关于新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考
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摘要：时至今日，社会信息化日益明显，而企业档案是信息接收，传递信息的重要手段之一，这使得做好企业文书档案管理工作被视为保护信息资源安全的重要管理手段。企业的档案信息反映了某一时期的运行轨迹，真实地展现了某种客观事物的存在，具有一定的权威性。因此，对于如何在新的形势下，做好企业文书档案的管理与保密工作，显得尤为重要。本文将首先分析企业文书档案的管理现状，并进一步提出几条管理保密的工作建议，以防止企业档案信息泄露。
关键词：企业文书；档案管理；档案保密
一、企业文书档案管理现状
随着我国《档案法》的颁布与实施，对于档案管理的重要性提到了新的高度。现代企业普遍都建立档案室，尤其是國营企业，其档案室的规模较大，机制和体系的都较为完善，管理工作也比较到位，但一些中小企业或是民营企业、私人企业等文书档案管理存在较多的问题。本文将针对这种状况，对问题进行深入的分析，并提出一些建议。
二、企业文书档案管理问题
随着时代的进步，一些企业的结构调整不断深入，使得企业的档案工作者积极开展工作，取得了一定的成绩，但同时还存在一定的缺陷。
（一）文书档案保密管理信息化建设滞后
由于受传统思想的束缚，部分企业文书档案依然是采取年度归档的方式，收集鉴别、整理归档、查阅借用等没有健全的规章制度；除此外，文件归档、登陆统计等一系列的环节，仍旧采取手工操作；并且文书档案员一般由企业办公室人员兼职，而接受高级的专业系统的学习的人不多，因此他们对于计算机知识掌握甚少，也就难以应对现代文书档案信息化的要求。
（二）文书档案保密管理制度建设不到位
一些企业的档案意识浅薄，不仅缺乏对文书档案保密管理原则、方式等的制度性顶层设计，而且还没有做出文档管理的收集、鉴定、整理、保管等细化方案；企业文书档案管理工作没有严格制定工作计划和规章制度，各级领导的分工监督也不到位。除此外，要足够的重视各个档案管理制度，而对于企业文书档案管理的工作人员，要熟悉档案的管理制度，对每一步都要有较高的标准和要求。各部门领导要健全完善的档案管理制度还，就要定期的进行工作管理的视察和不定期抽查。
（三）文书档案管理工作中人员队伍建设亟待加强
企业文书档案管理人员中存在专业素养和知识素养的欠缺，有些企业为节省人力而有些职员身兼多职，因此对于文书档案的保密管理工作不够重视；再者，他们当中大多缺乏对专业知识的掌握，因此不能对文书档案管理工作做到认真钻研，使得企业的档案管理工作得不到有效保障。
（四）各个部门对档案管理工作的配合不够
文书档案的保密管理涉及收发、登记、送批、归档、销毁等工作环节，工作程序性强，急需各个部门的协助，完成一整套的业务流程，各单位应制定工作标准化程序，形成操作性强的工作规范，加强各个部门的联系，为岗位人员做出工作上的指导，使工作更为流畅。
三、企业文书档案管理对策
文书档案管理工作是企业的一项重要工作，同时也是国家法律赋予的责任，尤其是对于百年昌盛的大企业，更不能够忽视文书档案管理工作。鉴于此，要树立对企负责，对历史负责的高度责任心，才能够做好文书档案管理工作。
（一）强化企业文书档案保密管理的信息化建设
正如当今，电子文件的优势对档案管理的转型提出了新的要求。目前，在各项档案管理工作中，电子文件充分凭借自身的优势取代了传统的纸质文件，一方面提高档案管理的效率，另一方面也为信息的使用者提供更加先进的信息查询方式；除此之外，要进一步加强企业的软硬件设施建设，如配备必要的扫描仪、打印机等，以提高文书档案管理的物质信息化条件。
（二）建立健全完善的管理规章制度
例如针对电子文件取得难、收集难、管理难的问题，就要建立健全各项规章制度，监督相关部门江收集和保管等的电子文档当成一项重要的任务来完成，以保证电子档案内容的齐全和完整。据有关的档案管理办法，企业要根据实际情况，健全档案工作机制，明确原则和管理方式等。要严格规定文书档案的收集，编制的范围，界定文件形成等一系列的档案保密管理工作。
（三）加强管理人员队伍建设
加强教育培训，提升业务能力等，都是做好档案工作的基本保证。在人才引进方面，要选择良好的档案管理专业人才加入企业，以提升企业的专业化人才数量；在人员培训的角度，组织岗位人员参加国家档案局等的专业机构的理论业务知识培训，将文书档案基础业务、信息化知识和应用技能作为岗位人员培训的重要内容，以提升业务能力。
（四）建立相关部门间的沟通联系机制
要建立完善的责任保证体系和监督管理网络，在这其中，档案管理部门起到中枢和主导的地位，要全过程的参与其中，并通过岗位责任制来约束各部门及其相关人员的行为，以保证所经办文件责任落实到人，保密工作有据可依，同时要有相关领导带头，协调各部门人员的行为，以保证严格按照规章制度，进一步落实文书档案保密管理工作。
四、结束语
企业文书档案是推动企业发展的重要资源，其为企业的文化水平和管理经验的积累，也是企业管理工作的基础和条件，为该企业的进一步发展提供重要的资源。档案安全是确保档案保密工作的基础，对此，加强保密工作是保障档案安全的重要措施，因为只有做好档案的保密工作，才能提高档案管理的安全性，为员工的基本工作奠定良好的基础。
参考文献：
[1]牟丹宇，赵淑芳.略谈信息时代的文书档案工作[J].陕西档案，2010，06.
[2]安燕.浅谈企业档案保密工作[J].信息通信，2014（05）.