激活人事档案管理的市场价值

　　学路职涯漫漫。人生奔波于路途，总要保留一些重要旅程的足迹。人事档案，这种由相关组织以文本形式记录、储存的个人信息，若即若离于我们身旁。远远近近，我们对它的价值究竟知多少？
　　人事档案的权威性价值递减
　　溯源人事档案，可以＂穿越＂回两千多年前的周代。当时朝廷的册书、存书等谱牒，就是专门记载官吏个人经历、德才、政绩的人事档案雏形。到了汉代，司马迁利用了大批人事档案撰写出《史记》，汉高祖刘邦求贤若渴，号召贤士来为国出力。对备选人才要＂署行、义、年＂，即对选拔对象要看＂行＂（品行）、观＂义＂（仪表、姿态）、查＂年＂（年龄、经历），其中品行是最重要的标准。登记行、义、年的材料，就是最早的人事档案。我国在用人制度上，重视对待选人的家庭出身、社会关系、政治历史等方面的审查，其渊源盖出于此。
　　人事档案来源于人事管理活动，由此形成人事管理制度。新中国成立后，几乎每一个职业人的成长都有档案相伴，更准确地表述或可说是与组织化的鉴定相伴。档案的查询、转移系统都是通过组织来运作，大部分人甚至一辈子也没见过这位相伴左右的老伙计。有媒体将人事档案要素编成一个顺口溜：规制的政治辞令，难见的神秘伴侣，免费的官方流动，纸质的打孔装订，固化的过往足印。上世纪六七十年代的人，提起＂文化大革命＂，不少人仍噤若寒蝉。那年月整人就是靠制造＂黑档案＂＂毁＂人不倦的。到了计划经济时代，单位对个人的管理是全方位的，无论政府机关，企事业单位，都可以对社会成员的职业行为进行全程的监督和管理。个人的升迁奖惩、工作调转均载入档案，当时人们对档案的重视程度不亚于西方国家公民持有的个人信用编号。但是，随着市场化进程的发展，出现了各种经济形态，企业自主用人，人才自由流动，尤其是社会福利制度的建立，人才不再是单位所有而是社会所有。这对人事管理部门也提出新课题，暴露出人事档案的跟踪、更新功能滞后，人事档案对个人的约束力也有所降低。学者初静钧认为，市场经济化后，人事档案托管服务也应同步于社会化和市场化。但遗憾的是，人事档案制度的市场化改革整整滞后了三十多年。
　　2010年，南方航空公司出台的档案管理办法明确规定，人事档案管理人员及其在本单位的直系亲属档案，由所在单位组织指定有关部门专人管理。任何个人不得借阅本人及其亲属的档案。公司还规定：归档的人事材料按规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章；凡须经本人见面或签字的，必须经过见面或签字（如审查结论、报告及处分决定意见、组织鉴定
　　等），特殊情况未签字的，可由组织注明。另外，对送交的档案材料，一般干部、员工送交一份；所属公司管理干部送交两份，以备副本使用。这样做，从制度上保证了档案的真实性和严肃性。
　　《档案工作基本术语》这样定义档案：＂国家机构、社会组织或个人在社会生活中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。＂个人档案是一个人生命轨迹的缩写，是用人单位和社会了解一个人情况的重要资料。它的存在应该具有正当性、有用性和善意性的价值维度，其＂三性＂都统一在人事信息资源管理上，而管理也包括开发。如果这种人事信息资源管理落后于时代太远，那么就会弱化人事档案自身的价值，它的实用性和权威性便会随之递减。
　　激活档案信息，让服务从＂尾部＂动起来
　　●发达国家成熟经验的启示
　　有人认为，人事档案是中国独有，其实不然，世界各国的历史沿革至今，都少不了档案的资政作用。他山之石，可以攻玉。欧美等国家的人事档案管理特点对我国是有借鉴意义的。＂为纳税人服务，让纳税人满意＂的工作原则，在许多发达国家人事档案管理中得到体现。美国人事档案内容包括个人履历、工资福利、工作表现、考核晋升、录用退休、诚信状况，以及社保情况和受到的惩戒。他们人事档案的材料倡导少而精，而且处于动态更新完善过程。美国公民无论移居全国何地，都有一个终身使用的社会保障号码。美国人事档案管理把公民信用建设当作主要内容，与市场齿轮咬合很紧。美国档案工作者认为，档案是国家财富的一部分，属于全体人民，广大纳税人可以平等利用。他们的宗旨是，＂公众需要什么，我们就做什么＂。而我们的观念还停留在＂我能提供什么，用户就接受什么＂。再如法国，公务员和各企业单位的人事档案基本上都由人员所在单位自行保管，便于完善职业资质记录。当人员离职或退休后，其档案移交到国家人事档案馆集中保管。
　　在这一点上，目前我国一些大型央企做的比较接近。南方航空公司的档案管理办法就规定，全公司人事档案管理要实现＂规范化、流程化、信息化＂，确保＂三个及时＂，＂两个一致＂：档案材料归档及时，档案信息录入及时，档案文本整理及时；档案材料与档案信息一致，公司在册正式员工名单与库房实际存放档案一致。档案材料除包括员工从小学入学后所有受教育情况，对人员入职本单位前后的各种状况档案也非常详尽。一份人事档案包括各种录用、聘用表格材料；调配、转业安置、任免、考察、考核、审计、工资待遇、政审、个人政绩、专业技术、入党入团、奖励处罚、个人著作等，不断进行动态完善，以达成对一个人的职业履历有比较完整的体现。如果员工离职，他的档案也会随之按程序转出，并为后续供职企业提供全面的员工职业信息。
