时间管理

　　GTD时间管理
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　　GTD中间的五个步骤是一个完整的流程，每一个都不能偏废。GTD是一个系统，这个系统将成为你完全信赖的，完全依靠的东西，不要也不会随意变更。
　　目录
　　1何为GTD时间管理
　　2GTD工作过程
　　1何为GTD时间管理编辑
　　人的记忆和注意力集中是很有限的，没法同时记着很多事情，做很多事情。如果没有工具和方法的帮助，可能你会重要的事情到后来才发现没有分配足够的时间作好，不重要的事情做了一堆（而且有时正是因为前一件没做好才会多出后来几件，进入恶性循环）。
　　这样几次之后，你知道要记住重要的事情，可是平时注意力很容易转移，心里又惦记着还有什么事情，不要不小心忘了...另外，正是因为我们的资源往往不够，才需要GTD（Get Things Done），这种情况下就要有取舍，没有条理，就很容易把有限的资源做了不合理的分配。GTD会给你催促自己赶快完成的印象，也许是那个两分钟以内的事情要立刻做完这一点，其实这样正是为了快点解决（或者前进一步，然后放到以后的计划里），从而不用把本来可以立刻解决的事情也放到计划里扰人心意。重要的事情不会忘的，等到后果出现的时候自然也回想起来，关键就是是否安排好了时间在太晚之前完成。
　　时间管理是什么
　　·将事情整理得有条有理的方法。
　　如何把主管交办事项，自己想到的念头，一些值得参考的事项，整理的有条有理的方法。
　　·将事项组织化
　　将这些事项组织化，化成一个个的任务，让你一目了然。
　　·将任务化成工作清单
　　将任务化成一张张的工作清单，并让你在任何场合都有一份合适的待办事项清单，有效率地完成工作。
　　GTD是一种习惯，一种方法，而不仅仅是一种工具，所以无论PDA 还是SmartPhone 都不是最重要的。
　　2GTD工作过程编辑
　　一、收集(Collecting) 随便什么都可以作为收集箱(老板交办事项，自己想到的点子，今天收到的喜帖等)。但一定要控制inbox 的数量。inbox 的数量越少越好：初步规划我的inbox 控制在5 个：outlook 里面的收件箱，手机备忘录/草稿本，专用记事本和三层文件匣，手机任务列表、纸制to do 列表
　　二、整理(Processing)。从以上5个inbox里面，循环反复地进行处理分类。我们收集到一个程度，就需要做某程度的整理工作，例如一天一次或一天数次，GTD 书上说要让自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事务的程度为整理的频率。inbox 里面的东西处理到以下7 个类别中去:
　　1) 2 分钟内
　　这虽然单独提出了一个分类，但是并没有让你建立管理并且维护这个分类的意思，为两分的事情不值得呀…
　　2) 等待事项:
　　无法两分钟内完成的，这件事要委托他人完成，所以授权后放入等待清单。(如请老婆去领钱，叫你的下属完成某件企划案)
　　3) 日程
　　这件事情需要在特定的时间或日期去做，此时要将这件是放在DATEBOOK 或行事历中纪录下来。(如参加婚礼，和朋友约会，开会时间)
　　4) 单步事项
　　不能在两分钟内完成，不能授权出去，并非要在特定时间下完成，需要尽可能快完成的，此时才是列入所谓单步事项。单步事项是你一个人，拿过来就可以一直干完的。如果你还需要等别人的结果，那就不行；如果你还要去别的地方再拿个东西，那也不行。当你下一步清单超过五十个时，你就不能用一张清单列出来，这样会看不出哪件事要先做，所以还要分类。目前分类的方式主要是采用地点为主，Home/Office/outdoor/Anywhere 等。如此你的工作效率会大大提升。
　　5) 多步事项
　　对于那些在Inbox 里面的任务不是可以一步做完的,特点就是不能由你一个人决定，要分解成多步在不同的时间和地点完成项目（projects）。
　　6) 未来/某一天事项
　　你想到的点子，未来才要实现的计划等。
　　7) 参考资料
　　Inbox 里的信息和资源等。
　　三、组织(Organizing).其实要组织的概念就是档案系统及工作清单两种概念，整理完inbox里面的东西后就是管理和组织几大类中的东西：
　　1) 2 分钟内
　　马上处理，不要放着了。如转发邮件给同事。
　　2) 等待事项:
　　要有一张清单让你可以追踪交办事项的进度，用outlook 的任务清单自定义属性管理，自定义＂进展状态＂＂事项类型＂＂责任人＂。
　　对于邮件的处理，在收件箱里建立＂等待事项＂文件夹，如果需要对方回复采取下一步行动的邮件，同时抄送给自己，设置自动过虑归入等待事项文件夹，以便提醒自己日后等待对方答复。
　　3) 日程
　　用手机、电脑的日历或台历管理。(如参加婚礼，和朋友约会，开会时间)
　　4) 单步事项
　　用outlook 的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义＂事项类型＂,＂任务环境＂表示所需地点。当你下一步清单超过五十个时，你就不能用一张清单列出来，这样会看不出哪件事要先做，所以还要分类。目前分类的方式主要是采用地点为主，Home/Office/outdoor 等。如此你的工作效率会大大提升。
　　对于邮件工作，在收件箱里则设置＂待读待复＂，存放需要处理但不紧急的工作。设置＂今日事项＂存放紧急需要处理的工作。
　　5) 多步事项
　　用outlook 的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义＂事项类型＂,＂任务环境＂，列出多步事项的清单。另外用项目管理软件或者xls列出多步事项的计划单步事项和对应的时间点，分解后的事项又再进入单步事项中进行管理。
　　6) 未来/某一天事项
