论原则在供电企业办公室管理中的应用

　　【摘要】如何让办公室的管理工作更好地服务于企业的发展，是所有办公室工作人员面临的一个不可回避的课题。笔者认为，将目标管理理论及＂SMART＂原则引入办公室管理，可使办公室的工作在纷繁复杂中有条不紊地推进并提高效率。
　　【关键词】办公室管理；目标管理；＂SMART＂原则
　　一、＂SMART＂原则简述
　　谈＂SMART＂原则得先从＂目标管理＂理论说起。1954年，美国著名的管理学家彼得·德鲁克（Peter F.Drucker）在其名著《管理的实践》（The Practice of Management）一书中提出了＂目标管理（MBO）＂的概念，后又提出＂目标管理和自我控制＂的主张。他认为，人是有了目标才能确定其工作，所以＂企业的使命和任务，必须转化为目标＂，一旦没有了目标，这项工作一定会被忽视。在德鲁克看来，＂目标管理＂不仅仅是一种组织管理模式，它更是一种管理思想和管理哲学。同时，他对目标有五个要求：一是目标是行动的具体承诺，是用来衡量工作绩效的标准的；二是目标是可操作的，是可以转化为具体的小目标和工作安排；三是目标能使各种资源集中起来；四是目标不是唯一的，必须具有多种目标；五是在影响组织生存的各个关键领域都需要目标。
　　再后来，美国马里兰大学教授爱德温·洛克（Edwin A. Locke）和休斯研究发现，外部来的刺激都是通过目标来影响动机的。目标能够引导活动指向和目标相关的行为，能让人们根据目标难度的大小来适时调整其努力的程度。在他一系列研究的基础上，爱德温·洛克于1967年提出＂目标设定理论＂（Goal Setting Theory ），并提出目标设定的原则：目标应具体可操作；目标的难度应适中；目标应被组织成员接受；达到目标进程的有关信息要及时客观地进行反馈；个人参与自己目标的设置效果更为有效。
　　后来的专家学者在对彼得·德鲁克和爱德温·洛克关于目标的要求以及目标设定基本原则进行总结提炼的基础上，逐渐形成现在学界普遍比较认同的目标管理原則——＂SMART＂原则。其中S为英文单词Specific的缩写，即目标要明确具体，要用具体的语言说清楚需要达成的标准；M为Measurable的缩写，即目标必须是可以衡量的——衡量性就是指目标应该是明确的，而不是模糊的；A为Attainable的简写，即目标必须是可以达到的——目标是要可以让执行人实现、达到的；R为Relevant缩写，即目标与目标之间必须具有相关性（目标的相关性是指实现此目标与其他目标的关联关系）；T为Time-based的简写，即目标要具有明确的完成时限。
　　二、＂SMART＂原则在管理工作中的应用与实践
　　＂目标管理＂理论提出后，就被美国企业界视为致胜法宝，很快被应用到工厂企业甚至公用事业管理之中，随后传到西欧、拉丁美洲和日本，可谓声名大噪并取得了很好效果。正如德鲁克说：＂特别是在日本，其更是备受重视。的确日本人认为《管理的实践》中观念奠定了他们经济成功和工业发展的基石＂。下面以北美西方公司的案例来说明＂目标管理＂理论及＂SMART＂原则在企业管理工作中的实际效果。
　　成功应用目标管理及＂SMART＂原则并获得成功的企业案例可谓数不胜数，其中北美西方公司的成功可堪称经典案例。作为以石油营运为主业的企业，北美西方公司在20世纪70年代遭遇了空前的危机。为化解这一危机，西方公司实施了一系列目标管理措施，具体如下：
　　一是确立企业内部每个组织现在所处的地位，具体包括描述目标、分析强若点、评价企业存在的威胁。
　　二是确立企业发展方向，以及如何达到所想要达到的目标。
