浅谈县区档案征集与管理工作

　　何明来++于佩兰
　　【摘要】随着时间的流逝，许多珍贵的、有保存价值的档案可能会因得不到及时的收集而破损甚至流失，因此档案征集工作迫在眉睫。要提高档案征集与管理工作效率和质量，丰富馆藏内容，优化馆藏结构，不断加强档案资源建设，更好地为领导决策、服务社会提供优质服务。
　　【关键词】档案；征集；管理；建议；方法；步骤
　　档案征集是档案工作的有效补充形式，是不断丰富馆藏的重要手段，是档案资源建设的重要组成部分。许多县区档案馆近年来根据《中华人民共和国档案法》以及省、自治区、直辖市档案行政管理部门印发的有关档案收集（征集）办法和规定制定了档案收集（征集）办法与范围，并逐步开展了档案征集管理工作。但是，由于多种原因，仍有一部分档案散存在社会上，特别是个人手中，随着时间的流逝，许多珍贵的、有保存价值的档案面临破损甚至流失，全社会应该提高档案征集与管理工作效率和质量。笔者就如何做好档案的征集与管理工作浅谈几点做法。
　　一、做好征集工作的几点建议
　　（一）积极争取主管部门领导的重视与支持。长期以来，由于历史和传统的原因，领导重视与否对档案工作起着至关重要的影响，而突出的工作表现和业绩，是争取领导重视和支持的基础。有为才有位，档案工作人员要以自己的实际行动和工作效率去争取领导的重视。一方面档案部门要发挥自身优势，立足特色档案，充分利用馆藏档案资料，积极参与、承办当地党委、政府开展的重点宣传活动，要抓住社会热点问题，采用举办展览、制作专题电视宣传片、出版各类专辑等形式主动提供档案信息服务，让领导对我们的工作有所见、有所闻。另一方面，要向领导客观地报忧，争取领导支持解忧。要抓住各种机会向领导汇报工作情况，在讲成绩的同时，也要适时向领导客观地汇报现实工作中存在的差距、问题和困难，让领导了解掌握真实的情况，既可以争取领导的支持，也有助于领导作出正确的决策，促进档案征集工作的开展。
　　（二）争取相应的经费投入。从这几年的征集工作情况来看，征集工作难以有效开展与征集经费的缺乏有很大的关系，征集经费的投入与产出是成正比的，在当前经济形势下，要想无偿征集到珍贵档案资料越来越难，这与当今社会上收藏意识与文物意识的增强有很大关系，有些收藏爱好者不惜重金购买自己喜爱之物，还有一些专门从事旧物收集转卖的生意人、文物贩子，他们的触角越伸越长，有不少珍贵档案落入他们囊中，这些都抬高了珍贵档案的价格，增加了征集工作的难度。因此档案部门应该争取更多的经费投入，用于购买、復制特别稀有的珍贵档案，适当奖励那些将珍贵档案资料捐赠给档案馆的捐赠者。
　　（三）主动出击不坐等，征集工作人员要做＂有心人＂。征集工作要改变坐等上门的习惯，档案征集人员要主动出击，积极寻找征集线索，发现线索要深入挖掘，往往会有所收获。要善于从日常生活以及工作的所见所闻中捕捉征集对象的蛛丝马迹。笔者亲历，有时能从亲朋好友无心的交谈、新闻媒体的报道、网络论坛的言论中发现散存在民间或个人手中的档案资料的有关信息，主动问一问、查一查，往往能征集到所需档案资料。
　　（四）利用网络、媒体、发宣传单等形式加大征集工作的宣传力度。近几年，虽然社会档案意识有所提高，但还有不少民众对档案了解不多，手中存有珍贵档案资料也不知是＂宝＂，往往不当回事，未予重视，也不知道可以交给档案馆保存，还有不少人对档案馆的保管条件、保管措施不了解，缺乏信任，宁可自己保管也不愿交档案馆保管。因而，为了进一步增强各部门及民众主动交档案的意识，档案部门要加大宣传力度，利用各种机会，通过报纸、广播、网络等大众传媒渠道，采用多种形式，通俗易懂地向大家讲解档案知识、档案馆的需求、展示保管条件、说明奖励措施等，让更多的部门、个人将手中存有的档案主动上交档案馆。
　　（五）加强与有关单位、个人的联络，开拓视野、互通信息。档案征集工作离不开社会各界的支持，征集工作人员要经常与各有关单位沟通，了解情况，寻求帮助，互通有无；要加强与社会有识之士的联系，请他们做我们的＂眼睛＂，为我们牵线搭桥；要与民间收藏爱好者保持联络，互通信息，了解行情，也可以学习他们好的经验和做法。
