国有企业境外档案管理探索
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【摘要】境外档案是国有企业融入世界经济大潮最真实的历史记录，是企业政策研究和经济战略实施的重要资源。目前国有企业的境外经营活动规模不断扩大，档案资源管理的问题日益凸显。本文就如何加强国有企业境外档案管理进行探索。
【关键词】国有企业；境外档案；管理；探索
随着国家对外开放政策的深入和＂一带一路＂建设的不断推进，经济全球化、区域经济一体化进程日益加剧，国有企业加快实施＂走出去＂战略，设立境外机构拓展境外业务，开展境外经营管理活动并形成各种形式及载体的各类文件材料，这些文件材料是企业档案资源体系的重要组成部分。本文通过分析当前企业境外档案工作特点与存在问题，对其管理方式方法进行探索。
一、境外档案工作特点
经过对我国国有企业境外档案工作进行调研，发现国有企业境外档案管理工作呈现以下特点：
（一）档案分散性。国有企业境外机构经常是分散在多个国家和地区，分布点多、涉及面广，因此境外档案的形成具有地域分散特征，给档案的集中管理带来难度。
（二）语言多样性。国有企业境外机构地处不同国家和地区，文化背景各异，文件材料的记录载体和语言存在多样化。
（三）管理双重性。国有企业在境外从事经营活动，其档案管理一方面需要遵从所在国家的档案法律和规章制度，另一方面要接受国内企业档案管理机构的监督管理，因此，其档案管理具有双重性。
（四）标准不一致。由于驻外机构的工作环境与规模不同，业务流程也不相同，有些企业按照国外有关标准管理档案，有些企业按国内档案工作标准管理，还有些企业没有任何标准，根据企业的实际需要管理档案，因此，档案管理标准未统一。
二、境外档案工作的存在问题
（一）境外档案人员匮乏。由于国有企业的保密合规工作需要，境外档案人员必须是中方正式员工，而驻外机构总体人员少，多分布在境外业务与开发管理方面，而档案人员少且身兼数职；基层人员国内外轮岗频繁，档案人员的流动性非常大，缺乏档案管理专业知识，无法满足档案基础业务管理和从业年限的要求。
（二）缺乏有效的管理制度。我国档案法规中关于國有企业境外档案管理条款较少，而且规定不明确，目前，企业各自为政，对境外档案管理没有统一的标准和要求，管理水平参差不齐。
（三）境外档案收集难度大。境外机构对档案工作没有形成系统、完整的认识，收集归档不及时，给档案的收集整理工作带来很大的难度；大部分境外机构的文件、资料由各部门分散保管，未整理成档案，不符合档案管理的基本要求。
（四）境外档案保管条件差。随着国家＂一带一路＂战略的实施，国有企业从事境外经营活动的规模越来越大、周期越来越长、精细化管理越来越高，形成的文件资料也越来越多。境外机构因场地有限，在当地整理、归档、保存档案有难度，大部分存放在集装箱内，档案装具不满足档案保管条件，极易损毁丢失。
（五）境外档案运送国内难。境外档案运回国内面临所在国的法律法规、海关监管、空运的成本、包装运输（海运的时间周期长，对纸张的腐蚀）等难题，缺乏运输路径，海外资料整体运回国内不符合工程建设的实际，仅靠境外项目或驻外机构员工将重要文件原件带回国内存档，大量文件留存境外。
（六）境外档案利用共享难。一方面，海外档案由于地域运输限制，而且海外档案信息化尚未开展，无法提供国内利用开发；另一方面，由于海外文件资料大部分分散保管，未整理成档案，造成档案利用困难，无法实现海外信息资源共享，很难发挥海外档案的作用。
总之，国际政治风险此起彼伏、经济形势风云变幻，有些国家的政治、灾害等系统性风险日益增加给我国境外机构的人员、资产及财务安全带来隐患，而且境外机构职能配置、软硬件环境参差不齐，使档案工作的集中统一规范管理难度陡增，因此，档案工作作为一项基础性工作，在这种大环境下面临严峻风险，既有由于海外档案人员缺乏、收集难、整理不规范、保管差、运输及利用难等引起的档案损毁丢失的经济风险；也有海外档案失传的文化风险；更有信息资源被非正常利用带来的政治风险。
三、境外档案管理策略
针对国有企业境外档案工作中的管理问题，本文从我国对档案工作提出的新要求，结合工作实际，提出了＂统筹规划、完善机制、风险管控、服务共享＂的整体管理策略。
（一）增强档案意识，统筹规划境外档案工作。首先，要充分认识境外档案的意义和重要价值，增强做好境外档案工作的责任感和使命感。随着我国企业＂走出去＂步伐的不断加快，国有企业的境外机构与拓展领域及规模不断扩大，境外档案作为企业在境外合法经营活动的真实历史记录，不仅是企业重要的境外资产，维护企业在境外的经验权益，更是防范政治、经济、法律风险的重要凭证。第二，在境外机构成立之初，对境外的档案工作进行统筹规划，明确档案工作的基础地位；在与境外公司或政府签订合作协议前，将档案归属、使用和保管处置条款设立于合作章程、协议条款中，如：明确＂中方有权获得合同范围内的境外经营活动的档案业务信息，可在任何时候查阅、调取、复印或摘录相关文件，由从事境外活动的法人对档案信息系统的真实可靠负责＂的权益条款。通过将中方对档案利用权益写入境外法人章程，从公司的治理结构上保障了中方对档案利用的合法性，实现中方对档案信息资源的利用，保障所需档案的完整性、准确性奠定基础。
