关于信息时代办公室保密工作的思考
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【摘要】保密工作始终是办公室管理工作中的重要环节，长期以来，得到了管理人员的重视。然而，信息时代的到来却给这一工作带来了新的挑战。传统的对于纸质材料、工作人员等开展的保密管理目前已无法完全满足办公室保密的要求，加強对于信息设备、相关数据的保护，才是信息时代办公室保密工作的核心和难点。因此，本文针对信息时代办公室保密工作的重要性、危害性以及提升保密工作质量的重要途径展开具体分析。
【关键词】信息时代；办公室保密工作；泄密；计算机设备
办公室是国家政府机关、科研院所、企事业单位等开展各项工作的核心场所，其中所产生、涉及到的各类数据、信息等，很多都关乎所在单位的重要技术、利益，甚至关系到企业的发展与存亡。因此，加强办公室保密工作是单位管理中必不可少的重要环节。然而，这一工作的有效开展却并非易事。一方面，办公室人员密集，工作人员保密意识及保密能力参差不齐；另一方面，信息技术快速发展，通过互联网盗取核心数据导致企业蒙受损失的事件屡见不鲜。因此，信息时代，为更好地保护单位的合法利益，避免发生办公室泄密事件的发生，有必要加强对于信息时代办公室保密工作的研究，提出行之有效的应对措施。
一、信息时代办公室保密工作的重要性
信息时代，办公室保密工作对于单位的管理及运营而言有着十分重要的意义。办公室保密工作的实施有利于保障各项工作的顺利开展。对于科研院所、企业而言，办公室的各项信息、数据涉及单位的核心技术、商业机密等，只有确保单位独家掌握这些信息，才能确保围绕其设置的相关发展规划、项目计划按部就班地实施。倘若发生了机密泄露，则可能导致其他同类单位进行技术抄袭、复制，可能使得原有的工作规划方寸大乱，各项工作难以顺利实施。而对于政府机关而言，虽然应确保各项工作的透明性，但这并不意味着全部信息的公开，一旦重要信息外流或被不法分子窃取并通过互联网等渠道迅速散布，则可能导致社会秩序混乱甚至伤及国家安全。由此可见，办公室保密工作无论是对于一家单位工作秩序的维持还是对于其效益、安全等方面，都相当重要。
二、信息时代办公室泄密的危害性
所谓办公室保密工作，其核心是指对于单位办公过程中产生的包含信息、数据、技术等的纸质、电子信息进行的保护，并确保其不外流、不被窃取。虽然管理人员通常能够意识到办公室保密工作的必要性，但是在实际开展管理工作时，却可能发生种种疏忽，加之部分工作人员重视程度不足，信息系统保护技术水平有限，因而使得办公室泄密事件频频发生，严重危害到各事发单位的利益及安全。
信息时代，私密信息被泄露司空见惯，对于个人而言，手机信息、身份证信息、个人工作信息等泄露现象屡见不鲜，给人们的生活造成不同程度的困扰和不便。而对于企事业单位而言，信息的泄露同样时有发生，并且会造成更加严重的后果。2017年5月12日，名为＂Wanacry＂的蠕虫病毒在全球大范围内爆发并迅速蔓延，全世界有上百个国家的数十万办公用户遭到入侵并盗取、锁定计算机数据，只有在支付高额费用后方能得到解禁。此次网络入侵事件涉及政府、医疗、教育、石油等众多行业，造成多家单位工作陷入困境，并导致了巨额的经济损失。除此之外，对于政府机关、国家核心科研院所等单位而言，办公室信息的泄露非但会造成经济、效益的损失，还有可能导致国家机要文件、机密技术的外流，一方面，一旦这些机要文件被不法分子利用、篡改并散布，则可能导致公民对政府政策误读，形成社会恐慌或不满情绪，从而导致社会秩序混乱；另一方面，国家机密技术的泄露则会使得国家投入大量人力、物力而取得的科研成果为他人轻易窃取，大量努力付诸东流，因而严重损伤了国家利益，甚至危及国家安全。由此可见，办公室泄密现象所造成的危害无论是对于企事业单位还是政府机关而言都是难以估量的。
