浅谈文件表述的特点

　　毛泽东在《工作方法六十条》中指出：＂文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。准确性属于概念、判断和推理问题，这些都是逻辑问题，鲜明性和生动性，除了逻辑问题，还有词章问题＂。毛泽东同志在这里提出了文章与文件所共有的三个性质，但文件对比文章来说，是有其自身独特之处的，笔者认为大体有以下五个特点：
　　第一，业务性很强。最基本一点就是写哪一项工作就应懂哪一项业务。有人往往以为只要笔头功夫硬，能摇摇笔杆就能撰写文件。殊不知写文件是一门综合能力，不是仅能摇笔杆就能胜任的。刘勰在＂文心雕龙＂中说到：＂才冠鸿笔，多疏尺牍＂，指出＂疏尺牍＂虽是缺点，但＂才冠鸿笔＂才是真本领。这里所说的真谛正是要懂业务。具体到电力系统来说，发电、供电、基建等部门，每个部门都有每个部门的专业知识，有的知识是融会贯通的，有的知识则是自成一体，如在不了解专业知识的情况下贸然下笔，将会受到内行人的嘲笑。因此，不熟悉本行本部门知识业务的人，不可能写出好的文件。
　　第二，定向表述。一般来说，大多数文件都有明确的致发对象（分发、分报及对象很广的文件除外），因而文字及其内容是定向表述的，文件致发对象不同，撰写文件的内容、口气、用词也不同。如：上行文件，多是请示、报告，多是提出请求和意见；下行文件，则多是指令与通知。总之，一定的對象，要使用一定的表述方式。
　　第三，主要用逻辑思维，不用或很少用形象思维。构思与写作文件时，多重于对问题、事件进行系统地分析与论述，通过综合、归纳、分析、判断，形成一定的文字资料，而很少采用抒情、描写的方式。＂飞流直下三千尺，疑是银河落九天＂之类，浪漫主义色彩太浓，作为文学语言是美的，但文件中就很少此类写法。说文件多多用逻辑思维方法，并不是说文件语言可以平淡无奇，有时文件中夹带一两句广为传颂的诗篇，运用恰当也能起到事半功倍的效果。如廖承志同志在致蒋经国的公开信中，引用鲁迅的＂度尽劫波兄弟在，相逢一笑泯恩仇＂，此情此意用在此处此时恰到好处。
　　第四，直书不曲。写文件一般开门见山，有什么话直说，很少有曲折的文字。如撰写任命通知，直接在正文中写明xx单位决定何人任何职，再写上月日即可。中央在纠正文件眉目不清的现象时说，一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句说明全文的目的或结论。然后，再做必要解释。这便是对文电作出了＂直书不曲＂的规定。
　　第五，具有特定体式。体式包括文件的构成和格式安排，这些国家在有关的公文处理方法上都有严格规定，只有遵循这些规定，才能保证文件结构的完整，才便于发挥它的效能和提高运作效率。当然，遵循一定体式，并非墨守成规，在文字结构、表达方式和语言使用等方面也要有创新，使文件不致显得很沉闷。
　　撰写文件是秘书人员遇到的最常见的事情，一份文件的好坏，将直接影响到企业的形象。因此，把握好文件的特点，运用适当的语言将一篇文件写好，是秘书人员所面临的最严肃、庄重而又艰巨的任务。