（二）开展实地调研，构建境外档案管理中心。制定调研方案并开展实地调研，选择有代表性的境外机构进行考察调研，了解境外机构档案管理实际现状、所在国环境、驻外机构办公条件及人员配备等情况；构建以区域为管理单位的境外档案管理中心，将境外档案管理中心作为企业总部档案管理在境外的延伸，承担境外实体档案资源集中管理、境外档案信息化建设及利用、管理监督指导等职能。首选企业在境外机构和业务分布较多、条件较成熟、较稳定安全的国家，开展境外档案中心试点建设，条件成熟一个，建设一个。建设方式可依托企业自建境外档案中心，亦可依托管理成熟的子公司境外机构进行建设。逐步建立覆盖企业在境外经营活动的档案管理中心，实现境外档案的集中统一规范管理。
（三）建立网络体系，完善管理制度和机制。第一，建立健全档案管理组织，落实档案管理责任。明确各级领导境外档案业务管理职责，指定境外机构领导作为企业境外档案工作第一责任人，各部门主要负责人为档案工作责任人，建立以兼职档案员为基层管理队伍的档案工作网络体系。第二，在遵从所在国法律法规的前提下，根据我国档案法律法规和企业档案规章制度，制定境外机构档案管理的指导性意见，考虑境外档案工作的特殊性，可适当放宽档案工作的标准要求，以便加强境外档案设施建设、档案人才建设，有针对性、有计划地开展档案归集、整理、验收及移交工作，逐步提高档案管理水平。第三，完善档案管理机制，根据业务范围、国家地区的差异性，因地制宜地制定境外机构实施细则，明确境外档案工作管理方式和工作流程，制定详细的操作标准，提出境外档案收集、整理、保管、统计、利用和保密方面的具体要求，为境外档案工作深入开展提供指导，逐步实现海外档案管理规范化。第四，设置驻外机构档案人员，将文控岗位和档案管理岗位合并，实行一岗双责，提高档案管理的时效性和便捷性。第五，鉴于档案管理的全员性和全过程性，将文件材料的形成、积累、归档工作纳入境外机构内控管理制度。第六，将境外企业档案管理工作纳入企业统一的全面管理工作考评体系，将档案工作情况纳入企业各级领导业绩专项考核指标，对境外机构实行档案管理考评与激励，督导企业抓好境外机构档案管理工作，进一步强化约束激励機制。第七，制定境外档案工作风险管理、档案安全保管制度，筑牢档案安全防线，构建人防、物防、技防
＂三位一体＂的档案安全工作新格局；制定档案应急预案，遇有突发紧急状况能够妥善处置。
（四）重视风险管控，加强档案信息保密工作。国有企业关系国民经济命脉和重要自然资源，涉及多方利益，难以避免遇到谍报活动，必须高度重视档案的保密工作，维护好国家和企业的重要信息资源安全。有些境外机构分布在政局动荡、自然环境恶劣的国家或地区，境外突发事件以及各种不确定因素都会造成境外档案经常处于实体与信息的双重危险中，在强化档案收集的基础上，应制定详细的风险管理策略和应对措施，责任到人，严格境外档案安全管控，宣贯境外档案应急保护措施。在企业文件材料归档范围中明确重点档案，采取实时跟踪、定期收集与重点收集相结合，确保档案收集齐全完整，这样才能做好档案信息保密工作，保护好知识产权与境外经营活动的安全平稳运行。
（五）增进多方合作，发挥档案数字化优势。针对境外机构中方人员紧张、工作场地有限等情况，为了便于利用并发挥库存档案价值，加快开展境外存量档案数字化工作。由于境外档案数字化机构较少，同时考虑到档案的保密性，加强与国内专业数字化公司合作，解决人员紧张与专业设备成本高的问题，实现档案信息资源统一收集、统一管理、统一存储、统一利用。
（六）加强信息化建设，实现档案信息资源共享。境外机构远离企业总部，分布在世界各地，档案实体回国难度整体较大，而档案信息化可以实现档案管理模式由以档案实体为重心向以档案信息化为重心的转变，也是国有企业实现国际化、加强核心竞争力的必然趋势。本着有利于工作、有利于保密、有利于应付突发事件的原则前提下，加强驻外机构档案信息化建设，开发统一的档案管理系统平台，实现企业各类信息的管理一体化，功能多元化，工作规范化；打破驻外机构条块分割，有效整合不同区域内各机构的档案资源，实现驻外机构不同地域企业人员之间的档案信息资源共享，推动档案资源科学配置和高效利用，加快档案管理的现代化步伐。
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