校园文化视阈下高职商科类二级学院档案管理有效模式
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刘纯洁++邱莉霞
【摘要】随着教学改革和高校管理体制改革的不断深化，二级院系档案管理也面临着新的挑战，本文结合工作实际， 针对新时期二级院系档案管理工作存在的问题进行探讨，并提出了改进措施。
【关键词】商科；二级学院；档案；管理
近年来， 随着我国高等教育教学改革和高校内部教育体制改革的不断深入，多数高校已经开始或正在实施或逐步完善二级院系管理，教学档案的管理内容也日益复杂多样，本文针对新时期二级院系教学档案管理工作，结合自己的工作经验，进行一些交流和探讨。
一、文科类二级学院档案管理的现状及特点
（一）档案管理的任务、范围。档案管理的根本任务是在各项工作开展过程中收集相关材料，进行鉴定分类、整理备份、保管归档并提交至上级档案管理部门。在搜集的基础之上进一步鉴定归档价值进行分类保存。归档价值的认识决定了一份档案的质量，根据《高等学校档案工作规范》的各类档案归档准则，我们不难总结出如下几条归档准则，亦可以说是归档价值的鉴定标准：1.＂对社会和学校当前和长远发展具有参考作用、凭证作用以及研究价值＂＂完整、准确、系统地反映各项工作的全过程＂。2.＂遵循自然形成规律，保持彼此间有机联系＂。3.＂有重点，有特点＂。从范围讲，二级学院的归档一般分为以下大类：办公（党政）类、教学类（本科生/研究生）、科研类、外事类、仪器设备类、产品生产和技术开发类。其中，对于文科类二级学院，产品生产和技术开发类文档几乎不存在，外事类档案也相对较少，但它反映出学院在科研、人才交流等方面与国际接轨、＂走出去＂＂请进来＂的层次和侧重点，不应该被遗漏。
教学档案是指在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料。教学档案管理质量是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主题、核心和重点。近年来，随着高校招生规模不断扩大和内部管理体制改革的进一步发展，以及数字化校园的建设，高校已经开始实施二级学院管理，二级学院办学自主权进一步加大。因此，二级学院的教学档案管理内容也变得复杂多样，本文根据高校二级学院档案管理存在的一些问题，结合自己的工作经验，进行一些交流和探讨。
（二）教学档案的特点。1.文件来源分散。教学档案来自于教学工作的各个环节，除了少部分来源于教务管理部门外，大部分来源于从事教学活动的教师。而来源于教师个人的教学文件材料，大多不需经过收发部门登记，且没有副本，甚至长年累月存在于教师个人手中。因此，教学档案的来源与其他档案相比，具有明显的分散性。2.专业性强。高校的专业设置、学科划分比较细致，一般的高校专业数量少则十几个，多则几十个甚至上百个，且每个专业在课程设置、教学内容及方法等方面各有不同，导致这些教学档案材料表现出很强的专业性。3.种类繁多。存放在二级学院的教学档案除了上级主管部门下达的文件、本部门的计划、总结及会议记录等行政管理材料，还包括教学计划执行及教学质量监控各环节产生的教学管理材料，种类繁多，涉及面广，内容丰富。4.载体的多样化。教学档案管理的载体除了纸、卡片、照片等传统载体外，还包括各种办公文档和多媒体文档等电子载体，而电子载体在归档时一般需要刻录成光盘。
二、目前高校二级院系教学档案管理存在的主要问题
（一）重视程度不够，档案意识薄弱。二级院系是从事教学活动的一线教学单位，承担着艰巨的教学任务，特别是在我国教育行政管理部门对各高校实行五年一周期的教学评估背景下， 从学院领导到教职员工更是始终把教学工作放在首位，忙于具体的教学事务，对教学档案管理缺乏足够的重视，仅仅把它视为教学管理的附属工作，在评估检查时，往往临时突击，应付差事，草率整理。
（二）管理手段落后，缺乏创新模式。高校档案管理目前还是遵循老一套的管理手段，学校档案馆（室）作为学校教学档案管理的业务指导部门， 对各二级学院的监督指导不到位，不及时。另外，由于大多数高校采取高度集中的管理体制，各二级学院在教学档案管理方面的主动性和积极性难以得到发挥，统一领导、分级管理的力度缺少适当的衔接点。
（三）重文书类，轻实体声像类。由于纯文科学院几乎没有实验模具、科研成果样品等，往往在存档中根本不会在意实体类声像类的收集，无论是学院还是教师也存在一种倾向，即：奖状、证书、礼品等是学院或个人工作交往中产生的，一旦上交保存，自身的档案将缺失，再利用时也比较困难。那么我们可以将具有代表性、存档价值高的实物进行复制，将复制件上交至学校档案馆，学院内部涉及学院整体的实物类档案由学院统一保存，并编号造册，注明好时间、尺寸、材质、产生背景等详细情况。
