自己掌握工作流程 在工作时,有三件事要特别地处理,才算是掌握时间的精髓: ·电话:事情要连续地做,不要让电话打断你的思绪。因此,在公司内可用秘书做电话过滤工作,讲电话时要长话短说,这些都是应该注意的。 ·访客:技巧地拒绝访客,以免打断你的工作。譬如说:访客来意未明之前,不要请他入座,使他能够尽速离去,不速之客应另行约定时间交谈等,都是可行的方法。 ·会议:会议是最容易浪费时间的地方。会议上最大的问题是,所有应该和不应该参加的人都出席了,在许多会议上,往往有一半的人是不该参加的。而职位愈高的人,往往开会的时间愈长、次数愈多。因此,在开会时应想想,什么样的会应该让什么样的人参加,这都是必须注意的。 另外,亦可尝试将例行性的会议停开一二次,看看会有什么结果。也许在例行会议停开当时有些人觉得纳闷,但是过了一段时间,如果没有什么不良后果,你会发现那种会议开不开都无所谓。所以,检察例行会议是否重要,就是隔段时间停一次不开,看看效果会不会打折扣。一个例行性的会议绝对不可一直例行下去,一定要好好检讨是不是可以不开。突发性的会议也耍注意,对上班族而言,公司内外会有很多毫无目的会议请你列席,这种没有意义的会议到处都是。有人开玩笑说:"现代人是开会族。"因此需要好好地斟酌:这种会议有什么贡献?具体收益会怎样? 有些会议也许非得你出席了发表意见不可。这时,就应该讲究开会技巧。例如:掌握会议的时间、议程进行的程度以及让与会人士充分表达意见等。譬如,要让与会的每个人都愿意发言的方法,就是问一个他一定会回答的问题,而且问题的答案很简单。总之,不要常常想开会,不要用开会来显示自己的地位(诸如:董事长、总经理等)主管人员很容易陷入开会的陷阱——会而不议,议而不决,决而不行。殊不知,不执行韵规定,比不做规定更糟糕。