　　三是调整企业治理结构，明确各级组织的职能、职责以及上下级的职位以及权限，使那些为实现目标的计划得以执行，这可谓是西方公司取得成功的关键举措。公司新成立了计划部，帮助企业管理人员开展目标管理工作。整个企业的管理小组由主管和一线总监的所有直线经理组成，同时在这个管理小组内用团队式目标要求，这样目标管理就可以一次贯彻到三个最高管理层。
　　四是企业自上而下层层制定和分派目标，使企业的每个员工都参与到目标的选择和制定工作中来。
　　五是按照层层分派的目标，定期对每个单位和个人的工作进行考评，如出现偏差立即纠正。
　　上述措施推行后，西方公司建立了目标管理体系，按照＂SMART＂原则对目标进行管理，使企业重新走上了正轨。不论是从费用的支出、员工的贡献度、管理人员的工作水平，还是企业的治理结构及运作模式都取得了令人注目的进展和成绩，彻底改变了过去＂无计划的、盲目的和消耗资金式的＂发展方式。
　　自上世纪80年代目标管理理论引入我国以来，国内许多企事业单位及政府部门都推广应用目标管理方法，学术界也开展了广泛深入研究，并取得了积极效果。正如德鲁克所说的那样，＂只有中国人才能建设中国，只有中国人才能发展中国＂。我们已从最初简单地复制模仿到现在的结合国情不断深化应用、消化吸收，不论是在研究上还是在实践上，可谓成果硕硕，为中国的目标管理实践和理论创新作出了积极努力。
　　三、＂SMART＂原则在供电企业办公室管理中应用的现实意义
　　作为企业的重要职能部门，办公室处于承上启下、沟通内外、联系左右、协调各方的重要位置，是办文、办公、办事、办会等的综合机构，在企业管理中发挥着参谋、协调、服务的重要作用。具体到笔者所在企业而言，办公室的职责主要有：制定实施行政办公、公共关系、保卫、信访、后勤等管理操作层面的规定、办法、流程、规范、标准；负责重要会议、重大活动的组织协调；为领导决策提供行政服务，协助领导协调和处理日常工作；负责企业重要决定事项的督查督办；负责起草综合性文件、报告、会议纪要，管理企业政务信息工作和值班工作；负责企业年鉴的编辑和出版工作。负责公文文件、档案、机要保密、印章管理等行政事务管理工作；负责公共关系、公关形象和品牌标识推广应用与管理工作。负责公务接待管理；负责重要会议的组织工作；负责后勤服务、交通安全的归口管理；负责内保治安、电力设施保卫、消防、信访和涉及国家安全相关事务的归口管理等。
　　可以看出，办公室的工作既重要又千头万绪、纷繁复杂；做好办公室管理工作意义重大，同时难度也相对较大。所以，要把办公室的工作做好，首先必须把办公室的工作进行统筹管理，并能充分调动所有人员工作的积极性，使保障企业发展目标实现的有关任务和举措在办公室得以实现。为实现这一要求，笔者认为将目标管理理论及＂SMART＂原则引入办公室，将实现企业发展目标所涉及到的工作分解，形成办公室的目标，再将其分解细化并尽可能量化到各个专业、岗位，落实到具体的人并确定完成时限，一定时间后对目标进行评估并应用到个人绩效评价中。如此，办公室的工作定能有条不紊地高效推进，办公室也切实担当起企业＂中枢＂的职能作用。
　　【参考文献】
　　[1]彼得·德鲁克.管理的实践[M].北京：机械工业出版社，2011.
　　[2]吕怀婉.成功的目标管理及其推广[J].机电产品开发与创新，2004（05）.
　　[3]http：//wiki.mbalib.com/wiki/SMART%E5%8E%9F%E5%88%99[DB/OL].
　　[4]雷振红.浅谈做好办公室工作的几点思考[J].法制与经济（中旬），2014（06）.
　　[5]宁琳，孙艳红，刘迎春.基于SMART原则的高校图书馆工作目标管理[J].图书馆学刊，2011（05）.