办公室文件资料信息化管理探讨
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【摘要】办公室各类资料管理工作中，文件资料管理是最基本、最常见的部分。随着信息技术的发展，人类工作方式和工作速度的转变，促进办公室文件资料信息化，提高文件资料管理的安全、高效十分必要。文章将探讨一些提升措施，为办公室文件资料管理提供一些有益的参考和启示。
【关键词】办公室文件资料；信息化管理；必要性；有效措施
一、办公室文件资料信息化管理的必要性
21世纪是信息技术的世纪，信息技术的普及和网络的广泛应用极大改变了人们的工作和生产方式，办公室工作也不例外。办公室文件资料是办公室各类资源中最基本的部分，办公室文件资料的管理是办公室工作的基本工作之一，传统的办公室文件资料管理主要是人为的、纸质的管理，文件资料的准确性受人为因素的影响很大，涉及庞大资料或复杂统计、计算的办公室文件出错的概率较高，耗时耗力，对文件资料的價值产生着重要影响；办公室文件资料主要以纸质文档保存，受温度、湿度、气压条件等环境影响较大，资料保存的寿命不长；传统的办公室文件资料管理，除了大型的企业、重要机关事业单位设有专门的资料室，档案室有专人管理，一些常规企业、普通部门的资料管理多比较随意、混乱，资料的安全性没有较高保障，一旦发生遗失，可能造成严重损失甚至威胁企业安全。大量的资料管理收藏也是较繁杂的工作，占用很多空间和资源，对于处于黄金地段的企业来说，传统的资料存储、保管成本较高。所以，采用现代科技手段，进行文件资料的信息化管理十分重要，是提高办公室文件资料管理质量、管理效率、安全性的重要途径。
二、提高办公室文件资料信息化管理的有效措施
提高办公室文件资料信息化管理是提高办公室文件管理质量、效率、有效性和安全性的必要举措，是新时代的企业适应时代需要，与时俱进，进行现代化信息管理和现代化办公的必然途径，为此，应积极采取措施，提高办公室资料信息化的管理水平。
（一）加强设备、技术投入。办公室文件资料信息化管理，是依赖于现代技术设备、信息技术和专业人员的管理。办公室要想提高文件资料的信息化管理水平，首先应加强资金投入，为办公室购入计算机、现代打印复印设备、先进的信息化管理软件、系统，网络连接设备、加密设施等必要的办公室文件信息化管理的硬件、软件设备，为信息化管理提供良好的物质基础和适应于企业类型的、办公室具体行业工作的对应类型的软件和系统。然后，良好的技术处理手段和专业的技术人员是加强办公室资料信息化管理的必备条件。
（二）完善制度，提高信息化管理各环节的质量。办公室文件资料的信息化管理，归根结底是资料的管理，所以，必须建立健全办公室信息化管理制度建设，强化信息化管理过程中各个环节的质量管理。传统的办公室文件资料，应采用扫描、录入等方式快速高效转变为电子信息资料，延长资料的使用寿命、便于查询、管理和使用。应对现有的办公室文件资料的管理，加强规范和过程的监督与管理，比如提高办公室文件资料的收集质量，全面、细致、准确地收集信息，不漏不缺不错不混淆，加强收集到的信息的整理、编目、归档、鉴定、统计、存储、调用等信息环节的管理，办公室文件资料应包含纸质、图片、音频、视频等多种资料形式，并根据相应的项目或类型，建立专门的管理区域，严格编目，多种格式存储和备份，做好信息资料的调用登记。办公室资料这一管理过程，大多是依靠人工进行的，手动和机器共同配合，所以必须提高管理人员的综合素质和专业水平，加强对资料的搜集中整理能力、辨别能力，并有专业的技术和高度的责任心，保障文件信息的编目、归档、统计的准确性，也具有高度的安全意识，做好对文件资料的加密处理和调用安全管理。
（三）提高办公室文件资料信息化管理人员的综合素质。办公室文件资料的信息化管理，本质是文件信息的管理，所以，相关管理人员应具备文件管理的专业知识和能力，对文件信息的搜集、整理、鉴别、整合、信息判断、数据分析等具有高超的专业能力，能有效对办公室文件资料进行编目、归档、存储等，同时，办公室资料信息化管理的软硬件系统的操作、使用、维护和管理都必须依靠专业的技术人员和一定的技术手段，只有安排专业的管理人员，才能满足办公室文件信息化管理的需求，保障办公室文件资料管理的顺利、有序进行。办公室文件资料信息化管理是一项繁杂、艰苦又十分重要的工作，所以，办公室文件资料信息化管理人员必须具备高度的责任感和职业道德，耐心细心对待文字信息、图片信息、音频信息、视频信息等多种样式的文件资料，提高管理的准确性和管理效率，并且严格保密，不随意丢放、外流办公室文件资料，做好办公室电子信息系统、资料、文件的加密管理和防火墙建设、黑客拦截，提高办公室文件信息的安全性。
三、结语
办公室文件资料是办公室的重要资产之一，十分重要，必须加强管理和保护。传统的办公室文件资料管理形式和方法存有很多缺陷，不适应当前社会发展的需要，采用先进的科技手段和信息技术进行办公室文件资料的信息化管理，是提高文件资料管理的质量、效率和安全性的重要手段，文章从加强软硬件设施建设、建立健全制度提高管理环节的质量管理和监督、加强专业人员综合素质建设等三方面探讨了提高办公室文件资料信息化管理水平的措施，具有一定的参考和启示，值得借鉴。
【参考文献】
[1]郭永锐.浅谈办公室文件资料信息化管理[J].现代国企研究，2017（02）.