如何做好企业办公室管理工作

　　摘要：办公室部门是引导各部门协调发展的关键，对内可以起到连接与沟通各个部门，对外可以为企业树立良好形象。可见办公室管理水平的高低对整个企业的内部工作效率以及对外形象产生直接影响，所以，办公室管理工作必须精细、到位。
　　关键词：企业；办公室；管理工作
　　一、企业办公室管理工作的作用
　　身为企业的办公室部门必须清楚其在企业中所发挥的职能作用。面对市场经济的迅速发展，竞争压力也日益加大，这种趋势令企业面临巨大的挑战。如果企业想提高发展的持续性，内部管理工作的加强是必不可少的，这些挑战对于主要负责企业管理工作的办公室部门将要求更高。对此，办公室部门必须提高管理质量，为企业的发展提供服务、决策，在进行管理工作的同时也要不断提升自己的管理水平。
　　（一）办公室的桥梁作用
　　日常工作中，办公室部门起到了桥梁纽带作用，能将不同职能部门、人员有效连接，负责对信息的上下传达。还能有效的对企业进行综合权衡以及宏观调控。在决策进行组织实施过程中，办公室部门还起到了中介作用，将决策者的意见传达给实施者，同时对实施者任务完成的程度及时向领导者与决策者汇报，这样有助于各项工作的顺利进行。此外，办公室部门应在决策实施中做好监察工作，对发现的问题及时汇报，及时改正决策中出现的问题，以便进行调整。
　　（二）办公室的参谋作用
　　办公室部门在具备桥梁作用的同时还具有参谋作用。主要表现在为决策者充分准备及时性与全面性的事实资料，以便领导更好的做出决策。还要根据企业的中心工作进行调查研究，负责将调查得到的结果进行整理、汇总和汇报，方便企业工作的顺利开展。此外，办公室要积极响应领导号召，将领导的指令以及重要文件进行起草，并且将这些指令落实到决策的制定和执行方面。办公室要善于发现企业当前所面临的问题，并尽快给出合理的建议，方便企业对所出现的问题进行及時处理。
　　二、企业办公室管理工作的现状分析
　　目前办公室在管理工作中也存在着一定的问题。首先，由于办公室文书种类繁多，造成分档归类不够准确；其次，由于办公室除了管理以外还有日常接待，接听电话等其他的任务，造成归档整理不够及时；此外，由于办公室人员的配备在某种程度上与办公室琐碎多样的工作不成比例，造成管理工作得不够详细性；由于缺乏规范的管理体制，造成管理工作的落后性；由于缺乏专业的人员，造成管理工作的随机性，灵活性太大，有时同一个地方不同部门的办公室管理工作都是千差万别。
　　三、完善企业办公室管理工作的策略
　　（一）健全办公室的管理体制
　　没有规矩不成方圆，办公室作为企业的重要部门，健全的相关管理体制将起到至关重要的作用。在进行管理体制完善时，要以＂以人为本＂为出发点，不能要求过于苛刻，否则容易打击员工的积极性。但相关体制也不能过于松懈，不严谨的管理体制不利于办公室工作的有效进行，因此在健全管理体制的同时要注意体制的合理性。管理体制必须有激励作用，设置有梯度的管理体系，让办公室部门的工作人员能准确意识到自己的责任，在对自己的工作职能全面认识之后要实行目标化管理，避免员工工作的盲目性，增加对工作的认识程度。
　　（二）搭建信息平台，畅通信息渠道
　　一是搭建信息报送的平台。把建设好一个快速高效的＂信息报送平台＂作为信息工作的前提。办公室要把＂站位高、内容实、编报精、把关严、报送快＂作为工作准则，可依托网络信息资源，在办公室网络门户上搭建＂信息报送平台＂，畅通信息渠道，并要求基层定期报送信息，明确信息报送的时限、流程、要求等内容，进一步增强信息收集的主动性和规范性，解决信息工作＂无米下锅＂的问题。与此同时，充分发挥网络信息报送快的优势，不断强化信息报送＂第一时间意识＂，提高信息报送的有效性，努力做到＂第一手情况、第一道研判、第一时间报送＂，切实提高信息工作的效率。二是搭建经验交流的平台。结合单位每年的工作主题和工作进展，针对单位重大部署、重要决策、重要进展等情况，有侧重地收集整理相关的经验和做法，加强编辑，汇编成册，印发到基层单位，使基层单位之间可以共享信息报送的经验，进一步提高信息编报的质量和水平。此外，还可通过召开座谈会、个人典型经验介绍等方式，使信息员之间相互交流、彼此借鉴，达到互学经验、共同提升的目的。
　　（三）创新信息工作机制，实现信息工作新局面
　　一是完善信息报送机制。在信息工作中，企业办公室应制定信息工作制度和重大情况报送制度等一系列制度，对信息工作提出具体要求，强化信息意识，建立长效机制，增强基层对信息工作的敏感性和敏锐性。在经济社会发展的新时期，面对网络信息的散播迅速的特点，要特别提高对突发信息的快速反应能力，对重大情况和突发信息要提出具体的报送要求，定专人、定时限、定标准、定渠道，减少报送环节，打破常规报送界限，确保快速高效报送信息，全力提升信息工作的时效性，以掌握工作的主动性。二是完善全员信息机制。把建立一套科学规范的信息工作机制作为信息工作的保证。实际工作中，要积极培育信息工作文化，在以信息工作人员收集信息的基础上，坚持实施全员办信息制度，集中办公室全员力量，多方搜集信息，发挥集体智慧，多渠道、全方位强化信息收集工作，确保好信息及时发现、及时编写、及时上报，形成人人收集信息、人人提供信息的＂大信息＂工作格局。
　　四、结束语
　　综上所述，办公室管理任务是一件十分关键的基础保障任务。在新形势下，办公室运行人员必须清楚自己的职责，建立科学的运行态度，给中心领导提供完善的服务，并且需要进一步完善运行流程，有效提升办公室控制运行效率，才能使办公室人员明确自己的工作目标，提高自己的责任意识，让办公室今后的工作做得更加出色，使企业的发展更加辉煌。
　　参考文献：
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