如何切实地提高管理的效率
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姜云
管理的目的是为了追求更大的效益,效益要以效率为基础,所以,从根本上来说,还是要提高效率,管理人员大多对管理的对象盯得很紧,想方设法来提高效率,做生产的通过提高单班产量来提高效率,做销售的通过各种促销手段来提高销售量,那么,做管理的呢?是不是也应该提高效率?而且管理是源头呢.抓效率也应该从源头抓起吧. 为了提高管理的效率,请你回答一下下面几个问题,看看你的回答能否让自己满意.
1)你的管理有没有重复?
首先解释一下,这里的重复,不是指你自己在重复某一项工作,而是指你管理的内容与同事或下属管理的内容相重复.
我刚学习做主管的时候,总是担心下属管理不好,喜欢过问甚至参与一些下属的管理,时间长了,我发现这样没有什么效果,反而浪费了我的一些时间,把一些该管而没有人管的事遗漏了,下属也不因为我参与他的管理而有所感激.
后来,我就改进了一些方法,比如下属管理的东西我尽量不直接参与,但是,我为他们提供一些服务,而这些服务以前是从来没有人会去做的,这样一来,下属不仅能管理好自己的事,还因为我的服务让他做事更方便,更有效率,如此一来,大家分工明确,各尽职守,部门整个的效率也提高了.
管理人员重复管理的原因是多方面的,其中对下属的不放心,自己业务更精都是重要的原因.为了提高下属的能力和自信,即使你的业务能力强,也应该学会克制一点自己,否则,你就会把代替下属做事变成习惯,你自己的管理呢?那不就失职了吗?
至于下属的能力,如果总不能令你放心,你应该检讨一下事情是不是该做的事,或者下属是不是真心努力了,新人让你不放心情由可原,如果一个旧人老是很努力而工作又不能让你放心,他的努力就要打个问号了,只怕是光用力不用心吧!
2)你的资源有没有闲置
要想取得效益,不可能不投入资源,所以,资源的有效运用需要你经常留心,人,财,物,关系等等,看得见的看不见的资源要心中有数,什么时候能用上一定不能忘了. 特别要提醒的是人力资源.管理是个复杂的东西,复杂的原因之一是需要管理的对象太多,可是我们通常只看到有几个带肩章的干部在管理,其实人人都可以参与管理,象TQC,TPM这类活动,T就是全员参与管理的意思,象品质,流程改善这些东西,只有全员参与管理,才能取得最佳效率. 还有一些事务性的管理人员,以事情搞定了为管理的标准,所以人这个资源在他眼里就不是那么宝贵,但是,我也要提醒这样的管理者,事是搞不定的,今天的完了还有明天的事呢?所以利用一下手中的资源为未来做点准备,你不更安心吗?
3)问题解决了还会再发生吗?
解决问题是管理者的基本工作,一个接一个问题,解决的越多越老练,如果碰到的是难题,解决了还可以当一回英雄,所以,有时我们评价一个管理人员的能力,开头第一句就是＂解决问题的能力强＂,可见解决问题多为我们大家看重. 可是,我们也许是人多了,不光是能解决问题,还能制造不少问题,这样,制造问题,解决问题,循环往复,一点进步都没有,时间久了,连英雄的成就感都没有了.
一个优秀的管理人员,不能满足于做英雄人物,他要的是效益,而且是最大的效益,所以,最好不要发生问题,解决问题总是要花很多成本的吧. 要预防问题的发生,就要分析问题产生的根源,从根上解决问题,这样解决一个就消灭一个,问题不会重新登门,所以,真正做得好的管理人员,有时显得无所事事,这就是其中的原因.下面讲一个真实的例子吧. 某个小车间,车间里的垃圾平时就倒在门口垃圾桶里,因为垃圾桶大了一点,所以一个星期才会满,大家也就一周叫来岔车倒一次,可是,这样车间里进进出出总是看到垃圾,主管就要求每天倒一次,规定轮流值班,三令五声,罚款加检查.总是有执行得不好的时候,有时晚一天,有时晚两三天,时间一长,眼看又要恢复到一周倒一次的水平了. 主管无奈,闭门苦思,最后做出一个不惊人的决定:把盛垃圾的大铁桶扔掉!从此,车间的门口再也见不着垃圾了.
4)作为一个讲效率的管理人员,你是不是不够贪心呢?
贪心是个贬义词,但要讲效率,有时该贪还得贪,怎么个贪法呢,当然不是偷懒,而是做一件事时,争取达到几个目的,也就是所谓的一箭双雕或者一箭多雕.
比如现在很流行的博客,很多业余作者都能写一些好文章, 自己可以练一下笔头,还能够吸引大家来欣赏,说不定还能交上几个笔友,发展下去,哪一天编成书赚钱也不是不能想.
过去我们常讲:做人不能太贪心,做事一定要专一,这些道理今天讲起来还是没有错,只不过有的东西因为时代的变化,技术的发展等因素,道理要会灵活运用才行.就象前面提到的博客的例子,如果没有互联网这个技术手段,哪来的博客呢?
运用新的技术手段,也可以提高管理的效率,有的是信息传递更迅速,有的是资金往来更便捷,一定还有其他有用的东西,留意一点你的效率还可以继续提升的.
5)你是否有效利用了时间呢?
时间也是管理者的资源之一,可是这个资源是大家共同占有的资源,这里的大家是除你之外,还有上级,下级,同事以及一些你可能都不认识的家伙. 为了不浪费时间,当然首先你自己不能无所事事,也就是说你需要有个工作日程表,也就是计划,没有人打扰你时,尽量按计划来做. 可是,这种时候真还不多,经理人员的工作性质本身就是大量琐碎的,无法预测的事情占了相当大的部分,所以,为了能省一点时间给自己,你还不得不动些脑筋. 也许你可以检讨一下会议的时间,现在很多的企业,会议成为管理的重要手段,有的甚至成为主要手段,如果主管因为休假而不能列席会议,下面的管理人员都乐开了花,这一周可以好好放松放松了吧.
尽管个人管理的时间很重要,但我还是饱受会议浪费时间之苦,所以不得不提出来,在我看来,无效的会议浪费的不仅是开会那一点时间,也不仅仅是参加会议人员的时间,而是几倍的人员甚至十几倍的时间,所以,不在这方面动点脑筋去抠个人那点时间,无异于捡了芝麻丢西瓜.
怎么样节约会议时间呢?我主张解决实际问题开短会,讨论大问题开长会,但实际上我们经常开的是不长不短的会,也基本是用来解决实际问题的,所以,每次开会都会浪费时间.而需要时间来仔细讨论的问题,我们要么不开会,要么开成了短会.
还有一种比较浪费时间的情况是虚事多,迎来送往,写写画画.虚事 也是事,想不做点虚事是不可能的,有的管理人员学习了授权,把所有的虚事都交由其他人代劳,时间长了,自己完全成了实干家.比如写东西,先口述,记录,拟稿,修改,定稿,把过程越搞越复杂.实际上,大多数时候自己写也许更省事,所以,也要练一点应付虚事的功夫,虚实兼备,在时间上你才能应付自如,省下的时间再上一下网轻松轻松也是需要的嘛.
好,提高管理效率的讨论就到此为止,都很简单吧,管理的道理确实都很简单,就是做起来有点难,为什么难呢,因为我们水平都提高了,变成了复杂的管理者,所以会觉得越来越难啦.