摘 要:对于事业单位来讲,档案管理是非常重要的一项工作,繁琐而沉重,我国人社局档案管理工作更是重中之重,随着信息化和现代化迅猛发展的趋势,如何确保事业单位规范化管理档案成为目前需要积极研究的课题。本文就以人社局这一事业单位为重点研究对象,先介绍其档案管理的具体情况,在此基础上发现问题,并有针对性地解决问题。 关键词:人社局;事业单位;档案管理 科技的发展,网络信息化的普及应用,我国人社局档案管理日渐现代化,档案类型多元化,管理工作日渐繁琐、艰巨,工作指标也越来越高要求、高标准。目前,人社局各部门都要对档案管理工作保持严谨、认真的工作态度,重视其发展过程。因为人社局的档案管理作业发展起步时间较为落后,且其服务对象宽泛、复杂,信息储存量巨大,使得人社局事业单位的档案管理工作发展迟缓,问题多多。 一、事业单位档案管理工作中存在的问题 (一)事业单位部门分散,档案管理作业不协调 人社局本身所需管辖的分支部门较多,包括人事人才、社会保险、监督管理、劳动关系等等,其中社会保险就分养老、失业、医疗、工伤等,由此可见,档案资料工作量巨大,管理繁琐复杂。通常事业单位都是分各个部门各个岗位去展开档案管理工作,各自成为独立个体,沟通交流很少,互相配合运作更是不常存在,使得档案管理根本不能统一运作。就我国人社局来看,档案管理部门完全隶属于内部机构,管理内容过于片面,难以构建完善的档案管理体系。由于档案资料分散性管理,使得资源共享不方便,管理体系不可统一兼容,让管理档案工作变得异常艰巨,也不便于发挥档案的使用价值。 (二)档案管理设施不够先进 人社局所包含的档案数据成千上万,管理作繁杂、琐碎,需要投入大量人力、物力及精力、财力去管理,可目前很多事业单位的管理模式都是传统模式,设施相应落后。再加上,人社局档案管理起步晚,发展慢,工作量巨大,使得很多档案管理相关设施配置不全或更新补充不及时,硬件资源欠佳,在一定程度上影响了档案管理的规范化发展。容易使得档案管理工作更加混乱,出现延迟、错误归档的情况,更严重地会造成重要的档案资源丢失,后悔不堪设想。除此之外,分立的档案管理部门较多,设备重复采购,较为浪费。还有的事业单位根本就不存在档案管理部门,毫无规范制度可言。 (三)档案管理机制不完善 一般情况下,人社局所涉及的档案资源范围广、对象多而杂、类别科目多,在归档管理时,需要各个部门协调配合工作。可遗憾的是,目前档案管理机制根本不够完善,存在一系列不容忽视的漏洞。而且档案管理部门多、分支多,加大了档案管理本身的工作难度。在这种管理机制下,管理人员压力剧增,工作负担承重,降低了档案管理工作的便捷性、灵活性。 (四)档案管理信息数据库未达成统一标准应用 现代信息化的档案管理模式,都是构建了电子化的数据库系统。传统的手工录入、检索早已被淘汰。可惜由于很多人社局工作职工自身职业素养不高,或计算机技术水平一般,使得很少人自愿使用电子化的档案数据库。使得信息数据库未达成统一标准应用,整体的信息化管理模式仍未被广泛普及、规范应用。 二、针对上述问题,提出一系列规范化的有效措施 (一)完善档案管理机制,统一标准 为了确保事业单位规范化管理档案资料,提高工作效率,就要优化、整合各管理部门,运用统一的档案管理机制,去约束各部门按照规定的制度去实施、落实管理工作,统一管理标准。合理分配管理档案的相关资源,从而尽可能地达到资源共享的目标。另一方面,要强化领导层的管理、监督力度,积极重视档案管理的发展趋势,强化档案管理培训教学的宣传力度,确保工作人员做到有章可循、有理可依的规范化管理档案模式。 (二)分工明确,互相协作 由于社会保障局分支机构繁多,档案管理工作任务艰巨,工作人员需要人手充足,分工明确、各司其职,且在工作过程中,不断提高自身职业素养。通过培训,吸收先进的档案管理知识,提高计算机专业水平,认真负责、互相协作、严谨对待每一份档案资料。除此之外,要确保档案管理工作的有条不紊,每个阶段都要规范化管理到位,不遗留一丝一毫的漏洞。 (三) 提高信息化的档案管理技术 随着网络技术的发展,我国事业单位早已将信息化应用到档案管理工作中。换句话说,档案管理的资源共享就是通过信息化技术实现的。在人社局的档案管理过程中,合理应用信息化,可以提高档案管理工作的高效性,发挥档案资料的使用价值。因此,提高信息化管理技术可以有效规范档案管理工作。首先收集档案资料时,可以通过将档案更形象化、具体化储存,其次在归档过程中,工作人员科学归类、合理优化,使图片、视频、文字都能有效并存,进一步对机密档案做好高效的保密工作避免电子档案发生泄露、丢失的现象,而针对可以对外公开的档案资料,则可以通过网络达到资源共享,服务于档案使用者。 三、结束语 综上所述,需要确保人社局规范化管理档案,积极优化档案管理工作,进一步提高事业单位工作效率。而想要确保档案管理工作的效率,就要在管理档案的过程中发现问题、解决问题,让各部门通力协作、互相配合,分配档案资源,构建统一的档案管理体系,进一步促进档案管理和谐可持续发展,为个人、为集体、为社会提供便利,贡献出一份力量。 参考文献: [1]贾洪慧.论新形势下人力资源和社会保障局的档案管理[J].办公室业务,2014(01). [2]侯安文.新时期档案管理面临的挑战与创新途径[J].办公室业务,2014(03).