　　用outlook 的任务功能，添加自定义属性来管理，自定义＂事项类型＂＂任务环境＂。
　　对于邮件工作，在收件箱里设置＂未来事项＂文件夹，存放日后某个时刻可能需要处理的工作。
　　7) 参考资料
　　需要建立一个可以收藏你所有要参考资料的档案系统，我有一个一每日每月收藏档案的系统，也有一个依资料不同收藏资料的档案系统，电脑资料系统可以搜寻，但要有备份。如此任何档案我几乎可以在一分钟内找到。
　　在outlook 收件箱里建立一个＂GTD 存档＂文件夹，并在其中根据不同项目或邮件内容分别设置子文件夹，将所有日后可能需要作为参考的邮件内容分别归类存入归档文件夹。需要归档的邮件是指邮件本身需要存档，如果只是附件需要存档的话，还是将其另存到硬盘上，以免邮件客户端越来越庞大，降低运行效率；
　　面对纷繁复杂的任务，如何才能迅速准确地判断它们对你有多重要，从而对它们进行选择和排序呢？任务可以分为紧急任务和重要任务，在此基础上，你就能快速而准确地分辨出哪些是主要任务，哪些是次要任
　　务了。
　　紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。紧急任务和重要任务有四种不同组合：
　　1．紧急并且重要的任务这些任务应具有最高的优先级，应该从现在就开始做。
　　2．紧急但不重要的任务这些任务现在需要时间，但优先级比紧急且重要的任务要低。
　　3．重要但不紧急的任务它们的优先级不是最高的，但应该在你的时间表中占重要位置。
　　4．既不紧急又不重要的任务你真的需要做这些事情吗？
　　按顺序做事对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。
　　但是如何排列这些任务的优先级呢？答案是价值观！
　　价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点。
　　什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能会到达别的地方。
　　上一节练习中的事件可以分为几个类别：
　　健康——看牙医，洗澡，等等
　　家庭——给家里打电话，等等
　　友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等
　　爱情——准备烛光晚餐，等等
　　工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等
　　金钱——夜间兼职的面试，等等
　　兴趣——看演唱会，等等
　　重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。
　　目标是我们的需求和愿望——我们想得到什么。它们应该直接源于我们的价值观。否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时间，并需要采取若干步骤。
　　例如，周末有一对矛盾：要么去外地拜访朋友，要么准备星期天的报告。如果你决定去外地访问朋友，而不为报告做准备，你的目标很可能是：保持友谊，哪怕自己做出某些牺牲。如果你不去访问朋友，而是准备报告，你的目标很可能是：尽最大努力完成工作。当然，保持友谊和完成工作都是你的目标。但你对它们的重视程度取决于你的价值观。把友谊放在前一位的价值观可能是：你对生活的真正满足源于你的家庭和朋友。把工作放在前一位的价值观可能是：你对生活的真正满足来自于追求卓越。
　　再如，任务表中还有一对矛盾：星期二和星期三晚上，在公司开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样，舍弃一样。它们分别代表的是工作、金钱和兴趣，对它们如何排序，也完全取决于你的价值观和目标。一旦明确了自己的价值观和目标，接下来制订日程表的过程就很简单了。
　　首先安排固定项目首先从工作或上课时间开始。这些时间段通常是事先就固定的。其他的活动必须围绕它们进行。然后安排每天的日常活动，如睡觉和吃饭。把固定的项目安排完以后，你可以看到还剩哪些时间供你支配。注意在项目之间安排休息间隔，例如每工作50 分钟休息10 分钟。
　　(二)根据你的生物钟安排时间
　　把重要的任务安排在你效率高、干扰少的时间段。把你的空余时间按你的效率和外界干扰给予不同分值。然后，把优先度高的任务分配到分值较高的时间段。例如，用大块的时间学习新知识。
　　三)3．把较大的任务分割成易于控制的小块．当你面对一个巨大的任务，被它压得喘不过气来的时候，试着把它分成小块，使它易于管理，然后相应地安排你的时间。这样做有几个好处，首先，你明确了完成整个任务的各个步骤，只要循序完成各小块就能成功，畏难情绪会减轻；其次，把一个任务拆分为若干块，可以使你的进度显得更显著，并能多次体会达到目标的喜悦；再次，较小的任务段易于估计时间，从而加强对完成时间的控制。
　　(四)4. 充分利用零碎时间
　　从时间表中＂剪裁＂大块大块的时间后，剩下的边角余料可不能浪费。可以用它复习学过的知识、做一两节操。一个利用小块时间的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的间隙每次完成一小片，不知不觉做完讨厌的事情。
　　(五)5. 为每件事情设定明确的起止时间，这样可以防止项目之间互相干扰，也可以防止你把事情拖到最后一分钟才做。
　　(六)6．留出充分的休息和娱乐时间
　　在制订时间表时，千万不要＂虐待＂自己。要制订一个切实可行的计划，就应该为生活中真实的你＂度身订做＂，预留出你需要的休息和娱乐时间，使你保持良好的状态和愉快的心情。否则，执行的时候会不断打乱计划，不但没有节省时间，反而使其他事情也脱离预定轨道。
　　(七)7．留出机动时间，不要把所有的时间都填满．为突发事件预留时间。一个填得满满当当的计划表是没有＂防震＂性能的，稍有意外，整个计划都会＂破碎＂，无法执行。订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划：
