高效能工作整理术教你如何征服工作中的拦路虎

　　下面这个场景可能恰好影射你的世界：此刻你坐在办公桌或工作台前，下定决心把烦扰你多时的一个小任务搞定。刚开始做，你突然想起要给莎莉回个电话，于是你一边考虑怎样处理这个任务，一边拨通了莎莉的电话。
　　她接起了电话，让你稍等片刻。你说没问题，然后你又回到任务上。这时你看到电脑上方有一张便利贴，是你两天前贴上的，提醒自己有些紧急事情要做。你做了个深呼吸，然后开始编辑邮件处理那件紧急事情。打开邮箱的时候，你注意到另一封邮件，发件人是你尝试联系了好几天的人，于是你打开了这封邮件。
　　你进行着第一个任务，打给莎莉的电话还在等候接听中，同时还在写邮件，另外还在处理另一封刚收到的邮件，这时你听到电话那头有一个声音说＂你好＂，你心里一定在想：＂我的天呐！——你好？好才怪！＂
　　如果你这样持续下去，一开始的一个小任务和几件分心的事会发展成六七个甚至更多未结事项，它们会一直在那里，而你不得不在它们之间来回转换，完成一些事情，然后回到更多让你分心的事情上。最终到了截止日期，一开始的那个小任务还在那里没有完成。
　　接下来7个步骤，教你解决这个讨人厌的局面：
　　1.记住变通电子邮件的办法
　　a.关闭电子邮箱＂新邮件到了＂的语言提示，以保持注意力集中。
　　b.每天安排特定的时间查看和回复邮件。
　　c.在你的签名栏做相关说明，让人们知道你回复邮件的规律。
　　2.安排特定的时间时间进行特定的项目，中间不接听电话
　　3.如果你不停地被打扰，找一间会议室或一个空房间甚至咖啡厅的某个角落，在没有干扰的情况下快速完成你的工作
　　4.一次处理一件事，眼前不要放任何不相干的东西——不开电脑，没有成堆的纸张，除了你正在处理的事和与当前任务相关的参考材料之外，不放任何东西
　　5.实施每周回顾。除了帮你保持正轨和查缺补漏之外，每周回顾还能打消你的疑虑，使你相信你正在朝目标迈进
　　6.关注下一步行动：为实现每一个目标需要采取的行动列一个清单。不要执着于搞清楚实现一个目标需要采取的所有步骤。你真正需要做的是，明确你当前处于哪一步以及实现目标需要采取的下一步行动是什么
　　7.列一份＂琐事＂清单。把那些不需要太动脑子而且没有严格时间要求的任务都放在这个清单里。大脑累了需要休息的时候，就去做这个清单上的事，大多数时候都会发生一件很奇妙的事：搞定几个简单事项之后，感觉似乎恢复了精气神儿，之后能全身心投入到更重要的任务中
　　如果你想成为一名高效率工作者，注意力对于你获得成功的重要性将越来越明显。如果你同时处理多项任务时精力不集中，那你可能需要首先变通你的工作习惯！
　　改变工作习惯，集中注意力在真正需要关注和投入的事情上，请在每天早晨为一整天做准备的时候问一下自己下面几个问题：
　　1.你今天的目标是什么？
　　2.你必须在今天完成的事情是什么？
　　3.你需要一些目前手头没有但是在接下来的工作中必须要用到的东西吗？比如参考材料、证明文件等，如果没有，设法得到它们才是你的第一个任务。
　　4.你能每天关闭电子邮箱一段时间或者至少关闭消息提醒吗？
　　5.你能关机或者把手机收起来吗？
　　考虑清楚你想完成什么，准备好你可能用到的参考材料或工具，并给自己分配足够的时间来进行这项工作，那么接下来你就需要确保你的工作区除了你手头的任务和需要用到的相关材料之外，没有其他东西。
　　下班之前，回顾一下你今天完成的工作，表扬一下自己，然后留心一下哪些事情需要留到第二天处理，这样你明天就能重新问自己这些问题了。