三、信息时代提高办公室保密工作水平的重要渠道
由上文分析可知，信息时代，提升办公室保密工作水平对于各单位而言是十分必要的。针对现阶段，部分单位在这一方面尚存在一定欠缺的现象，建议采取下述几个方面的应对措施。
（一）加强保密工作重要性的宣传，提升工作人员职业素养。要确保办公室保密工作的顺利开展，首先需要使工作人员意识到保密工作的重要意义，这一点对于办公室这种人员众多的场所而言尤其关键。目前，许多单位虽然重视对员工业务素质的培养，经常组织工作人员参与技术培训，但在信息保密方面却罕见专业的、有针对性的宣传、培训，这便导致一部分工作人员没有建立起信息保密意识。在平日与人交谈中，当有人向自己借用数据资料时，或在浏览网页时，便可能有意或无意间将重要的办公信息外泄。为此，各单位要加强关于办公室保密工作的集中培训，对于那些内容可能涉及重要信息的问题，向工作人员进行普及，并宣传保密的重要性及泄密的危害性。
（二）建立完善的办公室保密工作制度。由于办公室保密工作涉及的内容众多，有时候，即使工作人员具有较强的保密意识，仍有可能在不经意中暴露单位的机密信息。此时，便需要有办公室保密工作制度来对工作人员的日常行为进行规范。科学、有序的管理制度是确保办公室保密工作顺利开展的必要前提，并且能够给予工作人员以有效的约束及激励。若要制定完善的保密工作制度，则首先应规范好保密工作范围，明确地规定涉及哪些内容、环节的工作是需要保密的，各类文件、数据体的保密年限是多少，等等。此外，在开展办公室保密工作管理时需坚持原则性，即对于有违保密规定的行为需防微杜渐，若有蓄意泄密或造成严重后果的泄密行为，则必须实施相应的惩罚措施。在我国，《中华人民共和国保密法》中相关保密内容做出了详尽、规范的规定，各单位在遵守此法的前提下，还可参考此法制定适用于本单位实际的具体规章制度。
（三）加强计算机及移动设备的管理。随着互联网技术的快速发展，信息化建设已成为政府机关、各企事业单位日常管理中不可或缺的环节。通过各类信息化平台的建设，不但使单位信息发布、透明化管理、形象展示等工作更加便捷、高效，更使得单位间的快速数据传输、资源共享成为可能。然而这一环节也成为了各类网络病毒、信息窃取行为发展的温床。为了在享受信息化带来的便利的同时，提升办公室保密工作的开展质量，各单位务必应加强对计算机及移动设备的管理，将科学的信息化技术更好地应用到办公室保密工作之中。首先，作为单位职工，个人的办公电脑需设置登录密码，不将开机密码告知身份不明的人。其次，单位无线网络、信息设备等需有专门的技术人员进行定期维护，并及时安装杀毒软件、防火墙，对系统实施保护。对于特别重要的线上系统，如无线网登录系统、合同系统、技术数据库系统等，建议各单位每半年定期更新登录密码，最大限度避免登录密码外泄。部分单位可在不影响常规工作开展的前提下，避免使用QQ、微信等常规社交软件，转为使用仅限单位内部使用的沟通及文件传输软件，避免个别员工利用常规聊天工具造成信息、数据外泄。最后，对于机要文件，一方面需要留存备份；另一方面，务必增设密码，并保留纸质文档进行存档，以免遗失。
四、结语
总之，信息时代，办公室保密工作开展难度越来越大，而保密工作的要求越来越高。因此，加强对办公室保密工作重要性的认识，制定合理的管理制度，从员工意识及技术水平等方面提升保密水平，这是办公室管理工作的必由之路，也是保护单位利益及安全的必然选择。
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