医院电子档案管理面临的问题与对策

　　屈若卿 杜颖 贾欣
　　【摘要】当前医院电子档案管理中存在着一系列的问题，严重影响了医院电子档案管理的实效性。本文通过具体分析医院电子档案管理中存在的问题，并根据实际情况提出医院电子档案管理的策略，为提升医院电子档案管理水平提供重要的依据。
　　【关键词】医院；电子档案；管理问题
　　随着信息技术产生发展进程的不断加快，使得传统档案管理手段下所形成的诸如行政公文、图文、影像等资料均可将之转化为电子文件，所以管理者可直接借由电脑来对所生成的电子文件进行管理。但基于目前医院对电子档案的管理现状而言，其中还存在不少的问题，故相关管理者应将之视为管理工作的重点，以切实促进医院档案现代化建设的发展。
　　一、医院电子档案管理面临的问题
　　（一）电子档案管理意识薄弱，管理制度不合理。基于如今这种纷繁复杂的现代社会以及形势多变的时代背景，部分医院虽意识到档案现代化建设以及电子档案管理的重要性，但却因意识不够强，以致其在实际的管理过程中容易出现各种各样的疏漏，诸如电子档案保存不完整、电子档案信息归档不及时以及不真实等。此外，由于医院在建立电子档案的同时，并未重视同步推出相应的管理制度，故导致许多现代先进的信息技术以及有效的管理方法均未能得到充分运用，以致医院的电子管理档案工作尚且无法满足电子档案管理工作的需求，更遑论促进医院电子档案管理的现代化发展。
　　（二）电子档案管理不够规范性，电子档案不完整。当前许多医院在开展电子档案管理工作中，不同部门与科室所产生的电子档案均是由其部门或科室自己负责。而此管理模式不符合标准化的管理思想，又因管理缺乏统一性与协调性，故严重降低了电子档案的使用价值，以致电子档案无法为医院制定各类发展决策提供有效参考。与此同时，基于档案管理电子化，也便意味着档案的管理过程需仰赖于计算机，但医院在管理计算机方面，既未采取有效的安全防范措施，加之存储方式的不规范，从而严重影响了医院电子档案的可靠性。至于对电子档案的搜集、整体等方面，由于医院方面均未能提出具体的要求，故而导致电子档案不完整、不真实的现象普遍存在。
　　（三）电子档案管理安全性较差，影响了档案资料的利用率。由于针对电子档案的使用，医院方面并未做好安全方面的管理工作，故只要基于医院网络，便能借由任何的终端设备与医院的网络终端相连接，从而可轻松获取其中所包含的各类数据。遭到入侵的网络，若有心人施以一定的攻击手段，则将导致医院的信息系统瘫痪，或者出现＂黑客＂并恶意删除医院的电子文件，这样将给医院造成难以补救的经济损失。
　　二、医院电子档案管理的策略
　　（一）构建完善的医院电子档案管理网络体系。基于医院的发展现状我们可以得知，医院在开展电子档案管理过程中，普遍存在着以下几大特点，即涉及范围广、涉及种类多以及信息更新速度快。基于医院电子档案管理工作特点，故为切实保障医院的运营效率，则相关负责人更需重视现代信息技术的合理运用，以真正实现无纸化的档案管理，进而在保证理想的管理质量同时，提升医院的档案管理效率。当然，关于医院电子档案管理工作的加强，另一管理重點便是需注重网络体系建设，并构建出由医院、医院档案室以及各职能科室所共同参与的管理机构；方能进一步明确各部门、科室及其不同岗位工作人员各自所应担负的职责，如此方有助于促进医院的电子档案管理工作逐步往规范化、统一化以及标准化的方向发展。就目前而言，许多医院针对自身的电子档案管理，通常采取信息科与综合档案室两部门主要负责的方式。其中，信息科具体负责对医院病案的统计与管理以及对计算机的管理；而综合档案科则主要是管理各种门类档案以及载体档案，针对以上两方面工作，医院方面仍需给予学科的监督，如此方有利于促进医院电子档案管理水平的全面提升。
　　（二）制定完善的医院电子档案管理制度和机制。在当前纷繁复杂的社会背景下，医院的电子档案管理工作变得越来越复杂。因此，通过加强对相关管理制度及体系方面的建设，方有助于提升医院电子档案的实际利用价值。当然，医院电子档案管理制度及体系的建设，除了需建设完善的保管、归档、保管期限等制度外，尚需与医院的考核机制相结合，以实现对医院电子档案的动态管理，如此方能切实提升医院的电子档案管理规范化水平，继而维护医院电子档案管理工作的有序开展。
　　（三）建立信息安全防范体系。医院的电子档案管理工作既是一项基于网络信息技术的管理手段，那么在实际的运用过程中，医院方便必然需要对信息安全防范体系的建设给予足够重视。当然，面对医疗问题便不能采取举一反三的态度，而是要基于对个体与治疗差异性的了解，以免对档案信息的运用以偏概全。其次，考虑到电子信息的应用过程，极易遭受病毒、黑客等方面的影响，故医院方面亦需采取一定的措施，譬如：使用最新的加密技术；对使用人员予以身份验证；及时备份数据、定期转移载体、设置系统恢复功能等。总之，对一切可能影响到医院电子档案管理的因素，医院均应一一进行排除，以切实维护医院电子档案管理工作的正常开展。
　　总之，随着网络信息与计算机技术的不断发展，使得医院传统的档案管理手段已然无法满足时代发展的需求。故基于此，医院应务必对电子信息技术的引进给予高度重视，并将之积极运用到医院的档案管理工作中，以实现档案管理电子化。
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