　　i. 事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？先处理重要的和紧急的事情，发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要做的事情列入了时间表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得尽善尽美。
　　ii. 每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这一部分，请在时间表中补上。
　　iii. 对于有截止期的任务，是否有足够的时间在时限内完成？没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间，为它们留下充裕的时间。
　　iv. 把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持平衡。很多时候，在时间表的各个单项中看不出来的问题，会在合计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例，请进行调整。
　　下面总结了二十个节省时间的方法，请根据你的需要选用它们：
　　1) 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
　　2) 从优先级最高的事物着手。
　　3) 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。
　　4) 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
　　5) 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。
　　6) 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。
　　7) 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说＂不＂。
　　8) 学会委派别人做事。
　　9) 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。
　　10) 减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。
　　11) 避免完美主义。记住80/20 定律。
　　12) 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。
　　13) 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。
　　14) 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟。
　　15) 聚精会神地做手头的事情。
　　16) 处理重要事情时，使用大块的时间。
　　17) 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。
　　18) 文书工作争取只处理一次。
　　19) 在行动以前，彻底地思索整件工作。
　　20) 第一次就做好。
　　进行时间管理，就好像抛鸡蛋，你要不停地把手中的一只鸡蛋换成另一只，还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。要做好抛鸡蛋的动作，需要耐心、毅力、练习和计划。进行良好的时间管理，同样需要这些品质。当鸡蛋越来越多，情况越来越糟的时候，你要有能力控制局面，把握好间隔和规律——这正是时间管理的内容。
　　工作时，要持之以恒地进行时间管理。你要参加业务会谈，要赶在截止期前完成工作。时间管理的意义不仅在于帮助你达到工作上的目标，它能使你最大程度地发挥自己的作用，并在工作和个人生活之间保持平衡。
　　四、回顾( review)与检讨（checking）
　　organize 完毕后，就是review以上6个大类里面的东西。最好是每天17:30check 一遍，每周review 一次。
　　五、执行（DO）
　　实际上在do 的阶段，do 的内容只有三个：do 你GTD系统里面设定好的东西；do 你系统里面没有但出现在你面前需要你作的东西；第三就是整理你下一步要do 的东西（就是GTD里面的前4 步）。
　　六、GTD之所以称之为＂无压力’，只是因为你在do 的时候，不要再伤脑筋去想着其它事情了；因为你所有的事情都在你的GTD系统里面或者即使没有在你系统里面，一般情况下就算出现也无伤大雅而可以纳入系统或者及时处理。
　　七、GTD之所以更多地被我认为是一种习惯：是因为你在任何时点的工作都是已经计划好了的。只要有了空闲时间，就先看看日程；没事的话，再看看地点相关的单步事项；再没事的话，就看看多步事项，选取某个事项做项目分解；还是没事的话，就找找someday里面的东西有没有可以现在来作的了；还是没有的话，就只好开始搜集任务了。总而言之，你要养成好习惯：尽量不要干你GTD系统以外的事情；除非你的GTD系统不够完善，很多事情你根本没有计划进来，那么这个时候，你就需要对你现在，今后短时间内，中长时间类，甚至一生的事情作一个规划，并且把它们纳入到你的GTD中来。
　　八、善用checklist：很多东西都可以做成checklist，包括一些项目的流程，比如出差这种项目，一旦有条件激发这类已经流程固化的项目，则可以直接调用已经设定好的checklist，按流程走下去，一个action 一个action地去完成。