新时期企业办公室秘书工作探讨

　　张弘彬 张万龙 杨倩
　　【摘要】秘书要通过加强自身的建设来提高工作效率，以此适应企业的快速发展，从而为企业的发展奠定内在的后勤保障能力。本文通过详细阐述秘书工作的主要职责，分析新时期提出的职业要求，强化知识和业务技能，提高企业材料书写的质量。
　　【关键词】秘书；职责；要求；途径；材料
　　办公室是企业设置的综合性的管理机构，在企业中发挥着承上启下的作用，同时也是企业沟通内外、协调左右、联系四面八方的重要枢纽。而秘书则是办公室工作的主体，他们的综合素质和工作效率的高低直接影响着企业的形象和企业发展的稳定。尤其是在企业体制改革的关键时期，办公室秘书工作也被新时期赋予了新的内容和要求。企业不但加大了秘书自身建设的力度，也顺应了时代的发展，补充和完善了秘书工作的内容，让其成为企业领导的得力助手和出色的参谋。
　　一、秘书工作的主要职责
　　（一）沟通。包括对外的接待、谈判和对内的沟通、协作。对所接待的客体作出详细的分析，安排好接待流程、路线以及后续的食宿行问题，并在会谈中做好万全准备，将所需资料、信息收集完整，对会场进行布置，从中协助会谈中的各项辅助性工作。同时职工群众是企业发展的核心动力，秘书要发挥承上启下的作用，加强职企、各部门之间的沟通和联系，及时反馈职工需求、部门发展状况、下达企业领导的各项决策等。
　　（二）办公室管理。首先办公室日常工作，清洁、布置、维护办公区域环境，应对办公安全管理，另外做好办公资源的配置、优化和利用工作，制定科学的办公室工作计划，每天做出工作总结。其次，运用各种渠道和方法来收集信息、档案、资料等，并对其进行加工处理和比较，形成周密、严谨、有效的文字材料，再提供给领导，经过审核后予以发布或保存。
　　二、新时期对秘书工作的职业要求
　　（一）具有良好的道德修养。秘书工作涉及的内容大多是企业的机密，因此，秘书要具备优良的职业道德素养，这是成为秘书工作的前提条件。秘书要有坚定的政治信念和立场，有敏锐的政治眼光和政治触角，有很强的政治鉴别力，在大是大非面前不糊涂，在大风大浪中不动摇，严于保守企业核心机密。另外，秘书要懂得服务和奉献，淡泊名利，以企业发展为奋斗目标，增强对社会、企业的责任心，实现崇高理想的追求。同时在工作中秘书要修身立命，严于律己，规范自己的工作作风，实事求是，不夸大，不隐瞒，据实反馈，并提出自己独特的看法，遵守职业道德，时刻保持积极的精神风貌，投入到办公室工作中。
　　（二）具有较强的实践能力。才干修养是秘书工作者素质的基本要求。秘书工作者要能说会写会办事，要有丰富的经验、渊博的知识、清醒的头脑、敏捷的思维和良好的品格。优秀的文字写作能力。文字写作能力是秘书工作者综合能力的主要方面，是主体能力，要能起草、审核、修改文稿，归纳综合编辑各种文字材料。另外口头表达能力是秘书工作者的交际性能力。优秀的秘书工作者要有好口才，善于表达自己的观点，富于幽默感，善于与人沟通，善于交际。口头表达能力是思维综合能力、文字写作能力、理论知识水平和口才艺术的综合体现。
　　三、如何写好让领导满意的材料
　　（一）加强自身综合素质的建设。秘书要积极学习，及时对掌握的知识进行更新，结合企业工作的实际情况，有针对性地对所学知识进行选择，使所学知识具有较好的实效性，从而不断完善自己的知识结构，丰富和充实自己，吸取先进经验，提高业务水平，并且树立创新和超前意识，加强自己的思想觉悟，并通过向领导、同事、员工等借鉴和交流，使自己的能力真正作用到实际中。让自己具备新时期秘书工作的要求和能力，多学、多记，便于在写作中做到下笔有神。
　　（二）选择的材料真实、有效。除了秘书自身能力以外，资料的来源也是十分重要的。真实有效的资料能够为写作提供良好的素材，让其具有感染力、真实性和先进性。首先，秘书要充分发挥出企业助手的作用，以高度的政治责任感和使命感，主动参与，积极进言献策，并积极深入市场、企业实际，认真调查研究，去伪存真，做到材料的客观、准确和可靠。其次，所选择的素材要具有一定的典型性，不能泛泛而谈，抓不到关键和實质，典型能够增加资料的代表性和说服力，能正确反映事物的本质、特点，体现出该写作资料的商业价值。再次，在写作中，秘书不仅要保持语句的通畅，还要突出写作的意图和主旨，并要注意语言的朴实、简洁，让听众能够感受到在文章中所蕴含的基本观点、主要问题、所持有的态度评价等，也让读者能够一目了然。
　　四、结语
　　办公室工作是企业经营活动中的重要环节，秘书在其中产生的作用也是十分重要的。因此，企业要重视秘书工作的建设，不仅要在秘书人员的选择上关注他们的思想品德和实践能力，也要贯彻相应的基本要求，在具体的工作中进行再教育和培训，确保秘书队伍的先进性和纯洁性，以便做好办公室工作。
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