高效率却没效果根源到底在哪里

　　Managershare：有效率、没效果的事情往往都是没有目标的行为。
　　有一个职场新人提问说：＂我知道我应该做得更好，但是很多因素不是我能控制的，比如相关环节不配合，结果事情做到一半就卡在那儿，导致我的工作没有效率。＂他这样说的确有些道理，因为任何人都不是在孤立的环境中工作的，都需要别人的配合。
　　但是，彼得·德鲁克曾经说过，一个人的卓有成效是可以练就、可以学会的。如果一个人想趁年轻干点事情，想成为一个做事有效率的人，他应该怎样做呢？
　　在工作和生活中，有的人虽然有很多事情要忙，但是工作效率非常高。我的一个朋友在出版社工作，最近我看到他们的书目，发现这些年他一直在钻研宗教、哲学，策划、主持翻译或撰写了上百本书。他不仅编了很多书、写了很多书，还有时间看电视，甚至写长篇文章来评论电视剧呢！
　　为什么有些人总能够出成绩，而有些人好像很忙，却总是不出成绩呢？说到这里我想到了一个人，就是苏联科学家柳比歇夫，有一本书叫＂奇特的一生＂，就是专门讲他的。柳比歇夫是生物学家、数学家、哲学家，此外他还是翻译家，《神曲》就是由他翻译成俄文的。他创造了一个奇迹，从20世纪20年代到70年代，他一直坚持写日记，没有中断过一天。他每天的日记实际上是记时间账，记录他每天支出了多少时间、它的产出是什么，就这样一天不落、几十年如一日地做这件事情。
　　柳比歇夫曾经讲到，我们总是觉得古人的时间多、现代人的时间少，其实古代科技不像现代这么发达，现代很多技术说到底都是为了节省时间，包括电话、电梯、电脑、火车、飞机，甚至是拉链、电动剃须刀。
　　现代人拥有了很多节省时间的工具，可大家还是觉得时间不够用，没有时间陪孩子玩、没有时间去树林里走一走、没有时间给朋友打个电话聊几句、没有时间回家看望父母等等。现代人节省时间的手段越多，时间就越不够用。古代人用的工具很简陋，但他们卓有成效，成就不凡。
　　比如亚里士多德，他是亚历山大大帝的老师，他的全集有好几十卷。我们看到这一堆书都会倒吸一口凉气，心想这一堆书什么时候能看完。可亚里士多德是写出了这一堆书，他还跨越多个领域，被称为＂百科全书＂一样的学者。古代写书可跟现在不一样，在亚里士多德那个年代，别说电脑了，连纸都没有，是把文字刻在泥板上，然后将泥板烧制成形，才算是写完。
　　相比而言，我们现代人有些无所事事。正如一位叫塞涅卡的哲学家感叹，我们一生的时间大部分花在犯错误及种种恶习上，很大一部分是虚掷的，整个一生几乎没有用来干应当干的事情。
　　柳比歇夫的时间统计法仿佛一面镜子，一下子照出了自己碌碌无为的样子。我们平时从早忙到晚，回到家里就瘫软在沙发上，好像干了很多事情。实际上，如果把一天所干的事情都记录下来，看看到底干了什么，很多人都接受不了这个现实。管理学大师彼得·德鲁克曾经做过一个实验，他让秘书记录他一个月里干的每一件事情。他后来一看，真正完成的事情少之又少。德鲁克是一个很懂时间管理的人，他都接受不了这个事实。他让秘书再记录一个月，结果发现一个月里干的事情确实是非常少。
　　柳比歇夫之所以伟大，是因为他敢于直面这个事实。由于有这面镜子照着，他能时时反省，就不会去干那些不必要的事情。就像德鲁克曾经讲到的，有些人行动不便，活动空间非常小，反而做了很多事情。大多数人行动方便，满世界跑，但一年下来干成的事情实际上非常少。
　　我曾经要求公司的员工写工作日志，有一次我把一位员工的工作日志给他自己看，他感到非常震惊。因为他发现，他一天8个小时所干的事情，可能用半个小时就能干完。
　　我就问他，其余7个半小时他在干什么。他说自己一直很忙，但就是忘记干了什么。我跟他说，如果忘记干了什么，显然事情并没有产生效果，而且可能并不重要，否则怎么会忘记呢。他后来恍然大悟，说原来每个人每天花在无效果事情上的时间远远超过了他的预期。
　　正因为如此，德鲁克发现了＂效率＂和＂效果＂这两个概念的差别。坐飞机只要两个半小时就能从北京到广州，这是效率。但是，很多人没有想过到了广州的效果是什么。我们现代人用工具解决的多半只是效率问题，而不是效果问题。
　　据说德鲁克曾经暗恋女孩多丽丝，后来他去了伦敦，跟女孩失去了联系。直到有一天，他在伦敦的地铁里邂逅了女孩，当时两人都欣喜若狂。他们都乘着扶梯，德鲁克下了上行的扶梯，赶紧去下行的扶梯，而多丽丝下了下行的扶梯，赶紧去上行的扶梯。结果他们再一次擦身而过。
