时间管理的精细化

　　管理大师彼得·德鲁克说：不能管理时间的人，就不能够管理一切。马克思曾说过，任何节约，归根到底是时间的节约。
　　一、糟糕的时间管理
　　我们曾做过一个游戏性的数据分析，一个人以有效工作40年计算，除去各类非工作耗时，实际能用于工作的时间可能平均只有3.3年。站在一个国家的角度看，数据变得更为可怕：龚其国在《做事的科学》一书列举的2006年的数据，中国消耗了全球资源总消耗的12％，仅实现了全球GDP总额的4.5％。以具体的时间数据分析，中国人一年人均工作2200小时，按8小时工作制折算为275天，每小时平均创造财富5.75美元：美国人一年人均工作1610小时，按8小时工作制折算为201天，每小时平均创造财富35.6美元。
　　网络调查数据显示，多数人出现的＂垃圾工作＂一般具备以下十大特征：1，没有具体交待启动时间：2，没有具体进程安排；3，没有明确完成时间；4，没有明确工作量大小：5，没有具体质量评估指标；6，没有奖励或惩罚措施；7，封闭式、单独完成；8，对高管不清楚：9，自己的主管过多；10，可随时为其他工作让路。这里，十大特征中的1、2、3、10等四条都是时间管理的问题。
　　我们平时的时间使用常常很不恰当，但往往视而不见：比如，在我们一天的有效工作时间里，每8分钟就会受到一次包括来人、来电的打扰，每小时约7次，每次打扰用时约5分钟，专家的调研认为其中50％的打扰是没有意义或者极少有价值的，因此我们一天有效工作时间中有近1／4的时间被这样的打扰浪费。还比如，我们的办公桌、文件柜、抽屉、计算机文件夹等乱七八糟，平均每天会为找材料、查数据花90分钟，每周在这一项将整整浪费一个工作日的时间。再比如，做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍，常常因为我们对此估计不足，致使计划被打乱，反而使整体时间使用效率极大地降低。
　　二、重新认识时间概念
　　人的一生以当今时代的平均寿命75岁计，一个人的生命长度实际只有3900个星期。我们不妨买来一个特制的精美的储罐，里面装上3900个彩色的玻璃珠子，每周的周末扔掉一个，我们每天会增加一份紧张，因为我们眼见着＂日子＂迅速减少。
　　英国心理学家弗兰克·托里斯博士作过一次调查：如果意识到生命是一场租赁，你会对生活有些什么样的再认识呢?占24％的参与者的体会是＂有了危机与压力＂；26％的参与者的体会是＂处处按规矩办事＂：35％的参与者的体会是＂珍惜身边的一切＂。我们为什么非得等到生死相关时才对时间易逝产生感触呢?我们只需要向下列人员咨询，就能迅速加深对时间的认识：要体会一年的价值——去问问没有通过升学考试的学生；要体会一月的价值——去问问生下早产儿的母亲：要体会一天的价值——去问问日报的编辑；要体会一分钟的价值——去问问没赶上火车的旅客；要体会一毫秒的价值——去问问奥运会获得短跑银牌的亚军。从这个角度来看，我们对时间的正确认识还是有差距的。
　　三、时间管理的方法和心得专心于一件事
　　古书中最早的经典《尚书·大禹谟》中有关于精细化管理的论述：＂人心惟危，道心惟微；惟精惟一，允执厥中。＂这里的＂惟一＂说的是专心致志的意思，这也道出了时间管理的原则。曾国藩于此的心得是，＂虽极忙，亦须了本日功课，不以昨日耽误而今日补做，不以明日有事而今日预做＂。
　　每一个时间段集中精力于一件事上，是我们学习时间管理首先需要注意的。我们需要利用＂工作进度表＂书面规定月、周、日的工作任务与目标，要在每个工作日之前为计划中的工作做准备，并且尽量一次性处理完毕每份文件。在工作中，尽量回避干忧性电话、不速之客的来访以及突然的约会。当非计划的时间占用出现，为了有效处理更重要的事情时，我们必须学会说＂不＂。
　　把工作进行有效的分类
　　美国通用汽车公司前总裁斯隆遵照德鲁克的建议，详细记录了自己两周的时间分配，有1／3是不需要的或者是不需要他亲自出马的，由此自己忙碌的事减少了15％。
　　时间管理上，常常用4象限图做工作分类。比如按重要和紧急两个维度可以分成以下4类：重要而紧急的、重要而不紧急的、不重要而紧急的、不重要也不紧急的。比如按是否亲自做和是否需要汇报检查两个维度可以分成以下4类：亲自做且必须向领导汇报的工作，约占10％：亲自做但不一定向领导汇报的工作，约占20％；可以交给别人做但要亲自检查的工作，约占30％：可以交给别人做而且可以交给别人去检查的工作，约占40％。
　　很多成功者都实行＂6点优先工作制＂，即：把每天所要做的事情按重要性排序，分别从1到6标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为1的事情，完成后再全力以赴做标号为2的事，依此类推。一般认为，一个人每天能全力以赴地完成6件最重要的事，那就是一位高效率人士。正如切斯特尔顿所说：所有的人都是平凡的，有些人因知道了这一点而成了非凡的人。
　　提高第一次做对的概率
　　曾国藩在《与弟书》中说：＂穷通由天作主，予夺由人作主，业之精不精则由我作主，然吾未见业果精而终不得食者也＂。说的是做事要做到位。孔子的语录中也有记载：＂为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之＂。一份文件，起草、讨论、修改、润色层层把关，避免出错。我们很多同志并非没有工作热情，而是做事急急忙忙，草率了之，经常出现反复、重头再来，这样的时间效率反而更低了。
　　学会＂间作套种＂
　　＂间作套种＂是农业上常用的一种科学种田的方法。改变工作内容就会产生新的兴奋灶，人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。据说马克思研究经济学时，累了就演算数学题，以缓解疲劳，马克思竟然因此而在微积分领域有所成就。这里推荐一种＂莫法特休息法＂，詹姆斯·莫法特是《圣经·新约》的翻译者，他的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌继续工作。
　　放下不会产生效果的努力
　　有一段祈祷词是颇有助于时间管理的：＂希望上帝能给我智慧，去分辨出什么能改变什么不能改变；希望上帝能给我健全的心态，让我能够接纳我不能改变的事情：希望上帝能给我勇气，让我去改变可以改变的事情＂。人们常常为自己解决不了的事情而陷入苦苦思考和勉力而为，这样往往会浪费时间。
　　当然，时间管理是个不小的题目，还有很多方法可以讨论，比如凡是可以交派下属去做的就授权和交派下去、按照生理节奏变动规律曲线图来安排工作、日程表留有回旋余地以便应对突发事件等。