基于课题管理的科研项目档案规范化分析
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【摘要】科研计划项目在立项、研发和应用环节会产生大量的科研项目档案，这些档案是对科技发展进程的一种记录，能够为后续科研计划的制定和落实提供参考，应该得到有效管理。本文从课题管理角度，对科研项目档案的规范化管理进行了分析和研究。
【关键词】课题管理；科研项目档案；规范化管理
当前，我国在项目档案管理方面存在一些问题，影响了档案管理的规范性和有效性，也影响了档案资料的合理利用。课题制管理模式的出现，为科研项目档案管理工作提供了参考依据，能够推动档案管理模式的转变，提升档案管理水平和效果，在保障国家科技资源等方面发挥着积极作用。
一、课题制管理模式概述
（一）内涵。课题制管理主要是依照择优支持、公平竞争的基本原则，确定相应的科研课题，将课题作为研究重心，设置专业课题小组，开展课题组织、课题管理和课题研究等相关活动的科研管理制度，常被应用于国家财政拨款支持的各类科研计划项目中。与传统管理模式相比，课题制管理模式促进了科技管理体制、科技项目内容和科技项目验收标准等的转变，打破了人员、单位与专业的限制，不仅管理水平更高，资源配置更优，也更加符合现代科学技术发展的一般规律，而且在长期的运营过程中，逐步形成了完善的课题招标、网上审核、中介评估、节点拨款和监督管理机制。
（二）影响。课题制管理模式对于科研项目档案管理的影响主要体现在三个方面：一是责任主体改变。在以往科研项目档案管理中，政府主管部门一般都是针对具体项目的管理，由科研单位发出申请，主管部门审核通过后，单位承接科研任务，在这种情况下，主管部门与承接单位既是档案形成主体，也是档案归档责任主体。课题制管理模式下，相关课题责任人在计划任务及预算范围内有着自主权，而对应主管部门的工作重心不再是具体项目管理，而是负责相关机制与规则的制定，以及对于项目执行过程的监督管理，可以委托具备相关资质的中介机构开展招标、监理等活动。科研计划项目中，研究性档案的形成主体是课题组，管理性档案的形成主体则是主管部门、中介机构和课题组等。二是档案内容改变。传统科研项目档案管理内容包括准备、科研、鉴定、成果申报以及应用转化五个环节形成的各类文件资料，课题制管理则主要集中在前面三个环节，成果申报和应用转化由其他部门负责，档案内容包括了构建立项审批机制及预算管理机制，还应该对监督管理机制进行完善，根据科研项目的内容来对管理内容进行相应调整。在管理环节，应该适当拓展文件资料收集的范围，包括名称、评审意见、审计情况、监督情况等。三是档案载体改变。传统科研项目档案的载体多是纸张，在长期的管理过程中形成了完善的管理规范，而课题制管理模式下，项目管理采用的多是网络化和信息化管理方式，能够显著提升工作效果，实现规范化管理，而在管理过程中，会产生大量的电子数据，与纸质文件存在密切管理，载体的变化要求相关部门必须对管理策略进行创新。
二、基于课题管理的科研项目档案规范化管理策略
在课题制管理模式背景下，科研项目档案想要实现规范化管理，需要采取切实可行的措施和方法。
（一）明确档案管理职责。首先，应该对归档职责进行明确。在科研项目档案管理中，项目管理部门应该在项目落实过程中产生的各类文件资料进行收集和归档，确保项目完成并且验收合格后，能够依照相关要求，将文件资料移交到相应的档案管理平台，实现统一管理，档案的移交必须保证完整性和及时性。课题负责人需要安排专人做好科研成果整理和归档移交工作，确保其能够对自己整理出的档案的完整性和准确性负责。项目依托单位需要严格履行自身的监管和指导责任，完成项目验收后，及时做好课题组移交档案的接收和管理，为后续的利用提供便利。其次，档案实施合约中应该适当增加关于归档的条款，在相关合同中对项目档案的收集、整理和归档提出合理要求，确保档案归档工作能够做到有规可依，有章可循，对科研项目研究性档案的归档工作进行有效管理。最后，应该对档案部门的监管职责进行明确，确保本单位各级档案管理部门都能够充分发挥自身作用，充分体现分级管理，明确各自的工作中心。例如，科研项目档案的宏观管理由档案行政管理部门负责，切实做好科研项目档案的监管和定期检查工作；一些重大科研项目的验收与鉴定工作应该交给市级或者区级档案行政管理部门，严格依照有关规范，完成项目档案验收，验收通过后需要出具相应的认可文件，并将文件回馈给项目相关单位。
（二）完善档案管理制度。科研项目档案管理需要在课题制管理模式的基础上，依照档案管理的具体要求，对档案管理制度进行健全和完善。如果需要对档案管理办法进行修订，科研部门应该加强与档案管理部门的合作，做好沟通交流，在管理制度中对档案管理的要求进行明确，落实相关主体归档责任，将档案管理作为科研工作的一个重要内容。而在对档案管理规范进行制定的过程中，应该参考项目管理相关政策，提出具体管理要求，对档案鉴定、档案验收、档案保管、归档范围等进行细化，确保其能够与课题制管理办法保持一致性，推动档案管理工作的顺利落实。
（三）优化档案归档范围。之前也提到，课题制管理模式使得档案管理的内容和流程都出现了很大变化，要求项目档案管理部门必须对文件归档范围进行适当优化和调整，确保档案管理的有效性。具體来讲，一是应该适当增加能够对课题制管理全貌进行反映的综合性文件，包括绩效评估文件、立项指南等。二是应该增加项目管理过程中产生的关键性文件，包括项目进展评估、信用考评、经费审计、专家评审等文件。三是应该重视研究性档案归档工作，在原本工作报告和技术报告的基础上，增加成果专利、检测报告等文件。
（四）重视项目节点监管。在项目管理中，节点拨款制度是一种非常重要的制约措施，能够实现对科研项目实施进展的有效监督，对执行困难的课题做出相应调整，这样一方面可以保证项目的按时完成，另一方面也能够减少资金浪费问题。因此，项目档案管理工作应该重视节点监管，利用项目中一些比较重要的节点，如合同项目转正节点、项目年度检查节点、项目验收审核节点等，针对项目档案的归档工作进行监管，以此来保证归档效果。节点监管过程中，需要强调项目验收节点的归档控制，确保在开展项目验收工作前，必须首先做好归档文件验收，对于没有经过档案验收，或者档案验收不合格的科研计划项目，应该避免进行验收或者鉴定工作。可以将归档文件验收作为项目验收、科研成果申报的前提条件，从科研管理和档案管理两方面做好严格把关，确保科研项目档案的完整性和规范性。
三、结语
总而言之，无论是对于工程建设项目还是科研计划项目，档案管理都是一个非常重要的内容，关系着项目验收和后续科研工作的顺利进行，必须得到足够的重视。针对传统科研档案管理中存在的缺陷和问题，可以在档案管理中引入课题制管理模式，采取切实可行的措施和方法，保证科研项目档案管理的规范性和有效性，以此推动我国科研工作的稳定健康发展。
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