医院电子信息档案管理模式探讨

　　【摘要】医院电子档案是医院的重要信息资源，对其进行有效的管理是保障电子档案充分利用的必要措施。本文分析了电子信息档案的概念、作用和意义，并提出了医院电子信息档案PFS管理模式，旨在为医院电子信息档案的管理提供参考。
　　【关键词】医院；电子档案；PFS管理模式
　　随着信息技术的不断发展和进步，当前大部分医院的档案已经由传统的纸质档案转变为电子信息档案，并实现医院各部门之间的信息共享，极大地提高了工作效率。在医院电子信息档案工作中，电子信息档案管理是重要的组成部分，关系到电子信息档案的完整性及其能否被充分利用。而正反馈闭环管理系统理论（PositiveFeedback Closed-Loop ManagementSystem，简称PFS）在医院电子信息档案管理中的应用，能够提高电子信息档案管理水平。基于此，笔者进行了相关介绍。
　　一、电子信息档案的概念、作用和意义
　　（一）电子档案的概念。电子档案是时代发展的技术产物，是指通过计算机磁盘、光盘等设备进行储存，和纸质的档案相关联的通用电子图像、文件的集合，通常是以案卷为单位。它的特点是信息储存具有高密性，信息和载体之间可以分离，以及多种信息的继承性和系统依赖性等，可以通过网络平台进行检阅、搜索和编辑。
　　（二）医院电子信息档案的作用和意义。1.电子信息档案能有效提高工作效率。电子档案是以数字信息化的方式储存在计算机之中，利用计算机系统技术进行管理，形成一个信息数据库，便于内部工作人员的搜索查看，实现信息共享。对于不同信息的搜索检阅方便且快速，不用再手工编目，以及在纸质档案中查找，节约了大量的时间，使工作更加快速地完成。而且对于诊疗记录的查找，既提高了工作人员的工作效率，又节约了患者的时间，实现了工作效益的提升。2.电子信息档案能提高信息的保护度。在档案的重复使用过程中，传统的纸质档案很容易损坏或者遗失，不利于信息的长期储存，而电子档案就很好地解决了这个问题，重复的使用和查看并不会对档案造成影响，有效地保护了档案信息。而且对于人员隐私来说，纸质档案对于人员隐私的保护程度不如电子档案，使用电子档案，就只限于信息内容的本身人员以及医院工作人员可以看到，不会泄露出去，有效保护了档案人员的隐私。3.电子信息档案能提升经济效益。纸质档案的编写和保存需要大量的纸张和空间，增加了成本，而且纸质档案的保存还要避免受潮、虫蛀、腐蚀和灰尘等，需要管理人员定期保护，增加了资金和人力的投入。而电子档案既节约了纸质档案的保存空间，又提高了工作效率，使医院的工作效益大幅度提高，提升了经济效益。
　　二、正反馈闭环管理系统理论
　　正反馈闭环管理系统理论（PositiveFeedback Closed-Loop ManagementSystem，简称PFS），是自然科学与社会科学相结合的过程中产生的新理论、新方法和新观念，它的核心内容是通过导入一种新型激励机制，即员工激励经营者机制，构筑企业正反馈闭环管理系统。也就是指在传统和现代企业的管理基础上，构造具有约束和激励性质的正反馈机制，把开环的管理系统变成闭环的管理系统，从而完善企业的系统管理，提高效率，增强内部的凝聚力和竞争力，并且使系统的本身产生自激发功能，形成良性循环。
　　三、医院电子信息档案PFS管理模式
　　（一）医院电子档案的管理现状。医院电子信息档案的内部管理，多数是对信息进行收集、管理以及归档处理，对于电子档案系统进行安装维护以及功能模块的建设，对于内部查阅档案目录进行管理维护等工作。多数是局限于档案管理部门内部工作，管理制度不够完善，致使对于电子信息档案的不足之处了解不够，主要包括以下几点：1.电子信息的系统性能。电子信息档案的管理人员和档案的应用人员，是站在两个角度看待电子信息系统的。这就使得档案的应用人员对于信息系统的性能和管理人员的看法不一致，而档案管理人员又无法了解到具体使用的性能问题，使得系统的应用性能受到影响。即使有档案应用人员反馈到档案管理部门，档案管理部门再进行分析处理也需要大量时间，降低了电子信息系统的高效性。