　　发达国家的成熟经验更多表现在激发公众对档案的重视和关注方面，比如向社会散发档案检索工具、馆藏介绍、举办档案展览等宣传普及活动。因此，我国人事档案管理制度的改革，应把＂以人为本＂作为基本理念，赋予公民必要的知情权，人事档案可以向相关人员进行开放。美国第二国家档案馆有专门的档案工作人员为查档案的人提供一对一服务，而不是态度冷漠地用＂保密需要＂、＂查无此档＂等敷衍塞责。市场经济下人事档案管理的主要目标，是为了保护公民应有的就业、晋升、上学、享受保障、退休福利等方面的权利，而不仅仅是一种就业或人口流动的控制手段。在当今人才流动频繁和资源需要优化配置的时代，人事档案管理就是要为优化配置提供有力保障。
　　●提高＂长尾资源＂的利用率
　　市场经济已走过三十多年历程，很难想象，人事档案部门不但拒绝部分完全由社会和市场供养的人员的档案提供便捷化管理，反而把这项服务紧紧抓在手上。从2003年起，人事档案管理费作为一项事业性收费赫然进入公共服务领域。这本是市场属性的交易，却被利益部门定格为垄断性收费。专家指出，取消档案保管费＂宜早不宜迟＂，这一领域的改革应由此＂破冰＂。
　　管理学上有一个概念，叫＂长尾理论＂，它是网络经济时代的产物。我们可以将那些数量不多的重要的人或事比作长尾曲线的＂头部＂，将那些不太重要但数量众多的人或事比作长尾曲线的＂尾部＂。 认知档案信息的潜在需求来自尾部，尾部人群庞大，对档案利用潜力无穷。随着网络时代人事档案的数字化进程，信息传播的速度和广度已大大提高，这使得人们关注档案的成本大大降低。在人力资源市场化
　　的今天，所有的人事管理活动应服从并服务于人的走向。长尾曲线尾部所能产生的效益将大大超过头部的效益。
　　作为政府机构，减政放权、取消管理费在形式上做的是减法，但减法的实质是做加法。把政府管理的人事档案资源转到服务开发上，提升服务的质和量。若无暇主动为处于尾部的普通就业者提供档案信息需求，就是无视终端，空谈服务。提高＂长尾资源＂对档案的利用率，应是人事档案制度改革的着眼点。
　　与时俱进的对策
　　●对无档者予以关注。
　　2013年我国农民工总量达到2.69亿人，可就人事档案管理来说，他们属于被遗忘的角落。农村劳动力已大批转移为产业工人，有的成了新市民，有的通过在职求学、培训获得了职称，可他们中的技能人才却依然无档可寻。为职场不可或缺的蓝领建档是一个新课题，有了档案，用工单位就可以全面考察、了解他们的自然状况、工作经历和奖惩情况，形成个人职业信用档案，而在这一过程中，社会组织、行业协会或可派上用场。
　　●树立人才流动环境下的＂大档案＂理念。
　　据调查，约半数受访者认为，＂找工作看重的是能力，并不看重档案＂。而这增加了用人单位对人才信用的担忧。这样，档案管理部门服务于基层企业就有了一个新维度：建立信用评级（评价）管理平台。如缺乏真实详细的档案信息，这个管理平台就是无本之木。相比而言，南方航空公司在对本单位招收员工档案进行严格规范外，还规定调入员工档案的必备材料包括履历材料、鉴定材料、学历学位材料、招工（录用）审批表、工资材料、转正定级表、解除劳动合同证明或辞退证明、行政介绍信等，对信息不全的要退回原单位补齐，否则不予接收。这将有利于信用评级管理平台的建立，有利于人才信用动态管理与整体评价，促进人才合理、科学流动。
　　●推行人事档案管理的信息化建设。
　　大数据时代，数据信息共享既是个体需求，也是社会需求，人事档案管理也不应游离于外。人事档案不应只沉睡在库房里，而应在既定的程序、既定的领域中盘活，发挥它应有的作用。2004年起，南方航空公司在全公司推行局域网管理后，随即开始在全公司六万余名员工中推行人力资源管理系统（简称＂HR系统＂），对全部纸质档案信息进行全面、系统的录入和审核，此后档案的动态管理也是纸质与电子档案同步完成。这项工作一开始是一个相当浩繁的工程，也曾引得一些人反感，一旦信息的完整性得以实现，其庞大的数据支持功能便在系统的不断升级中逐步显现出来，使得管理者和员工双方都满意。
　　●让系统服务于管理效能。
　　南航从顶层设计开始，经过十年的升级完善，今天这个系统使公司实现了企业从机构编制、人员调配到薪酬统核、绩效分配、劳动生产率统计等的科学化管理。员工自己也可以通过系统完成对个人信息完整性和准确性的监督，查询各类动态业务中的信息，如公司相关政策、公告，个人待遇的实时变动情况等。凭借该系统完成个人信息变动的申请，一些培训、出差等工作可在通过系统完成流程的同时即完成了档案信息的生成，节约了时间和劳动成本。从某种角度上说，南航内部已经基本进入了＂大数据时代＂。HR系统提高了生产效能和管理质量，促进了企业可持续发展，有助于提升企业综合竞争力和员工对企业的忠诚依赖度。希望更多的企业引进推行HR系统，进而尝到信息化管理的甜头。要看到，人事档案管理信息化的趋势不可逆转。