高等教育教学档案管理信息系统建设的探索

　　苑隆寅+王哲
　　【摘要】对于档案管理而言，传统纸质管理的劣势较为明显，主要可以体现在管理难度大，不易保存，存放环境苛刻等等，而且一些特定的档案往往关系到关键性的信息，而存放时间较长就会导致资料的纸张发黄、字迹模糊，对于档案资料的运用范围也造成一定的限制。而且多数档案资料在调用方面都存在难度，需要花费大量的時间与人力，因而探寻档案管理信息系统构建也是十分重要的。
　　【关键词】 高等教育教学；档案管理信息；建设探索
　　高校教育教学档案对于高校工作与教育都是至关重要的。而探寻高等教育教学档案管理信息系统建设的探索方式和手段，往往是高校教育教学档案管理高效化、科学化发展的主要趋势，对于高校未来教学的改革具有重要的意义和价值。就此笔者将通过本文，从高等教育教学档案管理信息系统建设方面入手，进行具体的分析与探讨。
　　一、建设档案管理信息系统的意义
　　就档案管理信息系统构建而言，主要的意义和价值可以体现在三个方面：其一是社会价值，传统纸质档案管理无论制作和保存都需要花费大量的人力和金钱，而且保存难度较大，与当前时代背景下可持续发展理念相违背，而信息化网络的出现是技术革新的主要体现，也是目前时代发展以及市场发展的必然要求。其二，档案价值，对于高校教育教学档案管理而言，传统管理往往只能保存有价值的文字信息，因而档案本身的价值有限。而通过档案信息管理系统，则可以根据档案资料的应用，选择更多科学的保存方式，如以多媒体资源（包含文字、例图、声音、视频等等），而且信息化系统能够将档案存放在计算机或者网络中，从而保证档案调用的便捷性与高效性，也能保证管理的灵活性，即管理人员可以对档案进行修改、删除以及添加等各种操作，同时还能够预览档案的具体内容。其三，服务价值，对于高校教学档案管理而言，构建档案管理信息系统的价值还体现在服务方面，因为信息系统本身具有更强的拓展性和功能性，能够充分发挥档案信息服务的范围以及质量，而且能够对档案信息进行分类、区分及存放，从而方便用户检索查询，这也间接增加了档案管理的效果与服务价值。
　　二、加大数字及网络技术的普及
　　就目前而言，无论对何种管理方式进行改革，都仅仅是基于管理方法进行改变，而要改变管理的渠道，让其能够符合高校对教育档案的管理与运用需求，则需要首先构建完整的教育与教学档案信息管理系统，同时突出档案管理的科学化、高效化以及社会化，而且需要在系统构建过程中加大数字及网络技术的普及，即让数字与网络技术进行融合，保证整个信息管理系统的科学性，从而为未来改革与发展奠定重要的基础。当前时代背景下，云存储具有高效性、科学性的优势，而且相对于计算机储存而言，其能够实现数据的网络传输和共享，保证档案信息运用具有更广的覆盖面和运用面。
　　三、发挥管理系统的扩展运用
　　就档案管理信息系统而言，要实现系统完整的系统功能以及广泛运用，则需要在系统开发过程中强化两种基础功能的实现：其一，具有优秀的泛用性，因为在一般档案管理方面，往往需要涉及多类不同种类的档案，虽然教育教学档案只是在某一范畴内，但是依然可以划分为多种档案类型，因而档案管理信息系统要体现出更多功能与拓展，则需要保证系统本身应当具有优秀的泛用性，即能够满足各类档案的特征以及管理要求，进而进行高效性、秩序性以及科学性的管理。其二，具备明显的拓展性，因为档案管理的方式都是多数用户的最终需求体现，高等教育教学档案管理也不例外。而且多数用户的需求并不是固定不变的，往往跟随时代与市场需求的变化而呈现出多样化的变化，因而具有不定性，而对于档案管理信息系统而言，要适应各类用户的不同功能需求，则需要其在设计时加入相应的拓展性功能，而且需要保证系统本身的易控性，进而能够进行不同功能的拓展，甚至可以实现一些人性化的、科学性的功能，让档案管理体现出更多高效性与针对性。
　　四、提升管理系统的安全性
　　由于档案本身属于一种数据，很多档案内容都是较为隐蔽的，而且具有更高的价值。而且虽然信息化管理档案不会出现传统纸质档案管理过程中出现的损坏、受潮、缺失等问题，但是信息网络的随机性也决定其不具备很高的安全性。因而对于系统设计与开发人员而言，则需要考虑运用信息化系统进行档案管理的安全性。而要提升信息管理系统的安全性，主要可以从三个方面入手：其一，强化对网络信息安全的重视，同时构建科学制度规则，保证档案信息系统运作过程中的安全性。其二，强化档案信息管理操作的标准化，特别是修改、删除、添加等操作流程，必须严格按照要求进行，避免出现信息泄露、信息失实等问题。其三，重视备份，对于一些重要的档案，需要进行备份，同时进行定期备份更新，以避免信息管理系统问题导致档案数据出现错误、缺失。
　　五、结语
　　总而言之，构建信息管理系统的主要目的就是实现档案管理的科学化与高效化，特别是对于高等教育教学档案管理而言，往往会涉及多个方面的档案信息，更需要利用信息管理系统的智能分类存放功能，以达到预期的管理效果。
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