有关归档纸质文件与电子文件整理的思考

　　摘 要：随着办公现代化技术的普遍使用，产生两类需归档文件即电子文件和纸质文件。这就要求我们正确认识二者的特性，在电子文件归档的同时，不应忽视纸质文件的归档。
　　关键词：纸质文件；电子文件；归档管理
　　电子文件的出现，对档案管理工作提出了新的挑战。电子文件对档案工作产生多种影响，应通过实施电子文件管理战略解决好电子文件的保存问题，使档案管理向立体化方向发展。同时，建立电子文件归档制度以及选择适合的归档方式，以推动电子文件归档工作的科学化和规范化。
　　一、电子文件难以归档的原因
　　与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档。这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实。应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。这样，才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理工作程序，建立归档制度。
　　二、归档电子文件的整理
　　归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同。分类可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。归档电子文件以件为单位整理。同一全宗内的电子文件在大类类目下按照年度一保管期限一机构（问题）或保管期限一年度一机构（问题）等进行分类。归档电子文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。归档电子文件编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补＂0＂或在捕获前将设备设置为＂0001＂的原文件名流水号。归档电子文件夹编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补＂0＂。归档电子文件光盘编号：由档案大类类目号、属类（项目）类目号、电子文件类别代码、光盘序号、套别组成。即在分类方案的最低一级类目后加上电子文件类别代码。
　　其形式以及填写方法如下：
　　把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至一次性只读光盘上，存储二种以上类目或类别的电子文件时应将所包含的类目编号或类别都写上。
　　文本文件：用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等；
　　图像文件：用扫描仪、数码设备等获得的图像文件；
　　图形文件：用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件；
　　影像文件：用视频设备获得的视频文件；
　　声音文件：用音频设备获得的声音文件；
　　三、纸质、电子档案双重管理的优点
　　（一）提高工作效率
　　按《规则》整理文件的方法，是以计算机管理档案为轴心运转的，计算机强大的检索功能，使我们的调卷速度、效率可以大幅度提高。文件材料整理、归档、保管的目的是便于查找，为各部门提供利用，为企业生产经营服务。在时间就是金钱，时间就是效率的今天，提高档案调卷速度、效率，就是为企业生产、企业各方面的建设赢得宝贵的时间。所以，大大提高工作效率是《规则》的最大优点。
　　（二）实现网络管理
　　按《规则》进行管理，充分地发挥了计算机管理档案的优势。实现纸质文件和电子文件双重管理，也就是说任何一份纸质文件的标题下都附有相对应的电子文件，任何一个部门，只要向档案室发送档案借阅申请，档案管理员就可以把电子文件通过网络发送到需求者手中，避免了反复使用对纸质档案造成的无形损伤，保证了档案原件的安全，同时方便了各业务部门，提高了档案利用效率。档案实现网络管理，并不是说网络中的任何一个成员都可以随心所欲的调出档案室档案库里的任何一份电子文件，在档案网络管理系统中，不同的部门被授予了不同的权限，对于档案室，被授予了一项特殊的权力，可以通过电脑查看到各个部门到期应归档而没归档的电子文件，档案管理人员可以让这部分电子文件强行归档；保证了应归档文件的及时归档。网络授予档案室的权限是特殊的、多向性的，它让档案管理员能及时了解公司各部门档案归档情况，督促各部门档案及时归档。对于其他的部门，不可能查看到档案室电子档案库里的任何一份电子文件，除非他向档案室发出的申请被批准，他向档案室借的这份文件仅限于他本人的电脑阅览，其他电脑是根本无法看到的。档案管理网络授予各部门的权限是单向性的，这保证了档案借阅过程中的保密性。
　　（三）便于做档案专题和档案统计
　　档案专题和档案统计工作是档案管理不可缺少的工作环节。档案专题可以是职称认定、机构设置、重大决定事项、干部职务任免等多个专题；文书档案统计台账、科技档案统计台账、会计档案统计台账、档案利用情况统计台账，都是档案工作人员必须花大量时间、大量精力去做的工作。用计算机管理档案，计算机强大的检索功能可以在几分钟内完成所有专题的检索工作，各类档案的保管、利用情况，计算机会自动统计，也就是说，几年甚至几十年以来，档案工作人员必须花费大量的时间、精力才能完成的工作，利用电脑，有可能在几分钟之内就完成了。
　　（四）简化工作环节
　　在《规则》发布实施以前，传统的档案整理程序是：分类、组卷、卷内文件排列、装订档案、拟定案卷标题、编文件页号、抄写卷内目录、填写案卷封面、上档号、案卷号、抄写案卷目录。按《规则》整理档案的程序是以件为单位的文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒、上架。从环节上，按《规则》来整理文件就比传统的方法省去了填写案卷封面、抄写案卷目录等环节。
　　（五）便于保管、利用
　　比起传统的以＂卷＂为管理单位组卷的管理方式，按《规则》的要求，以＂件＂为单位整理、保管的档案管理方式.有便于保管、利用的优点。以＂件＂为单位整理的文件，每件文件的右上角必须加盖件号章，件号章的内容包括室编著件号、年度、全宗号、馆编件号、保管期限、机构（问题）。对于企业档案室，室编件号、年度、保管期限、机构（问题）等四项是必须填写的项目，它是辨识其在档案库房位置的四个主要特征，所以，一份被借出的文件，我们根据其件号章的内容，就可以难确的判断出它所存放的位置。按＂件＂整理档案，比按＂卷＂整理档案便于保密。如果借阅者确实需借用档案原件，以＂卷＂为单位保管的档案，提供给档案借用者的档案原件是一卷，它包括借用者需要的那份文件，但大部分是借用者不需要的文件。这就产生了借一份文件却把大量文件带出档案室的现象，不利于保密。以＂件＂为单位管理档案，从根本上解决了这个问题。每个文件都是单独保管，档案室只对借用者（部门）提供他们需要的单份文件就可以了。如果，借用者需要的是复印件，以＂件＂为单位进行保管也比传统的以＂卷＂为单位进行保管复印起来方便得多。
　　四、结束语
　　《归档文件整理规则》的发布，是档案管理工作一次重大改革，是告别传统的档案管理方式的一次创新，它对进一步提高档案管理工作效率起到了决定性的作用，随着档案利用效率的提高，档案在企业生产经营过程中的重要地位、重要作用将越来越被人们所认识。按《规则》以＂件＂为单位整理档案、电子档案保管纳入企业档案管理范畴、档案管理现代化，对档案工作者提出了更高的要求。时代的发展要求档案工作者对档案这项默默无闻的＂兰台＂事业要有无私的奉献精神、认真细致的工作态度、能大能小的工作能力和业务技术，能大，就是能熟练地运用现代化设备进行档案管理，能熟练地运用现代化管理网络对各业务部门提供优质、快速的服务；能小，就是即使是编一个流水号，也能事无巨细，认真对待，做到最好。
　　参考文献：
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　　[2]易碧荣.电子文件的归档管理和有效利用[J].档案学研究，2004（04）.
　　[3]陈黎娜.电子文件的归档管理和有效利用[J].情报探索，2007（06）.