中职院校档案信息化建设的实践与思考
⇨⇦
【摘要】在中职院校中，必须将档案信息建设的数字化、网络化进行到底，制定符合本校实际情况的管理制度，从而在根本上提升档案信息建设的综合水平。本文介绍了档案信息建设的重要性，分析了其建设中存在的问题，并且，对在数字化、网络化建设进行了思考。
【关键词】中职院校；档案信息；数字化；网络化；建设
近些年，信息技术、网络技术得到了很好的发展，在我国诸多的中职院校中，都对自身的各项工作进行了改革，尤其是档案信息建设方面，加大了投入力度，对档案建设工作提供了诸多便利。比起传统的档案建设方式，在数字化、网络化的环境下，弥补了传统方式的不足，使中职院校档案建设的水平上升到一个新高度，也促进档案建设工作稳定发展。
一、当前中职院校档案信息建设的重要性
档案可以体现了一个学校的发展历程，对学校的未来发展提供了重要参考依据，而且，对工作的效率，以及工作质量的提高具有关键作用，因此，档案建设工作还需要进一步完善，提高重视程度。就中职院校的档案建设工作而言，其重要性可直接影响高层领导了解本学校的实际情况，影响对其全面性以及真实性的认识。同时，本学校在日后的发展中，可以实现资源贡献，给予准确的参考数据。此外，其他关联的企业也能对本学校的经营状况进行客观的判断，促进了双方的交流，为校企合作打下了坚实的基础。
二、档案信息数字化、网络化建设存在的问题
（一）档案储存的保密性难以保证。随着网络技术的进步，网络安全也存在很大的威胁，档案文件的储存存在很大的安全隐患，保密性就成了重点问题。对于电子文件来说，不具有固定的形式，特定的字体以及签名等，由于特殊标记的缺失，资料很容易被修改，且修改起来比纸质文件还方便，保密性很难被保障，严重威胁着学校的信息安全。
（二）缺少专业的档案建设人员。在数字化、网络化的环境下，档案的储存、管理是多种形式的，与传统的纸质档案管理有很大不同，储存技术存在很大的差异。对档案信息进行建设时，习惯于传统模式的工作人员，往往学历较低，知识面也比较窄，对档案知识缺少系统性的培训，未能跟上现代化的脚步。如果只是懂得计算机技术，又或者是网络技术的人员，在档案的建设原则、理论上的经验有所不足是不能做好的，因此，档案建设人员既要懂得数字化、网络化技术，又要掌握现代档案建设的相关知识。
（三）档案信息化、网络化建设十分缓慢。档案建设是一项复杂又繁重的工作，要整理的资料很多。在传统的工作模式中，只是对纸质资料进行保存，不仅丢失的几率很大，也形成了浪费现象。如今，網络化技术不断发展，我们又迎来了数字化的时代，但是，档案建设工作还未能跟上社会的步伐，发展速度缓慢，电子文档还未能有效取代传统的纸质文档，信息建设也未能受到高度的重视，这就影响了档案建设水平的提升，也存在很多的漏洞。
（四）相关规章制度不够健全。在中职院校中，档案信息的管理制度非常关键，但是，在大部分院校中，还未能建立一个完整的制度，所以，档案信息建设也就不能取得较高的效率，档案信息的职能不能被发挥出来。如果在信息化、网络化的建设中，没有一个系统的管理模式，档案信息建设工作就会过于分散，缺少集中性。此外，由于工作人员缺少明确的目标，严重制约了档案信息建设的进程。
三、中职院校档案信息建设的实践
（一）加强档案信息的安全建设。网络系统的组成包括硬件和软件，也包含基础设施，以及其存储的数据材料，这些因素共同组成了计算机系统。网络安全的主要任务就是对网络系统中的各组成部分进行保护，使其免受破坏、更改，以及泄露等现象，要想系统处于正常的运行状态，连续的网络服务是必须给予保证的。对于网络安全来说，防火墙，或者是数据加密，还有攻击检测，以及数据恢复技术等都要进行利用，从而保证档案信息的安全性。
（二）制定合理的档案管理标准。在制定档案信息的建设标准时，首先要保证其科学性，符合国家的各类标准和相关规定。在标准化信息建设中，要充分结合学校档案的实际情况、管理特点等，对归档材料要严格把关，科学规整，从而实现档案信息资源的价值。此外，档案管理制度要定期进行修改，档案工作人员位责任制也要清晰明确，这样能保证档案信息的规范化管理。
（三）深化改革，提高工作人员的素质。中职院校的档案信息建设工作有着一定的系统性，这与质量管理人员的水平有直接关系，所以，在实际的建设中，必须对相关工作人员的专业能力进行提升。首先，调动档案信息建设人员的积极性，发挥主观能动性，以及创造性，丰富档案人员的专业知识。其次，引进现代化设备，增加了档案的种类，也使载体变得多样化，这就必须对建设方法进行创新，培养一批专业的人才，不仅会运用新的技术，还掌握全面的信息建设知识，从而更好地完成档案信息建设的数字化、网络化。
（四）实现信息同步化与实时化。档案的信息资源是学校的核心内容，对其进行妥善的管理对学校自身的发展具有关键的作用。因此，要顺应时代的发展，加快数字化、网络化建设的步伐，将电子信息化的管理模式取代传统的管理模式。同时，充分应用计算机的存储功能，通过网络的信息平台，对电子档案的数据库进行建设，而且操作简单，这对保存资料的完整性，以及快速查找都有积极作用，也提高了工作的效率。
四、结束语
对于中职院校的档案信息建设，应该充分了解档案管理存在的问题，分析如何才能实现档案信息的数字化、网络化建设。为了使这项工作得到落实，促进组织的良好发展，所以提出了相应的数字化、网络化策略，这有利于中职院校的档案建设长久发展，在竞争中保持较强的核心竞争力。
【参考文献】
[1]冯惠玲.电子文件新思维[J].档案学通讯，1998（6）：25.
[2]杨润珍，傅电仁.浅谈档案馆信息服务工作的拓展[J].科技创新导报，2008（30）：160.
[3]王荣国，李东来.数宇图书馆的概念形态及研究范围[J].图书馆学刊，2001（5）：2.