新时期对机要文件管理员要求的若干认识

　　党志燕 迟富丽
　　【摘要】机要文件和其他文件相比有许多特殊之处，机要文件管理的质量直接影响着其他工作的顺利开展，因此对管理机要文件的工作人员就提出了较高的要求。机要人员有较高的业务素养、坚定的政治信念、必要的保密意识和较强的综合管理能力，可以使党和国家以及机关单位的秘密信息得到保护，以此保证其他工作的顺利进行。
　　【关键词】新时期；机要文件；人员要求
　　机要文件管理员是指在机关、单位从事机要文件和涉密文件管理的工作人员，主要负责机要文件的签收、传递、保管、销毁等管理工作。机要文件管理员都是直接接触国家秘密的人员，他们的工作具有接触国家秘密时间早、密级高、数量多、范围广、种类多等特点，其工作直接关系到国家秘密的安全。
　　結合一些工作经验以及现实情况，对机要人员的要求简析如下：
　　一、政治素质是机要文件管理员应具备的基本条件
　　机要工作是服从和服务于中国共产党和国家秘密信息的保护工作，机要渠道是党和国家传递涉密信息的手段和工具。机要文件管理员具备高度的政治素质是保证机要文件安全保密的基本条件，这种政治素质对文件的保密和安全具有直接关系，因此机要文件管理人员首先应当是政治上可靠可信的。
　　所谓的政治素质是指机要文件管理人员应当是经过党组织严格考察和单位人事部门政治审查、家庭背景清晰、社会关系简单，本人思想品德端正的中国共产党员；机要人员因为工作的特殊性，一定要有较强的政治觉悟，平时注重学习党的理论与政策，提高自身政治素质，遵循党的领导，加强思想道德修养，生活中注意生活作风，严格要求自己，遵纪守法，不受诱惑，工作中认真严谨，严格遵守规章制度。
　　二、机要文件管理员应具备信息社会必要的保密意识
　　保证机要文件的安全保密是机要文件管理员的主要职责，坚持学习与及时掌握保密业务知识是机要文件管理员的基本任务。随着现代信息社会科技手段的不断进步，泄密的渠道更为多种多样，机要文件管理员也面临新的要求，必须要有适应新时代的保密意识。
　　首先要加强他们保密意识与保密责任的培养，从国家利益和法律的角度进行培养和教育，不但要培养严谨的工作作风，还要培养严守工作秘密的作风，将机要工作作为神圣的职业。其次，机要文件管理员应当主动学习新知识，不断拓宽知识面，学习和掌握现代技术和管理手段，努力利用新方法管理机要文件，从容适应现代化管理方式，逐渐开展机要文件的信息化管理，使机要文件既便于管理又保证保密。最后，要时刻保持清醒的头脑和高度的责任感，夯实专业技能，了解相关的法律法规，熟悉各个环节和步骤，强化人员的管理职责，除纸质资料外，对电子文件更应提高警惕，引起重视。
　　三、机要文件管理员应具备综合管理能力
　　机要文件管理员不但要有扎实的业务功底和认真严谨的工作态度，还应具备较强的综合管理能力。管理机要文件讲求方法，科学有效的方法可以提高工作效率，机要人员具备较强的综合管理能力，对于每项工作都能合理安排，每个任务都能统筹安排，在面对一般情况和遇到紧急情况时能灵活安排、协调工作，保证所有工作按照轻、重、缓、急的类别合理安排，提高机要文件管理的工作效率。
　　机要文件管理员工作中有一定的逻辑性，思考问题全面，拥有较好的总结归纳能力，在管理中会更具有优势。将管理文件的综合能力在日常工作中充分发挥，养成文件资料分类整理，已处理和未处理的文件固定位置分别摆放的习惯，形成日事日毕，每日清点核对文件的规矩，是处理机要文件合理有效的工作方式。
　　四、机要文件管理员应通过培训提高专业知识
　　目前机要文件管理员学习业务知识的方法大多数是经过师傅手把手，一对一这种以老带新的方法，师傅凭借自己多年的经验，将总结的文件管理方法传授给徒弟，或者机要人员自己在日常工作中，通过日积月累自己积累经验，这两种方法是目前培养机要文件管理员和机要文件管理员学习的主要方法。显然，随着社会的迅速发展，这种传统的培训方法已经无法适应现在网络化、信息化社会的发展，这种落后的方法也势必会影响文件的管理和利用，从而导致一些保密问题的出现。
　　为适应现代社会的发展，首先应强化机要文件管理员的培训，建立健全培训长效机制，将培训列入单位培训计划，培训方式上注重传承和创新相结合，提升培训效果，使培训更有实效性。其次采取＂请进来，送出去＂的方式、系统培训与短期培训相结合、到上级单位请教取经和到兄弟单位交流学习等多种形式。此外，培训时的沟通交流非常必要，可以达到工作方式互补，获取新知识、新思路的目的。
　　五、机要文件管理员应具备的其他素质
　　机要文件管理员因为其身份的特殊性和工作性质的特殊性，应具备一些其他的素质：第一，坚强的意志可以在工作中遇到困难时，坚持到底、完成工作。第二，过硬的心理素质可以在遇到特殊和紧急情况的时候不慌张，稳妥地处理工作，使国家秘密的损失程度降到最低。第三，较强的记忆力可以记住很多工作信息，能将复杂琐碎的机要文件管理工作处理的有条理，从而提高工作效率。第四，机要文件管理员应锻炼认真细致的能力，完成任何工作都一丝不苟，避免出错。
　　此外，单位可通过名誉表彰、工作激励、经济奖励、生活关心等多种方式，调动机要文件管理员的工作积极性和主观能动性，以此来吸引更多有文化有技术的年轻人加入机要文件管理员队伍，从而提高机要文件管理员的整体素质，稳定队伍。
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