三、完善高校二级院系教学档案管理的措施
（一）根据自身实际，逐步建立并完善二级院系教学档案管理工作的规章制度，使档案管理有规可循。二级院系作为教学档案管理工作的直接施行者，根据实际情况，结合学校档案馆（室）的业务要求，充分发挥主观能动性和创新精神，制定教学档案管理的各项规章制度，在高校师生对所在二级院系的依赖程度不断强化的背景下，使档案管理体现专业知识、学科体系的科学性和权威性，让拥有本专业和学科知識的教师专家自主制定或完善涉及自己专业和学科范围的教学档案的规章制度，包括材料的收集、整理、立卷、归档、档案的分类、保管、鉴定及利用等方方面面，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。提高档案管理人员素质，搞好二级院系教学档案工作。高校的各级领导应充分认识到高校教学档案管理工作在高校发展中所起的承前启后作用，重视二级院系档案人才队伍建设，有条件的可以安排专职的档案工作人员，加强对教学档案工作人员的定期培训和业务指导，由学校档案馆（室）的专职档案工作人员，结合具体案卷辅以详细讲解和操作指导。同时将教学材料的归档工作同教职员工的年度考核、职称评聘、奖励评优等挂钩，激发二级院系专兼职档案管理人员的工作积极性和责任感，从而提高二级院系教学档案工作水平。
（二）充分利用现代化信息技术开展教学档案管理，以提高工作效率，适应改革需求。随着高校改革的不断深入，在办公自动化技术取得突破性进展的背景下，二级院系教学档案应当实现网络化管理，借助互联网、校园网及网络版档案管理软件，建立教学档案信息平台，实现校园办公自动化系统与档案管理的无缝连接，档案管理人员依托网络一方面实现对教学档案的及时收集、迅速整理、全面存储、高效利用；另一方面实现与处于业务指导核心地位的学校档案馆（室）的密切沟通，完成教学档案信息的上传下达，使二级学院教学档案管理工作向纵深发展，形成高效、安全、智能化的网络模式。
（三）做好教学档案材料的收集和归档工作。二级学院分管档案工作的领导必须保障档案管理人员完成年度档案工作所必需的时间和条件。专兼职档案员要加强档案意识和工作责任心，主动地采取措施，在归档前按照归档范围到各教研室、实验室、研究所收集分散在个别教职工手中有价值的各种材料，并认真检查文件是否齐全、完整，检查文件的联系是否互相混淆或有拆散现象，检查是否有遗漏或不需要归档的材料。确保归档文件材料完整、准确和系统。同时对各种不同载体形式的档案材料也要加强收集，如照片、实物、奖状、奖杯等，实现档案载体形式多样化。
（四）加强档案人员的业务培训。由于档案管理工作专业性强，二级学院的教学档案内容复杂多样，但是大部分二级学院的档案管理人员是兼职的，没有经过专门的培训，且更换频繁，因此高校档案部门应加强对二级学院兼职档案人员的业务培训，有条件的可以在每年年初由学校档案馆的专职档案管理人员，结合具体案卷，加以详细讲解和操作指导，提高兼职档案员的业务水平。
（五）实现档案工作的价值。社会信息化致使社会各项活动的记录产生于网络数字化环境，人们进行交流和传递信息的手段也从纸质走向电子媒体，高校档案数字化建设需要一个不断探索、不断发展、不断完善的过程，高校二级学院教学档案管理也需要遵循科学的原理，采取正确的方法，才能实现档案工作的价值。
（六）进行个性管理，做好档案服务。需要注意的是高校之中各部门的工作存在着较为明显的差异性，每个部门在工作过程中产生的数據信息以及需要参考的档案数据信息等都有所不同。因此，在＂互联网+＂的支持下，档案数据管理人员应对档案数据管理工作进行优化，增加其对各部门的针对性服务，可以将不同部门的档案数据信息整合到一起进行针对性管理，并根据部门的不同进行档案数据信息的分类。不仅如此，档案数据管理人员还可以与具体部门的工作人员进行沟通，了解各部门对档案数据信息的个性化需要，并以这种需要为依据对档案数据管理工作进行调整，利用网络平台满足高校内部不同部门的差异性需要。
综上所述，高校档案管理工作开展中，应该结合高校实际情况建立起特色的档案信息数据库，创新和完善高校的档案信息化管理理念，选择合理的管理技术，从而为高校教学、科研以及行政管理工作提供更加优质的服务。
【参考文献】
[1]邢韬.高校评估（教学）档案管理系统的分析与测试[D].北京邮电大学，2012.
[2]吕鸿， 熊燕. 高校二级学院档案管理模式探析[J]. 图书与情报， 2007（6）.
[3]韩青松等.新时期高校院系教学档案二级管理变革初探.沧桑，2008（6）.