　　由于两个人都沉浸在相逢的狂喜之中，他们又重复了一次刚才的情景。德鲁克这时意识到，必须有一个人停下来，两个人才能真正见面，所以他就停下来等多丽丝过来，他们才终于拥抱在一起。
　　这就是效率和效果的差别。电梯有效率，但无论它运行多快，只能解决从上到下或从下到上的问题，而不能保证有效果，不能保证两个人能够拥抱在一起。
　　每天我们都忙忙碌碌的，显得很有效率似的，抄起电话就说话，在键盘上噼里啪啦地打字，但一天过去了，认真总结一下，好像又白忙了一天。用米兰·昆德拉的话来说，现代社会是一个被速度之魔所裹挟的社会，所有的东西都只为让人们提高速度，但是大家没有停下来想一想到底要到哪儿去、到底要做什么。
　　所以，我们就会为速度而速度，为效率而效率，最后干了很多无关紧要的事情，真正应该干的事情反而没有干。这就是很多人碌碌无为的原因。在现实工作中，有人总说自己很忙、很用心，见了客户、打了电话，但我们要看最终的效果是什么。
　　德鲁克说的＂效果＂跟他后来提出的＂目标管理＂实际上是一回事，有效率、没效果的事情往往都是没有目标的行为。结果就是有的人看上去很忙，像迷宫里的老鼠一样窜来窜去，但又说不清楚到底在忙什么。在公司里大家都很忙，但是按照关键业绩指标＂KPI＂来衡量，有的人实际上做的事情非常少。
　　德鲁克说，真正做到卓有成效，要做到五个方面：第一，善于利用有限的时间；第二，重视对外界的贡献。重要的是作出了什么贡献，而不是做了什么，这两者之间的区别就在于前者强调的是结果；第三，卓有成效的管理者善于利用自己和别人的长处，而不去管那些短处的事情。
　　德鲁克有一句名言，管理者就是如何利用别人的长处来实现自己目标的人。至于说这个人是好是坏、如何把这个人教育成一个有理想的人，那是上帝的事情，不是管理者要做的事情；第四，有效的管理者总是集中精力于少数重要的领域，就是＂要事优先＂；第五，必须要作出有效的决策。做事情时最终是要面临各种选择的，能否作出最有效的选择最终将决定你是否卓有成效。
　　德鲁克曾经说过，唯有时间是最公平的。一个人再有钱，老天也不会多给他一点时间，每个人每天都是24小时。时间作为一种特殊的资产有两个特点：第一，每个人拥有的时间是一样的；第二，别的资产是可以转让或买卖的，但时间是买不来的。时间作为一种特殊的资产，需要非常妥善和严格的管理，但不幸的是，这种不可买卖、不可替代、供给弹性为零的资产最不容易管理。
　　有的人喜欢记账，会把自己花的每一笔钱记得非常清楚，但是很少有人算时间的账。而且，时间资产还有一个假象，它好像是取之不尽、用之不竭的，今天过去了还有明天。但对于每一个人来说，时间其实屈指可数，一辈子也就两万多天而已。
　　东方哲学的某些观点认为，按每一分、每一秒去管理时间的人是无趣的，甚至有一句话叫作＂不戴手表的人是幸福的＂。事实上，人的幸福感来自于内心的充实。许多时间充裕的人往往很不幸福，充满焦虑。焦虑感和紧迫感是不同的。时间充裕的人往往没有紧迫感，但一定有焦虑感。许多抑郁症患者都是时间充裕的人，所以说＂不带手表的人是幸福的＂这句话是骗人的。真正的幸福感来自于充实感，来自于卓有成效的那种感觉。
　　初看起来，《奇特的一生》的主人公天天记录时间，显得非常乏味，但是后来我们能看到这是一个内心无比充实和幸福的人，他的每一天都是可以复原的，他把这一年的日志一页一页地翻过，他就能一天一天地复原。
　　很多人觉得少年时期的时间很漫长，过得很充实、很幸福。那是因为工作以后，我们每天的生活都被格式化了，显得非常简单，简单到昨天、今天、明天都差不多。当一天一天重复的时候，所有的日子加起来就显得非常短暂。为什么同样的时间段，我们在少年时候觉得长、长大后觉得短呢？原因就在于时间的感受是通过事件来计量的，事件就像是里程碑。如果在一年中做了很多很有效果的事情，人们的时间感受就会丰富多彩；如果没有效果，就不可能有什么记忆，因为这时记忆变得单调贫乏，再多、再长也是贫乏。
　　柳比歇夫的时间日记一年一本放在那儿，一篇篇的文章放在那儿，每一篇日记、每个日记本都能唤醒充实的记忆。所有的记录都能让他感受到时间和生活的丰富，所以我们不要弄得看似每天都很忙、很有效率，但不知道自己到底做了什么，反而成了一个没有效果的人。
　　选自吴伯凡 梁冬《欢喜》中信出版社2012年11月出版。