而档案管理部门人员有限，不能安排工作人员进行系统性能问题的调查问卷，这使得电子信息档案的作用不能全面发挥出来，制约了电子信息檔案的管理建设。2.电子档案的资料利用。档案管理人员对于资料的利用情况了解不够，所以无法及时地建设和完善相关资料，对于一些具有关联性的资料没有设置链接，使得资源的利用率不高，也致使电子信息档案的优势没有有效发挥。3.档案应用人员对于电子信息档案的要求。电子信息档案管理人员对于档案应用人员的需求了解不够，档案应用人员对于系统功能模块、系统设置以及系统资源的要求，不能有效地反映到档案管理部门，使得档案应用人员对于电子信息档案的建设满意度不高，不利于电子信息档案的建设发展。电子信息档案的使用过程中，还有很多的其他问题，但是由于电子信息系统的设置，使得档案应用人员无法及时地反馈这些信息；而电子信息管理的工作人员有限，无法对全院的使用人员进行调整跟踪，促使信息系统的问题不能及时创新改进。只能等待档案应用人员反馈，再进行调整分析，然后制定解决措施进行处理，这种方式大大延长了解决问题的周期，制约了电子信息档案系统的发展建设。
　　（二）医院电子信息档案正反馈闭环管理的作用和意义。1.正反馈闭环管理的操作流程。首先，分析医院电子信息档案使用过程中的问题。对院内的档案应用人员进行随机调查，让他们提出电子信息档案使用过程中遇到的问题，或者对电子信息档案系统的要求或建议，及时了解他们的需求。档案管理人员再根据调查的资料信息进行筛选，找出做得好和需要改进的地方。针对档案应用人员不满意的地方进行归纳分类，分析主要是什么方面的问题。然后，进行反馈整改。档案管理负责人对每月的调查人数、档案应用人员不满意的例数、电子信息系统出现的问题和形成问题的原因进行分析计算。每月定期开展本部门会议，以上个月的随访调查信息作参考，对统计信息进行分析比较。然后根据问题产生的原因制定解决措施，技术难点就请专业人员进行解决，尽量缩短解决问题的时间；对于档案应用人员比较满意或表扬的方面进行统计，并对相关人员进行表扬。最后，进行跟踪整改。对于每月、每季度的随访调查，都和上月、上季度的结果进行比较，对于达到整改效果的问题就改为常规反馈，没有达到效果的就继续深入分析，改进解决措施，直到问题解决。使档案应用人员提出的问题得到有效解决，提升电子信息系统的满意度。2.正反馈闭环管理的作用和意义。正反馈闭环管理系统引入到电子信息档案的管理中，把原来的开放式管理模式改变成闭环的管理系统。PFS 管理模式，在不使用大量人力、物力和资金的情况下，可以快速有效地找到电子信息档案管理的不足之处，并迅速根据问题制定解决方针，科学合理地解决问题。PFS管理模式的运用，可以有效提高电子信息档案质量，提高工作效率，促使电子信息档案的管理更加高效。医院电子信息系统的建设和运用，对医院的内部管理和经营发展具有重大意义。但是电子信息系统的使用过程中，缺乏科学合理的管理模式，对于系统运行中的问题不能及时发现和解决，所以影响了电子信息系统的质量和效益。PFS管理系统就能很好地解决这些问题，它的反馈及时，而且能有效跟踪，对于信息系统的使用问题能更全面反映到档案管理部门，比如电子信息资源不够全面、关联性不够等，这一类非技术性的问题，对电子信息系统影响很大，但是档案应用人员又不好上报；PFS管理就能把所有的问题都快速反馈回去，使得档案应用人员的问题更高效地解决，完善了电子信息档案的管理制度，促进电子信息档案的建设和发展。
　　四、结语
　　综上所述，医院电子信息档案管理关系到医院管理工作的整体水平，并对医院各项工作的开展具有十分重要的影响。而医院电子信息档案PFS管理模式能够改善管理系统功能，提高管理效率，增强医院内部凝聚力和竞争动力，从而提高电子信息档案工作质量，促进医院的良性发展，具有良好的推广价值。
　　【参考文献】
　　[1]农永英.医院电子信息档案的正反馈闭环管理[J].华夏医学，2014（03）.
　　[2]杨梅.正反馈闭环管理系统在泌尿外科护理中的应用[J].中医药管理杂志，2017（01）.