七步骤打造高效率行事历
⇨⇦
我之前遇到了一个麻烦，当工作任务量愈来愈重，生活里的活动也愈来愈多之后，这些会议、约会爬满了我的Google行事历，除了看起来让人很有压力，也很难从一大堆的任务中去把握真正最重要的事件。
我希望在行事历上，不仅可以提醒我每天重要的行程，而且还能用「全览」的角度，让我从「每周」、「每月」的浏览画面里，明确掌握最重要的时间点：例如一个项目的截止时间、某个必须好好事先准备的会议。
我自己习惯每天晚上都会「微调」行事历，依据「剩下的可用时间」，确认接下来「真正要专注」的工作，以及每件工作的截止期；如果时间不够用了，就把一些次要事件排开，让自己能首先完成必要的任务。
所以，今天要来分享的经验，就是我如何最佳化自己的Google日历：把所有行程记上去只是第一步，接下来要如何做，才能在忙碌琐事中有效率掌握最重要的行程呢？
1、用「我的日历」标出时间重要性
在Google日历左方的「我的日历」中，可以区分多个行事历分类。
这时候问题就来了，怎么分类比较好呢？当然可以直接分成「工作」、「生活」类别，也可以依据不同的项目做分类（只是这样久了可能很琐碎）。
我自己的方法，是依照事情的「重要、紧急程度」来区分几个不同「等级」的行事历。
01.首要项目：这个月必须完成的项目的所有相关「时间点」。包含各个进度截止时间。某些必要文件的提交时间，或是某个一定要执行的会议。
02.次要项目：不是这个月要完成的项目，其他未来项目的相关会议、截止时间。
03.公司琐事：项目之外的其他公司行政杂务。
04.部落格行动、家庭私事：就是如其名称的非工作活动。
这样一来，我的每个月行事历中，都可以看到一条很清楚的「紫色」脉络线（首要项目），标注了这个月最重要的那些行程。而其他的行程则以不同的颜色标注。这样分类的原因，就是要把「最重要的工作」、「一般重要的工作」和「普通工作」之间做出明显的区隔。
我会把「首页项目」设定为最显眼（但又不致于太过强烈）的紫色，这样在行事历中，我总能一眼就找出那些非常紧急、不能拖延、并且必须给予足够准备的最重要时间点。透过颜色区隔出时间点的不同重要性，我就能明确的在安排时间时，很清楚的把时间排给最重要的事情。
2、同时掌控两周的行程
我喜欢把Google行事历的检视模式设定为「两周」。也就是「本周」与「下一周」的行程，因为当我自己实际在安排行程时，我觉得最常使用的情况就是：
想办法把最重要任务在本周完成。
适度将次要任务排入下一周。
我自己习惯以每一周作为一个大的工作区间，看看一周内可以完成多少进度，而这样的「两周检视」方式，就能给予我执行、延缓任务的弹性。
当时间不足时，千万不要硬撑，懂得延后次要任务也是非常关键的。
3、把会议资料连结到行事历
我之前提到过，我会利用「GoogleDrive（Docs）」来和其他合作伙伴直接进行云端会议记录。
我还会进一步的把这份会议资料直接连结到行事历相应的会议中。
在Google行事历中的「研究室」中，开启「活动附件」功能，就可以让你在编辑行程时，增加一个「附件」的选项，这个附件可以让你上传计算机中的任何档案，或是连结GoogleDrive中的文件。
例如一个会议的行程，我就可以把会议资料、时程讲义等档案「附件」在这项行程里，以后查询更加方便。
4、多多使用约会邀请功能
如果建立的事件是和他人一起的会议，那么我会尽可能的在建立新行程的当下，也使用内建的邀请功能，传送行事历通知给对方。
对方不需要使用Google日历，使用outlook也一样可以接收通知。
这样做的好处是，在我自己建立约会后，我也保证对方有收到这个邀请（因为对方要做确认的动作），甚至可以直接新增到对方的行事历中，以免对方忘记。而且事后如果要修改时间、地点，也都可以实时发通知给对方。
5、整合Gmail邮件工作表
我也会在Google日历中整合「工作表」内容，只要在我的日历中加入工作表，不仅右方可以看到工作表清单，而且行事历的日期中也可以看到你有设定完成时间的待办任务。
因为每天的邮件量很大，我不可能当下把所有邮件处理完成。
所以我的方法就是把重要的邮件「新增到」Google工作表的待办清单里，再由Google日历来提醒我在设定的时间处理该做的邮件。
6、凸显接下来要做的事情
Google日历在设定中有一个功能是「将过去的活动暗化处理」、「将未来周期性的活动暗化处理」。
这是我一定会开启的功能，因为他的效果就是我前面想要达到的：让接下来真正重要的事情凸显。
7、养成当下记录时间点的习惯
我之前在使用行事历时，有一个坏习惯：每次当我在商量新事件的时间点时，我没有直觉的立刻把他们记到行事历中。
或许是以前纸本的行事历任意涂改很不方便，所以会有一种想要很确定后才写上时间的习惯。
但是在数位行事历中，随时都可以弹性移动修改，这时候，反而是有任何可能的时间点，都立刻记录到行事历中比较好管理，也可以保证自己不会忘记。
例如我预估几个月后的项目执行时间，现在的预估当然不准，但起码可以把几个重要的截止时间先大概排出来，而当项目持续进行时，这些时间点就能随时弹性移动并做最后的确认。
这也是数位行事历的好处吧！
撰文者：異塵行者