　　（六）档案征集工作要有计划、有重点、分步骤实施。征集工作有时候千头万绪，对送上门的档案可以随时接收，对散存在外的档案征集要有计划、有重点地开展。档案馆根据实际工作需要或经费情况等，可在每个时间阶段确定一个或几个内容进行重点征集，这样征集主题明确，采取措施得当，效果往往更明显。
　　二、做好档案征集工作的具体方法步骤
　　（一）档案征集的方法。开展档案征集工作主要有收购、征购、接受捐赠、代管或寄存、复制等方法。收购是各级国家档案馆与档案持有者在平等协商基础上自愿进行交易的行为。征购是国家各级档案馆受档案行政管理部门委托代表国家要求档案所有者必须出卖档案给档案馆的强制行为。接受捐赠是国家档案馆接受档案所有者无偿捐赠档案的行为。代管或寄存是对暂时不愿向档案馆捐赠或移交档案资料的或是特别珍贵的档案资料个人保存确有困难的，经本人同意，档案馆可以提供寄存服务的一种方式。复制是对属于征集范围内的档案，个人不愿意捐赠或希望保存原件，档案馆（室）可以采取扫描或复印的方式，进行保存。
　　（二）档案征集的步骤。1.搜集征集线索。档案征集人员通过媒体、网络或其他方式，搜集征集线索，主动与征集对象联系并随时关注，并向其详细说明档案征集的意义、范围、办法、规定和其享有的权利，做到依法征集。2.对所要征集的档案进行鉴定与等级评定。为了确保征集到的档案资料真实、完整、有效，必须正确判定其价值，严格馆藏准入制度，建立专家评审机制，成立评审委员会，对拟征集的档案资料进行鉴定。评审委员会由有关专家学者组成。专家根据档案资料的形成年代、数量、原始性、特殊性、完整性来综合分析拟征集档案资料的史料价值和收藏价值，评审委员会在确认所鉴定档案资料符合进馆标准后，根据其价值划定管理等级（分一、二、三级），并提出科学管理与保护的意见。评审结果形成书面材料放入相关的全宗卷内保存备查。拟购买的档案资料，也必须经档案评审委员会鉴定、评估后，依据鉴定、评估结果确定收购价格。3.办理交接手续。征集时，应当有2名以上具备档案专业知识的档案征集人员共同进行。在办理交接手续时，县区档案馆记录档案资料的数量和内容，开具目录清单交对方签收。签订协议时，必须规定双方的权利和义务，对档案资料的所有权和处置权做出明确规定。寄存档案资料还应明确寄存期限及寄存期满后档案资料的处置方法。4.举行捐赠仪式或新闻发布会。经过鉴定，对属于一、二级管理的档案资料，县区档案馆可举行捐赠仪式或新闻发布会。5.颁发证书。县区档案馆应向捐赠人颁发收藏证书，经过鉴定属于一、二级管理的档案资料，还应向捐赠人颁发捐赠证书。另外，根据捐赠档案资料的价值和数量对捐赠人给予一定的物质奖励。
　　三、征集档案资料的管理
　　（一）整理。首先，对征集进馆的档案资料要进行整理。根据档案来源原则和档案的形成特点，依托被征集人提供的相关材料或说明，按照人物、事由、责任者、载体形式等进行档案分类、排列、编目。有条件的可以进行档案数字化加工、刻录光盘、制作仿真件。
　　（二）保管。对符合一级管理标准的档案资料可存入特藏室，符合二、三级管理标准的档案资料存入相关的全宗内，并在目录中加以标注。对征集来的档案入馆收藏后，根据档案馆的管理制度执行。
　　（三）开发利用。捐赠者对捐赠的档案资料享有优先利用权，可以无偿使用；对捐赠的档案资料可提出限制使用的意见建议；县区档案馆必须维护其合法权益，开放捐赠的档案资料，应当征得捐赠者许可；要严格保护寄存者的隐私权，其他组织或个人需利用时，须征得寄存者同意；对征集到的宜开放的珍贵档案资料，可以通过报刊、图书等出版物和广播、电视、网络等媒体以及陈列、展览等形式，向社会公布，按规定做好提供利用工作。
　　总之，做好档案征集与管理工作，对保护档案丰富馆藏资源，维护历史的真实面貌，抢救文化遗产，推动物质文明、精神文明、政治文明在继承传统的基础上创新、发展，具有重要的历史意义。