掌控时间，而是降低变动性。
　　消灭＂时间杀手＂
　　在厘清了时间管理概念后，我与学员们详细探讨了日常工作中常见的＂时间杀手＂（见图表1），并分析其产生的原因，提供相应的解决思路与方法，帮助大家减少时间浪费。
　　很多学员在发言时反映，自己有轻微的＂拖延症＂，原本能很快完成的工作，却习惯在截止日当天才完成。我为学员分析了产生拖延的两大原因：一方面，拖延可以暂时带给人们释放压力的快感；另一方面，人们总是愿意做相对简单或愉快的事情。
　　对于如何克服拖延症，学员表现出了很强的好奇心，我向他们介绍了四个解决方法：面对复杂任务，可以采取＂切香肠战术＂（将事情分为若干小事情，循序渐进地完成）；面对新任务，要敢于迈出第一步；面对熟悉的例行公事，应毋需动脑就能尽快完成；面对外界环境里的干扰信号源，应自动屏蔽，提高做事的关注度。
　　通过实战掌握时间管理技巧
　　我精选了一个时间管理工具GTD（见副栏），并现场应用学员的真实案例，来教会大家如何做时间管理。我将GTD的五个核心分别对应到了大家熟知的＂衣柜整理法＂来帮助理解：清空衣柜（收集）、衣物分类（整理）、衣物存储（组织）、衣物整理（回顾）、选择衣物（执行）。
　　首先，我邀请学员进入＂收集＂环节，将最近需要完成的所有事情都罗列出来，写在纸上。例如一位学员的待完成事项包括＂周四上午要参加消防安全培训＂＂月底要交一份项目计划书＂＂朋友约我周二晚上打球＂＂有空时去医院镶牙＂＂妻子今年想去日本旅游＂等，共11件事项。
　　随后，我与学员一起对这些琐碎的事件进行整理，辨别其属于＂将来/也许清单＂（将来可能要做的）、＂等待清单＂（计划要做的），还是＂行动清单＂（需要立即采取行动）。明确每件事的意义之后，我带领学员进入＂组织＂环节，将11件事项分门别类地划分到三类清单中（见图表2），制定相应的日程表与行动计划。我们只要依据这份日程表定期回顾、更新并执行事件，就可以确保自己能够有选择、有重点地完成事项。
　　由于授课对象是青年后备干部，他们最大的特点就是年轻、参与度高、喜欢电子科技。针对这些特点，我在教学员领会GTD的使用法则之后，邀请他们下载＂DOIT.im＂APP，并再次选出1～2名学员的切身案例，与大家共同探讨如何应用这个程序来管理时间。
　　于生活中领悟
　　这门＂接地气＂的课程得到了主办方与学员的一致认可。＂时间管理＂针对的，不只是特定的工作场景或生活环境，还能给我们的人生带来深刻的启示。如何避免时间杀手消磨掉宝贵的时间，让每天24小时过得有意义，正是这门课能够达到的目标。
　　在教授时间管理的过程中，让我最开心的事是可以教学相长，既能帮助学员，不可以提升自己时间管理的能力。时间管理的真谛＂人比事重要＂，让我意识到自己过去不应深陷备课压力，错过了许多更重要的事情，包括休息、运动与家人。
　　建立专属GTD清单
　　每次开发新课的时间里，我都会深陷其中，只顾阅读大量书籍、搜集相关素材，有时甚至忽略了规律饮食与休息，让大家感觉我总是心事重重，与大家格格不入。
　　当我真正了解时间管理的含义和斯蒂芬·柯维（Stephen Richards Covey）提出的＂要事第一＂理论后，才醒悟——我每天用事务把自己绑得紧紧的，生活没有一点乐趣。所以，我选择改变。结合＂人比事重要＂的理念，我为自己建立了专属的GTD清单，而且每天都预留机动时间，用于运动和跟家人相处。过了一段时间，我发现这种改变不仅没有耽搁工作，反而让工作有条不紊，生活开始变得轻松，既不会过于忙碌，也不会无所事事。
　　让事情变得简单
　　应用时间管理工具，开始让我的工作变得简单。每天上班该做什么，我只需要看看＂今日待办＂清单，然后按照清单内的排序开展工作即可。如果清单内的事情做完了，自己的精力仍很充沛，就可以着手项目里的＂下一步行动＂清单；如果状态不是很好，或所剩时间不多，那我会干脆放松、运动一下。
　　晚上回家后，我会花几分钟时间了解＂明日待办＂清单，看看第二天有哪些事情要做，是否有需要提前准备的材料，做到心中有数。到周末闲暇时，我习惯性地回顾上周的清单完成情况，并制定下周清单。周而复始，形成规律，这让我不会被繁琐的事务所困扰。
　　深入思索时间管理
　　在讲授与应用时间管理的同时，我观察到很多人都在用时间管理安排工作与生活：有人会准备便签/备忘录，记录需要完成的事项；有些同事会在桌上放一本台历，记录各项工作的截止日期；那些计划性更强的人，会给自己制定月/周时间安排表，标明每天应该做什么。
　　然而，人们的这些时间管理做法真的有效吗？我认为第一种做法缺乏计划性，一旦事情变多就很难安排好；第二种做法缺乏对事情轻重缓急的划分；第三种做法会使人做事缺乏选择，在一些无关紧要的事情上浪费太多时间。因此，我倍加推崇斯蒂芬·柯维博士提出的第四代理论，它强调以人、生活为重心，承认人比事重要，有选择地把个人精力的焦点放在＂重要＂的事务上，全盘规划工作和生活，平衡发展个人的不同角色。
　　与此同时，我们应了解自己到底在追求什么，知道什么对自己是最重要的，分辨出何事为重，何事为轻。不妨找个时间，静下心来，问问自己：＂我的价值观是什么？每天忙来忙去，为了什么？我到底要过什么样的生活？＂只有明确了这些问题的答案，我们才能决定如何分配时间，珍惜当下的每一天。